醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化探討

朱國華

（青海省第三人民醫(yī)院，青海 西寧 810007）

文書檔案記載著醫(yī)院在開展醫(yī)療工作以來的所有重要事件，包括醫(yī)療課題的開發(fā)、重要技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)、醫(yī)療人才的培養(yǎng)、也包括重大醫(yī)患關(guān)系事件等。醫(yī)療檔案內(nèi)容日積月累，必須采取合理的辦公自動化的管理方式方法，有效組織檔案內(nèi)容，提高文書檔案的管理水平。

1 醫(yī)院文書檔案辦公自動化管理問題分析

1）電子文檔保密性差。首先，電子文件易于修改，且容易做到了無痕跡，雖有技術(shù)可以偵查部分篡改和非法入侵、查看的動作，但隨著信息技術(shù)本身的發(fā)展，這些入侵手段也在不斷翻新，防不勝防。其次，雖然紙質(zhì)文檔易破損，易受環(huán)境影響，但字跡特性成為文檔辨認(rèn)的手段，這是電子文檔管理中不具備的防偽造標(biāo)識，在問題產(chǎn)生，尤其是糾紛產(chǎn)生時，無法辨認(rèn)，不利于事件的調(diào)查。

2）檔案管理的規(guī)范性水平不高。當(dāng)前，醫(yī)院文書檔案管理工作中的最大缺陷是缺乏相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各醫(yī)院使用的管理平臺不統(tǒng)一，軟件不固定，做不到信息共享，這對檔案管理的規(guī)范化發(fā)展不利。另外，很多醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理時，對于卷宗的分類、文檔的編號、文件的命名過于隨意，且一些基層醫(yī)院目前仍沿用人工檢索的模式，或過分依賴于多種自動檢索工具，使得文書檔案的管理質(zhì)量低下。

3）醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)不夠。當(dāng)前的很多基層醫(yī)院，檔案管理人員學(xué)歷不足，知識儲備有限，進(jìn)修機(jī)會確實，沒有系統(tǒng)地接受過檔案管理的相關(guān)知識培訓(xùn)，導(dǎo)致其對醫(yī)院文檔管理水平的不足。盡管目前醫(yī)院不斷引進(jìn)現(xiàn)代化的高、新設(shè)備，也難以使這些高科技手段發(fā)揮最大作用。檔案管理要求一線的檔案管理人員具備科學(xué)的管理知識和信息化工作策略，這些需要引進(jìn)具備這些職業(yè)能力的人員，或?qū)ΜF(xiàn)有人員的培養(yǎng)。

4）辦公自動化應(yīng)用效果較差。現(xiàn)階段，文書檔案管理已經(jīng)不斷趨向于自動化發(fā)展，科技化、信息化勢必會成為其新的發(fā)展方向。但是醫(yī)院文書檔案管理工作還存在著一些不足之處，從文書檔案管理的實際工作模式和應(yīng)用進(jìn)行分析，可以看出辦公自動化在我國的醫(yī)院中并沒有實現(xiàn)大規(guī)模的覆蓋，尤其是一些基層醫(yī)院仍然使用傳統(tǒng)文書檔案管理手段和模式進(jìn)行操作，這不僅導(dǎo)致了管理效率的低下，還極大的消耗了醫(yī)院內(nèi)部的人力資源成本和大量的時間。

2 醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化策略

1）建立醫(yī)院文書檔案管理平臺。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合其整體的發(fā)展規(guī)劃，加快信息化平臺的建設(shè)，確保文書檔案管理的自動化進(jìn)程。具體實施推進(jìn)可根據(jù)醫(yī)院實際發(fā)展情況妥善地定制分期方案，并成立驗收組，階段性地跟進(jìn)掌握建設(shè)情況，與各部門聯(lián)系，試用并提出意見，進(jìn)而改進(jìn)項目，確保建設(shè)持續(xù)推進(jìn)。另外，在自動化平臺啟用前，要充分考慮特殊情況和安全隱患，做好備份預(yù)案，并設(shè)計平臺留有接口，滿足由于檔案文件增加、業(yè)務(wù)變更等帶來的需求變化，保證二次開發(fā)的可能。

2）對文書檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化。在進(jìn)行日常運營期間，醫(yī)院需要按照文書檔案的具體性質(zhì)、特征和實際作用等進(jìn)行分析，同時還要考慮到辦公自動化的各項要求，從而對文書檔案管理制度進(jìn)行不斷地優(yōu)化和進(jìn)一步的完善，并且還需要將辦公自動化相關(guān)內(nèi)容有效地結(jié)合到管理制度當(dāng)中。

