新時期人事檔案電子信息化管理探討

劉 亞

（山東省單縣中醫(yī)醫(yī)院，山東 菏澤 274300）

信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互聯(lián)網(wǎng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式，單位也在這方面投入很多人力、物力、財力?？稍谌耸聶n案管理中，卻未確定互聯(lián)網(wǎng)的地位，人事檔案管理還是采用傳統(tǒng)的手工錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計模式。在信息化高速發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)模式已經(jīng)無法滿足人事檔案信息化管理。人事檔案信息化管理能體現(xiàn)人事檔案管理工作的專業(yè)價值，潛在優(yōu)勢，發(fā)展目標(biāo)。

1 新時期人事檔案電子信息化的必要性

隨著信息化社會的到來，電子科技的普及使得人們的生活、工作方式發(fā)生了很多變化。比如，網(wǎng)上購物和快捷支付等等。目前，電子技術(shù)已經(jīng)成為各行各業(yè)工作中的一大助力，但是仍有一些領(lǐng)域延續(xù)著過去傳統(tǒng)的工作方式，如在人事檔案管理領(lǐng)域，還在使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲的管理方式。在科技逐漸發(fā)展的條件下，人事檔案管理者應(yīng)該認(rèn)識到電子技術(shù)的重要協(xié)助作用，思考如何將電子化、信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式這一重要問題。眾所周知，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲的管理方式會產(chǎn)生繁重的工作量，而檔案信息量過大還可能導(dǎo)致檔案存放的雜亂無章、進(jìn)而出現(xiàn)信息共享率低和查詢不方便的普遍現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案的存儲方式也很容易出現(xiàn)檔案資料保存不完整和資料損壞等情況的發(fā)生。另外，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，還可能存在因人為因素造成信息不對稱、信息失真、虛假等現(xiàn)象。因此在新時期的背景下，人事檔案管理有必要從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理邁進(jìn)，人事檔案電子信息化管理，就是以計算機(jī)為載體，以一個系統(tǒng)為依托，對各種信息進(jìn)行集成處理，能夠簡化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進(jìn)行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索，信息能在最短時間內(nèi)被查閱出來，同時有專門的人員對信息進(jìn)行更新維護(hù)，極大地發(fā)揮出了檔案的價值。

2 新時期下人事檔案電子信息化管理的措施

2.1 建立完善電子檔案管理系統(tǒng)

隨著科技的發(fā)展，人事檔案電子信息化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有種種優(yōu)點(diǎn)，那么在這個新時期下，人事檔案電子信息化將是必然的發(fā)展趨勢和企業(yè)人事檔案管理的重要發(fā)展方向。人事檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)邁向電子信息化的過程中，發(fā)現(xiàn)了新問題。我們想要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，就需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案儲存在計算機(jī)中，而這恰恰需要合適的系統(tǒng)為依托，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理。也就是說，企業(yè)或集團(tuán)想要人事檔案電子化管理落地實(shí)施，其重中之重就是建立一個可靠的檔案管理系統(tǒng)。想要建立可靠的檔案管理系統(tǒng)，就需要企業(yè)在系統(tǒng)開發(fā)和管理方面投入足夠的資金，還要引進(jìn)技術(shù)型和管理型人才，才能建立一個集信息收集、檔案分類、檔案信息更改和查閱于一體的檔案管理系統(tǒng)，滿足人事檔案電子信息化管理的要求。想要順利完成檔案信息化管理僅僅是在系統(tǒng)上進(jìn)行資金投入是不夠的，還需要進(jìn)一步為檔案管理工作配置合適的設(shè)備，還需要專門的人員定期對設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

2.2 提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)

人事檔案信息化管理者需要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和管理意識，要有敏銳的洞察力和時代感。同時要具備較高的信息素養(yǎng)，能靈活、恰當(dāng)?shù)厥褂糜嬎銠C(jī)。熟悉人事檔案管理，對人事檔案管理有獨(dú)到見解，熟悉人事檔案的收集和整理流程。同時，單位應(yīng)提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期組織其參加各種專業(yè)培訓(xùn)，接受最新的檔案知識和管理技能。建立健全培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)管理者終身學(xué)習(xí)意識。單位還可以邀請信息技術(shù)操作和應(yīng)用方面的專家對單位人事檔案管理人員進(jìn)行示范指導(dǎo)，使其清楚地掌握和運(yùn)用信息技術(shù)檔案管理方法，掌握如何操作信息系統(tǒng)，并科學(xué)規(guī)范地處理。

2.3 提供多元化人事檔案信息服務(wù)

傳統(tǒng)人事檔案管理被認(rèn)為是較為“清閑”的工作，也就是說人事檔案工作內(nèi)容相對較少，能夠提供的信息服務(wù)比較有限，在當(dāng)前信息化的視野下，應(yīng)積極提供多元化信息服務(wù)。首先，做好本單位人事檔案基礎(chǔ)服務(wù)，為人事檔案的管理和查詢設(shè)置明確的流程，提升人事檔案調(diào)取效率，為單位日常人事管理工作提供便利。其次，對人事檔案信息開展資料分析與數(shù)據(jù)發(fā)掘工作，利用可視化等數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從宏觀角度分析本單位特點(diǎn)時間段內(nèi)在職員工基本情況、流動情況以及未來發(fā)展方向等等，從微觀角度對比分析每一名職工的工作水平以及為單位帶來的效益，為公平競爭、科學(xué)績效提供數(shù)據(jù)支持。最后，基于多樣化的需求開展個性化檔案服務(wù)，例如簡化檔案檢索功能、添加關(guān)鍵詞搜索入口、增設(shè)檔案調(diào)取痕跡記錄功能等等，為事業(yè)單位提供個性化、多元化、智能化的人事檔案信息服務(wù)。

2.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)

企業(yè)人事檔案是企業(yè)發(fā)展中各種人事資源的集中體現(xiàn)，信息化管理時需要使用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行，數(shù)據(jù)信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播保證安全性是重要問題。企業(yè)要構(gòu)建科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)安全防御機(jī)制，以此來保障企業(yè)人事信息的保密性，防止人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失、人為泄漏?？梢园惭b防火墻和殺毒軟件，并定期進(jìn)行檢查，從源頭上扼殺網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。

3 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作是單位人事管理工作中的重要部分，應(yīng)積極推動單位人事檔案管理工作朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面可持續(xù)發(fā)展。隨著日新月異的社會發(fā)展，社會各項建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程加速，這意味著關(guān)乎個人身份的人事檔案管理工作需要時刻保持先進(jìn)性，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，從而最大可能地體現(xiàn)人事檔案資源的價值。