事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑

趙 娜

（黑河市愛輝區(qū)接待服務(wù)中心，黑龍江 黑河 164300）

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，將數(shù)字技術(shù)與檔案管理工作相融合，檔案以數(shù)字化形式表現(xiàn)出來。特別是電子檔案的普及應(yīng)用，電子檔案即是檔案數(shù)字化建設(shè)成果的重要體現(xiàn)。電子檔案取代紙質(zhì)檔案，在實(shí)際工作中通過完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效保管。同時(shí)還要對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的集成化和一體化管理，促進(jìn)檔案效益的提升。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，通過加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，可以有效的保證檔案管理工作連貫性。由于事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容十分復(fù)雜，在實(shí)際管理工作中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力資源。通過應(yīng)用數(shù)字化管理手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，積極優(yōu)化檔案管理流程，全面促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案查詢和使用需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，這也導(dǎo)致檔案管理工作量增加。利用數(shù)字化管理手段，直接輸入關(guān)鍵詞即能夠查找到所需要的檔案信息，確保檔案信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。而且針對(duì)電子檔案信息，利用計(jì)算機(jī)和服務(wù)器即能夠完成具體的檔案管理工作，大幅度提高了檔案管理效率，檔案管理成本下降。并積極整合檔案信息資源，檔案管理工作呈現(xiàn)出集約化發(fā)展態(tài)勢(shì)，有效的保證了檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑

2.1 明確檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

通過對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)進(jìn)行明確，并與檔案管理工作的實(shí)際情況相結(jié)合，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序開展。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，因此在檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中，需要將數(shù)字化和高效化作為具體的目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。而且在實(shí)際工作中，還需要進(jìn)一步完善檔案運(yùn)行模式，將檔案管理的功能效應(yīng)更好的凸顯出來，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供重要的信息保障。對(duì)于檔案管理人員，不僅要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，還要掌握數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際工作中積極整合資源，更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.2 構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系

信息技術(shù)有效的融入到事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作中來，全面提高檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化效率，并積極打造檔案數(shù)字化管理體系，進(jìn)一步細(xì)化數(shù)字化管理的具體規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。而且在實(shí)際工作中，還要針對(duì)不同檔案信息采取適宜的管理手段，建立責(zé)任制，明確崗位職責(zé)和責(zé)任。檔案數(shù)字化建設(shè)離不開基礎(chǔ)設(shè)施的支持，因此要加快配備完善的軟硬件設(shè)施，并積極加以維護(hù)，為檔案數(shù)字化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.3 完善數(shù)字化管理制度

檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序開展離不開完善的制度保障，在實(shí)際工作中，宜加快建立健全檔案數(shù)字化管理制度，并對(duì)檔案數(shù)字化管理流程進(jìn)行規(guī)范，全面提高檔案管理工作的整體水平。另外，檔案數(shù)字化雖然為檔案管理和利用提供了更多的便利性，但隨之也帶來嚴(yán)重的安全問題。這就需要在實(shí)際工作中在強(qiáng)化安全制度建設(shè)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理水平的全面提升。

2.4 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的有效銜接

在事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段，充分地發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)作用，促進(jìn)檔案信息管理和服務(wù)水平的提升，實(shí)現(xiàn)檔案信息的隨時(shí)調(diào)閱和高效利用。而且在檔案數(shù)字化建設(shè)工作推進(jìn)過程中，系統(tǒng)的應(yīng)用功能主要通過電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行體現(xiàn)，因此在實(shí)際工作中，可以基于前端控制和文檔一體化管理等原則，實(shí)現(xiàn)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)之間的有效銜接，從而實(shí)現(xiàn)檔案從采集至保存等整個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，進(jìn)一步保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。特別是自動(dòng)整理元數(shù)據(jù)，也能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理效率的提升。而且為了實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)在不斷完善的基礎(chǔ)上，還要使檔案管理系統(tǒng)與單位內(nèi)部系統(tǒng)和外部管網(wǎng)進(jìn)行有效銜接，構(gòu)建檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)，確保檔案信息共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.5 重視數(shù)字技術(shù)功能的開發(fā)

檔案工作開展過程中，需要積極開發(fā)數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)功能，更好地發(fā)揮其在數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員要重視視圖化功能的開發(fā)。傳統(tǒng)檔案多采用文字形式進(jìn)行記錄，但以文字形式記錄的一些特殊信息往往會(huì)給利用者帶來一定的難度。針對(duì)這種情況，在檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理人員可以采用思維導(dǎo)圖、影像和圖像等形式來記錄檔案信息，并科學(xué)對(duì)這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，全面提高檔案信息利用效率。而且還要積極搭建檔案信息資源庫(kù)，將所有檔案信息有效的錄入其中，并與各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)，授予管理人員具體的訪問權(quán)限。事業(yè)單位一些較為重要的檔案信息，由于具有較強(qiáng)的保密性要求，因此在積極采取具體的加密處理技術(shù)，有效的保證這部分檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)泄露和丟失的問題。另外，還要重視數(shù)字技術(shù)智能歸類功能的開發(fā)，根據(jù)檔案信息的類型和內(nèi)容進(jìn)行智能分類，進(jìn)一步簡(jiǎn)化檔案管理流程，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前信息化時(shí)代環(huán)境下，數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作的有效結(jié)合，有效地提高了檔案管理的數(shù)字化水平，檔案開發(fā)利用水平有了大幅度的提升。而且針對(duì)檔案信息在云端進(jìn)行存儲(chǔ)，為檔案信息的存儲(chǔ)安全和調(diào)用的便捷性帶來了較大的保障。檔案數(shù)字化管理模式作為一種全新的檔案管理模式，在事業(yè)單位檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，可以為事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。因此在實(shí)際工作中，事業(yè)單位需要加大投入力度，積極構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理的數(shù)字化水平。而且在實(shí)際工作中，還要重視檔案管理人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，充分地發(fā)揮出檔案管理人員的聯(lián)盟才智，使其在工作中進(jìn)行不斷創(chuàng)新，為檔案管理質(zhì)量的提升提供重要的保證。