淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

劉 磊

（河北平泉經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會，河北 承德 067500）

1 前言

近些年來，經(jīng)濟一直在持續(xù)發(fā)展，而我國事業(yè)單位在檔案管理工作當中也獲得了一定的成績。但是，隨著社會的持續(xù)進步以及科學技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，一些事業(yè)單位仍在基礎設施以及人員配備方面存在非常多的缺點，因此事業(yè)單位一定要對于檔案管理當中存在的具體問題進行及時解決，保障其與信息社會發(fā)展以及現(xiàn)代市場經(jīng)濟需求相適應，并保障公共事業(yè)單位在檔案管理水平得到提升。

2 文件管理的重要程度

事業(yè)單位屬于提供社會公共服務的主體，事業(yè)單位是否可以順利以及高效地開展工作，屬于社會穩(wěn)定以及健康發(fā)展的重要因素。文件管理包含文件管理以及人員文件管理。其記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，并且參與了其核心人力資源的具體管理。通過文件創(chuàng)建，分類以及銷毀等多個環(huán)節(jié)實施文件管理，可以保障事業(yè)單位擁有更多歷史記錄，以供后續(xù)在參與社會建設過程當中進行使用。他們還可以執(zhí)行國家檔案管理系統(tǒng)，以確保內(nèi)部文件以及事業(yè)單位人員的檔案不被泄露。一般來講，事業(yè)單位檔案管理以及事業(yè)單位工作的核心內(nèi)容存在較大關(guān)系。檔案管理的科學以及創(chuàng)新，非常利于事業(yè)單位日常任務的高效完成，利于社會事業(yè)單位的快速發(fā)展。在發(fā)展當中，可以進一步滿足人們的生活需求，非常利于社會的穩(wěn)定性以及健康性發(fā)展。當前情況下，我國公共事業(yè)單位在檔案管理方面可以更好滿足日常工作的具體需要[1]。但是，信息以及數(shù)據(jù)時代的持續(xù)發(fā)展，文件管理面臨著全新的挑戰(zhàn)。從“微觀以及宏觀”等角度審視我國公共事業(yè)單位檔案管理當中存在的具體問題，其已經(jīng)成為改善檔案管理以及創(chuàng)新檔案管理的主要環(huán)節(jié)。

3 事業(yè)單位檔案管理存在的現(xiàn)狀

3.1 對文件管理不夠重視

在事業(yè)單位當中，從領導一直到員工，都對于文件管理不夠重視。一方面，一些員工認為存檔工作無非就是對檔案實施整理以及保存的事務性工作，這種工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟利益或者績效，其不屬于重要任務。另一方面，領導者沒有對文件管理工作給予較大的重視，也沒有把文件管理工作當作單位的一種關(guān)鍵任務。在開發(fā)當中，只存在形式主義，不能設置完善化的計劃，不能在每個工作當中完成文件管理。在每個工作環(huán)節(jié)當中，甚至存在被動響應的情況，對文件管理無法做到嚴格協(xié)調(diào)[2]。

3.2 現(xiàn)代化設備不夠完善

當前，我們已經(jīng)進入了信息化以及現(xiàn)代管理的時代。在現(xiàn)代化管理當中，信息化管理非常重要，其直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量以及效率。但是，在實際操作過程當中，事業(yè)單位檔案館的現(xiàn)代化設備還不是非常完善，仍然存在較多的問題，這樣不利于檔案館管理工作的有效開展，特別是設備配置不完善以及糟糕的辦公環(huán)境對文件管理的效率造成嚴重影響。

3.3 缺乏專職管理人員

事業(yè)單位當中非常多的檔案管理人員都不是非常專業(yè)，在工作當中需要按照工作中的具體業(yè)務實施學習。檔案相關(guān)的專業(yè)人士非常少，其中大多數(shù)人沒有接受過專業(yè)化檔案知識以及技能培訓。它們通常都是從其他部門調(diào)動過來的。大多數(shù)人的年齡比較大，缺乏專業(yè)性檔案知識，對于計算機操作不夠熟練，不能完全跟上信息化的步伐，缺乏責任心以及工作耐心，并且出錯率較高。因此，我們一定要重視提升檔案管理員的專業(yè)水平，只有專業(yè)人才才可以保障檔案管理的科學性。

4 事業(yè)單位檔案管理對策

4.1 提升負責人對檔案管理的認識

想要使得檔案管理的作用充分發(fā)揮，并在工作當中獲得良好的成績，第一，需要從自身認識出發(fā)，強化檔案管理在事業(yè)單位當中的重要性，設置健全化以及合理化的檔案管理制度與規(guī)章制度，并按照管理制度檢查以及監(jiān)督檔案管理的具體進度，及時報告以及解決檔案管理工作當中存在的問題，把檔案管理工作納入年度考核當中，使得全體員工對其重視起來，相關(guān)檔案部門的領導需要合理的分配檔案管理工作，并有效地落實到每個人，以保障檔案管理的效率[3]。

4.2 保障硬件系統(tǒng)的合理化

在文件管理過程當中，一定要配置合理化的硬件系統(tǒng)，并按照文件管理工作的要求以及目的，提高文件歸檔的穩(wěn)定性，保障硬件系統(tǒng)更加嚴謹，使得文件管理的安全性提升。在此期間，增加資金投資是非常必要的，保障硬件設備的先進性以及完整性，把高級技術(shù)滲透到文件管理當中，并營造一種良好的文件存儲氛圍。對于硬件系統(tǒng)來講，合理的實施檔案保存是非常必要的，并且充分使用系統(tǒng)電子存儲存在的優(yōu)勢，以保障檔案管理的有效性。與此同時，在電子文件管理過程中，確保文件的安全性是非常必要的，并按照信息存儲工作的要求增加其具體存儲容量，設置檔案數(shù)據(jù)備份，并隨身進行攜帶。

4.3 重視檔案管理人員素質(zhì)的他提升

在事業(yè)單位當中，實施檔案管理，一定要確保人員具備較高素質(zhì)，這樣才可以在一定程度上使得檔案管理效果更好。想要使得事業(yè)單位檔案管理人員的具體素質(zhì)得以提升，需要做到這些方面：首先，要通過加強培訓以及針對性培訓，以使得檔案管理人員的專業(yè)能力以及管理水平得以提高，為檔案管理人員提供專業(yè)性的檔案管理知識，提升檔案管理的綜合性素質(zhì)。除此之外，實施崗前培訓以及在職培訓是非常必要的，可以有效地解決事業(yè)單位檔案管理當中存在的具體問題，提升檔案管理的實際效果。其次，要設置獎懲機制，利用獎懲機制，確保員工行為的規(guī)范化，促進員工持續(xù)學習新知識，強化新能力，從而提升機構(gòu)檔案管理人員的整體素質(zhì)，最終提高工作水平[4]。

5 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位希望和時代發(fā)展保持一致性，它們一定要確?？茖W以及有效的執(zhí)行文件管理。只有充分的解讀檔案內(nèi)容，加深對單位自身的了解程度，并按照單位的發(fā)展確定未來的發(fā)展道路，才可以獲得更好的發(fā)展前景。