基于大數(shù)據(jù)背景下民政檔案管理工作創(chuàng)新策略

黃均華

（重慶市大足區(qū)人民政府龍崗街道辦事處，重慶 402360）

民政檔案涉及日常的民政工作，包括社團(tuán)管理、最低生活保障、特困、臨時(shí)救助等一些基本信息，傳統(tǒng)的民政檔案管理工作整體的效率比較低。在民政辦公室中，檔案管理是非常重要的組成部分，它對(duì)于各種數(shù)據(jù)的整理和分析，對(duì)于各種資料的記錄和歸檔，對(duì)于各類文件和書籍的分類，在大數(shù)據(jù)的背景下，如果沒有采用科學(xué)有效的檔案管理方法，會(huì)面臨著信息丟失、資料不全、查閱不便、保密檔案泄露等諸多問題，嚴(yán)重影響民政辦公室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案管理人員應(yīng)該積極地發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，對(duì)檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，從而保證民政檔案的進(jìn)一步開發(fā)和利用，進(jìn)而推動(dòng)日常工作的開展。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理的作用

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代人們的生活中有著非常廣泛的應(yīng)用，信息和數(shù)據(jù)的不斷積累，從而大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展民政工作相關(guān)信息的處理、分析和總結(jié)，同時(shí)也可以構(gòu)建有關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫。在檔案數(shù)據(jù)的處理過程中，包括了檔案數(shù)據(jù)的管理、分析、整合、共享等等。大數(shù)據(jù)技術(shù)有幾個(gè)鮮明的特點(diǎn)：首先是高效性，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來處理信息和數(shù)據(jù)時(shí)，可以節(jié)約大量的時(shí)間，整體的工作效率是非常高的。其次，數(shù)據(jù)量比較大，人們在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理時(shí)，需要面臨大量的數(shù)據(jù)，對(duì)于檔案管理人員來說，整體的容錯(cuò)率較低。最后是多樣化的特點(diǎn)，通常表現(xiàn)在于數(shù)據(jù)形式的多樣化，數(shù)據(jù)類型多樣化，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，收集數(shù)據(jù)的來源更加廣泛，這就導(dǎo)致數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)形式越來越多。

2 民政檔案管理工作所存在的問題分析

2.1 管理水平比較落后

在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，很多檔案管理技術(shù)和方法不斷得在創(chuàng)新和完善。在大數(shù)據(jù)的背景下，民政檔案管理技術(shù)也得到了進(jìn)一步的創(chuàng)新，然而對(duì)于一些基層的民政檔案管理部門來說，并沒有得到充分的重視和利用，在信息技術(shù)的支撐下，一些基層的檔案管理部門并沒有進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，所采用的管理方法還比較落后，他們?nèi)匀皇遣捎眉堎|(zhì)檔案來進(jìn)行保存，紙質(zhì)檔案特別容易出現(xiàn)遺失，而且紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存時(shí)，需要一定的外部條件，如果環(huán)境因素沒有辦法滿足的話，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受損，遺失。雖然也有一些基層的民政檔案管理部門使用了信息技術(shù)，但是并沒有建立完善的管理制度，不能高效的保障民政檔案管理的順利開展，這也使得民政日常工作有所影響。

2.2 管理工作缺乏支撐

基層的民政檔案管理部門，他們采用信息技術(shù)進(jìn)行了檔案管理工作，但是還是以電子文檔為主，這類的電子文檔如果并沒有進(jìn)行加密處理的話，特別容易改動(dòng)，電子文檔的改動(dòng)是不容易被輕易發(fā)現(xiàn)的，這就會(huì)導(dǎo)致一些關(guān)鍵信息出現(xiàn)變動(dòng)，影響對(duì)于信息的獲取。雖然也有一些部門會(huì)采用相應(yīng)的防盜防偽技術(shù)，如果用pdf，ceb等格式來替代word格式的話，雖然不允許在原文上進(jìn)行編輯和改動(dòng)，但是在文檔讀取方面也會(huì)有所差別。因此，電子文檔相對(duì)于紙質(zhì)文檔來說，它的變動(dòng)概率是比較大的，而且變動(dòng)后人們發(fā)現(xiàn)的概率是比較小，這對(duì)于檔案保密工作來說是非常危險(xiǎn)的。

