信息化背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的路徑分析

周文罡

（黑龍江省自然資源調(diào)查院，黑龍江 哈爾濱 150036）

文書(shū)檔案是在單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中形成的具有重要價(jià)值的信息資源，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，所形成的文字檔案數(shù)量不斷增加，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，宜提高文書(shū)檔案信息化管理水平，為文書(shū)檔案調(diào)閱和服務(wù)工作提供更多的便捷性，確保文書(shū)檔案實(shí)際效能的實(shí)現(xiàn)。

1 事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 提高文書(shū)檔案管理的效率

傳統(tǒng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作多采用人工管理的方式，但隨著事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中文書(shū)檔案內(nèi)容的不斷增加，文書(shū)檔案使用范圍和使用頻率不斷增加，這也使傳統(tǒng)管理模式越來(lái)越無(wú)法滿足實(shí)際發(fā)展需求。通過(guò)應(yīng)用信息化管理模式，在數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的集約化管理，促進(jìn)文書(shū)檔案管理整體水平的提升。

1.2 增大文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)量

事業(yè)單位文書(shū)檔案數(shù)量不斷增加，通過(guò)針對(duì)文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，在數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)檔案信息，不僅文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)量會(huì)大幅度增加，還能夠提高信息資源利用率，進(jìn)一步豐富文書(shū)檔案信息資源。

1.3 方便對(duì)文書(shū)檔案執(zhí)行操作

文書(shū)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，借助于信息管理系統(tǒng)開(kāi)展管理工作，可以為文書(shū)檔案執(zhí)行操作提供更多的便利性。在實(shí)際工作中實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)對(duì)文書(shū)檔案查閱、更新和修改等操作，有利于文書(shū)檔案管理水平的提升。

2 信息化背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的路徑

2.1 轉(zhuǎn)變文書(shū)檔案管理工作理念

隨著辦公自動(dòng)化的普及應(yīng)用，檔案管理技術(shù)加快了發(fā)展的步伐。通過(guò)促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案與辦公自動(dòng)化的深度融合。并重視先進(jìn)管理理念和先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，構(gòu)建智能化的檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效檢索，努力提高文書(shū)檔案管理服務(wù)水平，為文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 建立現(xiàn)代化檔案管理制度

基于信息化時(shí)代背景下，文書(shū)檔案信息化管理離不開(kāi)制度的保障。通過(guò)建立健全文書(shū)檔案管理制度，并針對(duì)檔案收集、存儲(chǔ)、歸檔、檢索和共享等環(huán)節(jié)的制度進(jìn)行細(xì)化，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的載波化管理。而且在實(shí)際工作中還要建立健全文書(shū)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，優(yōu)化管理工作流程，加快推進(jìn)信息化建設(shè)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，提高文書(shū)檔案信息化和數(shù)字化的發(fā)展水平。另外，在文書(shū)檔案管理制度建設(shè)過(guò)程中，要與文書(shū)檔案特點(diǎn)相結(jié)合，積極借鑒相關(guān)檔案管理制度，提高制度的先進(jìn)性，從而在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵循制度要求進(jìn)行，確保制度能夠落實(shí)到位。

2.3 加強(qiáng)文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)

建設(shè)文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)具有長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)，在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中需要各部門(mén)的通力合作。在實(shí)際工作中要重視各種先進(jìn)技術(shù)的靈活應(yīng)用，事業(yè)單位還要結(jié)合自身的實(shí)際情況，確保系統(tǒng)與自身更具相符性。在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中重視先進(jìn)技術(shù)手段應(yīng)用的同時(shí)，還要加快搭建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為文書(shū)檔案信息化管理水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4 完善文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)

文書(shū)檔案管理工作的目的是信息的有效利用，在文書(shū)檔案服務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中，宜通過(guò)積極完善文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)，全面提高信息檢索工作的效率。在檢索系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，檢索系統(tǒng)還要與文書(shū)檔案管理和使用的需求相適應(yīng)，進(jìn)一步保障文書(shū)檔案的完整性和安全性，同時(shí)還要為文書(shū)檔案查找和歸檔提供更多的便利。實(shí)際文書(shū)檔案可以劃分為普通和重要兩個(gè)級(jí)別，在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，要根據(jù)級(jí)別的不同來(lái)建立不同的管理信息檢索系統(tǒng)。普通文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)要盡量做到簡(jiǎn)潔，在具體查詢相關(guān)信息時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞即能夠查找到所需要的信息。對(duì)于重要的文書(shū)檔案，由于價(jià)值較大，而且具有較高的保密性，因此宜將紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存入庫(kù)，在日常查閱時(shí)主要應(yīng)用電子檔案信息，而且檔案信息查閱和利用需要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，進(jìn)一步保證檔案信息的安全。

2.5 定期清理過(guò)期文檔

由于一些文書(shū)檔案存在過(guò)期或是無(wú)效的問(wèn)題，特別是一些普通資料只是短期內(nèi)有效，失去效用的文書(shū)檔案不僅會(huì)占用存儲(chǔ)空間，還會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案借閱和查找的難度增加。這就需要定期清理過(guò)期文書(shū)檔案，全面提高文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在具體實(shí)施過(guò)程中，要根據(jù)不同文檔類(lèi)型，采用不同的清理方法。對(duì)于紙質(zhì)文書(shū)檔案，宜采取二次利用的方法，確保達(dá)到節(jié)能環(huán)節(jié)的效果。電子檔案可以強(qiáng)制刪除，使檔案管理系統(tǒng)能夠騰出更多的存儲(chǔ)空間。一些重要文檔也存在一定的時(shí)效性，因此也需要對(duì)過(guò)期失效的文書(shū)進(jìn)行清理。但在實(shí)際清一曝十寒稆要嚴(yán)格遵守具體的報(bào)批程序，整個(gè)銷(xiāo)毀程序需要由工作人員進(jìn)行監(jiān)管，避免出現(xiàn)其他問(wèn)題。

2.6 增強(qiáng)文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)的安全

文書(shū)檔案作為事業(yè)單位發(fā)展中較為重要的信息資源，需要加強(qiáng)對(duì)其管理。但文書(shū)檔案管理工作具有保密性要求，這就需要加強(qiáng)對(duì)信息安全的重視。特別是在信息化時(shí)代背景下，檔案信息化管理有效地提高了檔案信息管理的水平，但同時(shí)也給文書(shū)檔案帶來(lái)了較大的安全威脅。因此要強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)安全的管理，并選擇適宜的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，并做好網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的布置工作，積極采用先進(jìn)的安全保護(hù)技術(shù)，進(jìn)一步保證文書(shū)檔案信息的安全。

2.7 提高管理人員的整體水平

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，這也對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。在實(shí)際事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中，檔案管理人員要重視自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的不斷更新，積極參加各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，夯實(shí)自身的技能，并通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的綜合素質(zhì)，積極掌握信息化技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，并在實(shí)際工作中靈活進(jìn)行運(yùn)用，從而為文書(shū)檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到重要的助力支持。

3 結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代背景下，檔案成為重要的信息資源，文書(shū)檔案在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)重要位置。隨著文書(shū)檔案重要性不斷凸顯出來(lái)，事業(yè)單位也越來(lái)越重視文書(shū)檔案管理工作，并積極運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)手段，提升文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化水平，以此來(lái)促進(jìn)文書(shū)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，更好地發(fā)揮出文書(shū)檔案的實(shí)際效能，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序推進(jìn)提供重要的信息保障。