淺談縣級(jí)醫(yī)院文書檔案的管理與利用

胡曉姣

（安徽省宣城市涇縣醫(yī)院辦公室，安徽 宣城 242500）

醫(yī)院的文書檔案涉及范圍廣、種類多、綜合性強(qiáng)，做好文書檔案管理工作，提高文書檔案質(zhì)量，將有利于發(fā)揮文書檔案的參謀助手作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供正確決策和指導(dǎo)依據(jù)。文書檔案管理部門要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)的文書檔案管理方式、重視檔案信息化工作，完善文書檔案管理制度、強(qiáng)化檔案收集工作。在提高檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，將文書檔案的效用充分發(fā)揮，將更好地推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的提高[2]。

1 影響縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理與利用的問題

1.1 文件材料收集不全

文書檔案材料的來源主要為辦公室及業(yè)務(wù)部門職能活動(dòng)中形成的檔案材料。醫(yī)院文書部門在收集檔案材料過程中，存在收集的材料不完整，材料不夠全面；科室業(yè)務(wù)人員不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)文書檔案收集范圍不是十分清楚，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，為方便利用將檔案材料私自保管沒有上交文書部門，造成部分文書檔案的缺失；一些重要的報(bào)表、數(shù)據(jù)、名冊(cè)、會(huì)議記錄類文件材料由于沒有及時(shí)收集造成關(guān)鍵性檔案的丟失，無法保證檔案材料的完整性。

1.2 文書檔案管理方式不足

文書檔案管理包括文件材料的收集、鑒定、整理、分類、編號(hào)、編目等工作。檔案管理部門編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時(shí)不夠完整，文件材料的歸檔范圍沒有與部門相對(duì)應(yīng)，致使業(yè)務(wù)部門的文件材料收集容易遺漏，收集不齊全；文書歸檔過程中的價(jià)值鑒定、整理、分類工作，使用手工操作，歸檔工作效率不高，人力消耗較大。文書檔案的分類辦法復(fù)雜，采用年度－機(jī)構(gòu)－保管期限分類法或是年度－問題－保管期限分類法，分類方案如果隨意調(diào)整，也影響文書檔案的保管和利用。

1.3 對(duì)檔案工作重視程度不夠，文書檔案信息化未積極推行

因檔案的價(jià)值無形的、潛在的，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院管理者對(duì)檔案工作重視程度不夠，對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)側(cè)重于臨床一線，對(duì)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施投入與信息化軟件設(shè)施的投入不足；文書檔案信息化工作未積極推行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化未施行，未推行電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，軟件與硬件設(shè)施投入不全，紙質(zhì)檔案并未全面掃描為電子檔案，由于文書檔案管理模式的數(shù)字化程度較低，會(huì)對(duì)檔案的管理和利用范圍產(chǎn)生直接影響，縮小應(yīng)用范圍，嚴(yán)重限制檔案?jìng)鬏斔俾蔥3]。這些都是檔案管理所面臨的問題，需要積極推動(dòng)，影響著文書檔案的有效利用。

1.4 文書檔案信息化管理缺少基礎(chǔ)設(shè)施

文書檔案信息化管理模式，需要有健全的軟件及硬件支持，隨著時(shí)代的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)不充分，需要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)硬件軟件配置。

1.5 業(yè)務(wù)部門缺乏專業(yè)指導(dǎo)

業(yè)務(wù)部門從事檔案人員為兼職檔案員，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和長(zhǎng)期工作經(jīng)驗(yàn)積累，缺少檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)文書檔案歸檔意識(shí)不是很強(qiáng)；醫(yī)院檔案管理人員與業(yè)務(wù)科室之間沒有建立密切的聯(lián)系，溝通不到位，缺少有效指導(dǎo)，也是文書檔案管理工作中的弊端。

2 加強(qiáng)縣級(jí)醫(yī)院文書檔案管理與利用的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)文書檔案的管理工作

2.1.1 完善檔案管理制度，改善文書檔案管理方式

檔案管理人員應(yīng)遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》和《歸檔文件整理規(guī)則》，積極制定本部門《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》、《文書檔案分類方案》，按職能或按部門制定文件材料的歸檔范圍，將文件材料形成歸檔范圍與部門相對(duì)應(yīng)，有利于落實(shí)部門收集歸檔責(zé)任，部門工作職能發(fā)生變化需要及時(shí)修訂更新文件材料的歸檔范圍。檔案形成部門需定期向檔案管理人員移交檔案，實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有。醫(yī)院文書檔案由于形成檔案材料的業(yè)務(wù)部門多、材料數(shù)量多，分類方法一般采用年度－問題－保管期限復(fù)式分類法，借助于計(jì)算機(jī)對(duì)檔案目錄的檢索，便于檔案的查找利用，文書檔案分類方案一旦確定，不得隨意 變動(dòng)。