2.3 信息化建設(shè)比較緩慢

隨著匯總的數(shù)據(jù)越來越廣泛，所處理的數(shù)據(jù)工作量也越來越大，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的歸檔分類。對(duì)于民政管理部門來說，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的處理是非常重要的，它不僅承擔(dān)著社會(huì)福利，最低生活保障，救濟(jì)救災(zāi)，基層政權(quán)等多項(xiàng)工作，與此同時(shí)，它所涵蓋的社會(huì)管理涉及人們生活的方方面面，范圍比較廣泛，所以就導(dǎo)致民政檔案的數(shù)量和類別比較多。傳統(tǒng)的民政檔案管理工作以紙質(zhì)為主，這些紙質(zhì)檔案是需要地方來儲(chǔ)存的，如果一直采用紙質(zhì)檔案的話，需要成立專用的檔案管理室開展檔案儲(chǔ)存，并且需要不斷地?cái)U(kuò)大房間的面積和數(shù)量，這是非常浪費(fèi)資源的。如果說要把這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，需要專業(yè)的處理儀器，需要花費(fèi)大量的人力，物力資源，這對(duì)于檔案管理工作者來說，難度是非常大的。

3 創(chuàng)新民政檔案管理工作的具體措施

基于以上內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，我們了解到在目前民政檔案管理工作中所存在的主要問題，檔案管理工作人員要結(jié)合這些問題仔細(xì)地研究解決對(duì)策，研究這些問題產(chǎn)生的主要原因，并且積極發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí)，提出檔案管理工作的具體措施，以下將針對(duì)該內(nèi)容進(jìn)行分析。

3.1 提高民政檔案管理的信息水平

在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下，對(duì)于基層民政檔案管理部門來說應(yīng)該盡快的完成信息化和數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，首先應(yīng)該在硬件設(shè)施設(shè)備上加強(qiáng)投入，引進(jìn)一些專業(yè)化的硬件設(shè)備，其中就包括檔案管理信息化的硬件設(shè)備，像基本的計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備，保密設(shè)備，數(shù)字化掃描設(shè)備，信息轉(zhuǎn)化設(shè)備等等，這些也是支撐民政檔案管理工作開展的重要基礎(chǔ)。其次，需要對(duì)有關(guān)的軟件進(jìn)行一個(gè)建設(shè)，就包括文檔管理系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)等多個(gè)軟件，需要相應(yīng)的軟件工程師和技術(shù)人員共同協(xié)作，研究出符合民政檔案管理部門實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)。只有這樣，才能不斷的保障基層檔案管理水平的提升，為民政檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 健全和完善檔案管理的規(guī)章制度

對(duì)于檔案管理，完善檔案管理的規(guī)章制度也是提高其管理質(zhì)量的重要措施，要結(jié)合我國檔案管理局所出臺(tái)的指導(dǎo)意見，對(duì)于民政檔案管理工作的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行完善，尤其是管理制度需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行不斷的優(yōu)化。與此同時(shí)，還需要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的專業(yè)認(rèn)知，在制度的約束下開展檔案管理工作。其次，需要不斷的完善檔案管理的保密系統(tǒng)，讓檔案在使用、儲(chǔ)存過程中都能夠更加順暢。最后，需要結(jié)合民政檔案管理工作的實(shí)際情況建立監(jiān)督制度和責(zé)任制度，督導(dǎo)檔案管理人員的工作情況，不斷提升自主意識(shí)、保密意識(shí)，切實(shí)提高工作效率，進(jìn)而推動(dòng)相關(guān)工作的開展。

3.3 加強(qiáng)對(duì)民政檔案管理的宣傳

對(duì)于檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理是為了更好地保障民政檔案管理工作的有效性，完整性、及時(shí)性。所以說檔案管理工作人員應(yīng)該對(duì)民政檔案加強(qiáng)宣傳，不僅僅局限于民政辦公室，還要?jiǎng)訂T其他辦公室，轄區(qū)所屬的各個(gè)村社區(qū)，讓其更好的運(yùn)用到日常工作中，提高日常工作效率，進(jìn)而提升為民服務(wù)的能力。

4 結(jié)束語

總而言之，現(xiàn)在人們要充分地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行民政檔案管理工作的創(chuàng)新。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的高效性，海量性等特點(diǎn)，來對(duì)檔案進(jìn)行管理工作，不斷完善有關(guān)的信息化管理的制度，提高檔案管理的效率，推動(dòng)民政檔案管理工作的創(chuàng)新，提高我國的經(jīng)濟(jì)水平。