3）構(gòu)建立新型辦公自動化系統(tǒng)。從某種角度進(jìn)行分析，在對醫(yī)院文書檔案進(jìn)行具體管理操作時，辦公自動化的質(zhì)量和水平與管理信息系統(tǒng)有著直接的聯(lián)系。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身的實際發(fā)展情況、未來的發(fā)展目標(biāo)和方向等進(jìn)行綜合分析，從而對文書檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞和一些不足之處進(jìn)行客觀理性的分析評價，進(jìn)一步的提升信息化管理的深度和廣度。同時還要對應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行不斷地優(yōu)化，以便于更好的建立起科學(xué)高效的辦公自動化系統(tǒng)，完成文書檔案信息數(shù)字化的收集和整理。利用掃描儀器可以快速的掃描并識別出各項文書檔案，同時利用數(shù)字化形式能夠?qū)n案有效的呈現(xiàn)出來，并將其建立在醫(yī)院的檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中。

除此之外，醫(yī)院需要通過建立的辦公自動化系統(tǒng)，對文書檔案的具體管理流程進(jìn)行升級優(yōu)化，從而保障文書檔案的具體分類、鑒定、歸檔等工作更加有序化、合理化，使得文書檔案在進(jìn)行檢索和辦公輸入時能夠擁有顯著的信息化特征，使用者可以快速的檢索并查詢相關(guān)文書檔案信息，為其提供更大的便利和良好的服務(wù)。在確?？梢詽M足文書檔案信息數(shù)據(jù)資源共享的前提下，應(yīng)該盡可能的強(qiáng)化文書檔案信息數(shù)據(jù)資源的有效利用率，通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效應(yīng)用，完善辦公自動化系統(tǒng)，建立起新型信息數(shù)據(jù)的集中處理系統(tǒng)。

4）使用云存儲技術(shù)。為確保數(shù)據(jù)資料的完整和安全，首先要保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)在存儲和傳輸?shù)倪^程中，不被惡意刪除和篡改、偽造，要注意文檔傳輸?shù)捻樞?，避免無意義的插入和重放。其次，要樹立較高的安全意識，為確保數(shù)據(jù)安全，要避免機(jī)密資料在云端的存儲，而其他文件也應(yīng)根據(jù)其使用率和安全級別設(shè)置適當(dāng)?shù)脑L問權(quán)限和密鑰，編寫腳本并周期運行，定期檢查權(quán)限設(shè)置的正確性，對于無關(guān)人員，關(guān)閉其對機(jī)密文件的讀取權(quán)限。

5）提升檔案管理人員技能。首先，醫(yī)院應(yīng)該為文書檔案管理建立起科學(xué)合理的硬件環(huán)境，也就是要著重提高各項硬件設(shè)施的資金投入，使得相關(guān)管理人員可以有足夠的資金和空間更好的實施各項管理工作，同時也可以增強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)對自動化設(shè)備的應(yīng)用，有效的掌握系統(tǒng)的操作技巧。其次，必須要定期對管理人員展開系統(tǒng)性的培訓(xùn)工作，監(jiān)督各項培訓(xùn)工作的認(rèn)真實施。對傳統(tǒng)落后的管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，有效地貫徹新時期符合各項管理工作發(fā)展要求的章法和準(zhǔn)則，著重培訓(xùn)管理人員的專業(yè)技能和操作技巧，以此來為文書檔案的科學(xué)高效管理提供軟實力的支持。最后，應(yīng)該重點培養(yǎng)計算機(jī)方面的技術(shù)人才，同時通過系統(tǒng)化的教育方法和模式加強(qiáng)對相關(guān)人員的思想教育，保障其在擁有過硬的專業(yè)素質(zhì)的同時也可以具有良好的專業(yè)精神。

6）科學(xué)制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院方面負(fù)責(zé)檔案管理的有關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對IS09000質(zhì)量管理體系的應(yīng)用，同時結(jié)合檔案管理方面的文件和相關(guān)制度，編寫具體的質(zhì)量管理體系文件，定期接受內(nèi)、外部的綜合評審，確保醫(yī)院檔案管理工作可以向著正規(guī)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。另外，醫(yī)院需要定期對其檔案管理制度進(jìn)行修改和調(diào)整，完善相關(guān)制度和各項工作。

3 結(jié)束語

醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實際情況客觀地分析文書檔案管理過程中的各種問題，根據(jù)新時期的數(shù)據(jù)特點和工作要求，優(yōu)化和完善檔案管理制度，科學(xué)構(gòu)建云存儲技術(shù)下的辦公自動化平臺，并培養(yǎng)具備綜合職業(yè)能力的文書檔案管理人員，確保醫(yī)院文書檔案在自動化的管理模式下，被科學(xué)、妥善的分類與管理，提高醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。