2.1.2 加強(qiáng)文書檔案材料的收集工作

文書檔案的收集范圍不僅包括紙質(zhì)文件材料，還包括新型載體如電子文件的收集。辦公室文件材料的收集工作應(yīng)體現(xiàn)“隨辦隨歸”的指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)文書處理與文件歸檔工作的有序銜接，提高工作效率，防止文件散失；對(duì)業(yè)務(wù)部門材料的收集采取定期收集，業(yè)務(wù)部門收集的檔案材料有合同、醫(yī)護(hù)人員外出進(jìn)修協(xié)議書、調(diào)解協(xié)議書、“質(zhì)量考核”反饋報(bào)告、心腦血管病例信息報(bào)表等。在收集過程中，注意檔案材料的完整性、形成的時(shí)間性，有些是每個(gè)月形成，需要及時(shí)收集，可以通過建立微信、QQ等方式及時(shí)收集歸檔。

2.1.3 重視檔案工作，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)

醫(yī)院管理者應(yīng)重視檔案信息化工作，將檔案信息化工作納入單位信息化總體規(guī)劃,檔案信息化推動(dòng)了文書檔案由實(shí)體轉(zhuǎn)為數(shù)字，進(jìn)而逐步轉(zhuǎn)為智能，在提高辦公效率的同時(shí)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模 式[4]。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)有序開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，建立起紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的雙套制歸檔制度，雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)單位系統(tǒng)內(nèi)檔案信息資源的共享共用，提高檔案的利用效率。推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開展文件的鑒定、整理、預(yù)歸檔工作，節(jié)省文書檔案整理時(shí)間，提高檔案歸檔工作效率。檔案信息化實(shí)施應(yīng)當(dāng)配備網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)實(shí)施、完善的硬件實(shí)施如數(shù)字化加工的高速掃描儀、光盤刻錄機(jī)，安全設(shè)備、基礎(chǔ)軟件、檔案目錄數(shù)據(jù)庫及檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。同時(shí)制定電子檔案有關(guān)管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作。

2.1.4 加強(qiáng)檔案管理人員建設(shè)

醫(yī)院在提高檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，需加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。作為一名檔案管理人員，需要有較高的政治素養(yǎng)，加強(qiáng)政治思想和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，工作要細(xì)心、有責(zé)任心，對(duì)重要的檔案有保密意識(shí)，具備豐富的專業(yè)技能和檔案管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案信息化操作方法。為適應(yīng)現(xiàn)階段下檔案信息化管理方式，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)具備檔案管理知識(shí)又兼具先進(jìn)信息技術(shù)的綜合型人才的培養(yǎng)。

2.1.5 加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)及指導(dǎo)

檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及理論學(xué)習(xí)外，還應(yīng)經(jīng)常對(duì)業(yè)務(wù)部門的兼職檔案管理人員開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門開展歸檔范圍內(nèi)的文件材料整理工作，幫助鑒定文件材料的價(jià)值、指導(dǎo)整理工作，以提高文書檔案管理的質(zhì)量。業(yè)務(wù)部門辦理檔案移交時(shí)應(yīng)建立嚴(yán)格的交接手續(xù)，應(yīng)有雙方簽字交接，檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)不符合要求的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充修改。

2.2 加強(qiáng)文書檔案的開發(fā)利用

2.2.1 編寫檔案信息資料

單位應(yīng)積極開展檔案的利用工作，推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用工作。檔案管理人員根據(jù)工作中的實(shí)際需要，挖掘檔案史料，編輯檔案匯編，豐富單位檔案資料，提高文書檔案的綜合利用率。編輯如《組織沿革》、《大事記》、各類專題文件匯編、《臨床科室管理手冊(cè)》、《職能部門管理手冊(cè)》《醫(yī)院規(guī)章制度匯編》等資料匯編。

2.2.2 充分利用檔案資料，發(fā)揮檔案價(jià)值作用

一是利用檔案信息數(shù)據(jù)為制定醫(yī)院的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的數(shù)字匯總提供參考依據(jù)與材料支撐，為上級(jí)主管部門提供真實(shí)可靠的檔案信息，為與其他單位的協(xié)議續(xù)簽、醫(yī)院之間的協(xié)作提供參考依據(jù)；為院內(nèi)部門利用檔案提供查詢和依據(jù)。二是利用文書檔案的職工聘用合同、晉升工資表等為職工的職稱晉升、工齡計(jì)算提供證據(jù)；三是為上級(jí)對(duì)醫(yī)院開展的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、黨委巡察、醫(yī)保政策例行檢查、項(xiàng)目建設(shè)檢查等提供檔案信息材料。

3 小結(jié)

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，也是提升醫(yī)院管理水平、提高醫(yī)院管理工作質(zhì)量的重要手段。隨著醫(yī)院整體信息化水平的不斷提高，需要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案管理方式，重視檔案信息化設(shè)施的投入，在檔案管理制度上不斷完善，加大文書檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的目的。