黃均華
(重慶市大足區(qū)人民政府龍崗街道辦事處,重慶 402360)
民政檔案涉及日常的民政工作,包括社團(tuán)管理、最低生活保障、特困、臨時(shí)救助等一些基本信息,傳統(tǒng)的民政檔案管理工作整體的效率比較低。在民政辦公室中,檔案管理是非常重要的組成部分,它對(duì)于各種數(shù)據(jù)的整理和分析,對(duì)于各種資料的記錄和歸檔,對(duì)于各類文件和書籍的分類,在大數(shù)據(jù)的背景下,如果沒有采用科學(xué)有效的檔案管理方法,會(huì)面臨著信息丟失、資料不全、查閱不便、保密檔案泄露等諸多問題,嚴(yán)重影響民政辦公室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案管理人員應(yīng)該積極地發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢,對(duì)檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn),從而保證民政檔案的進(jìn)一步開發(fā)和利用,進(jìn)而推動(dòng)日常工作的開展。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新,計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代人們的生活中有著非常廣泛的應(yīng)用,信息和數(shù)據(jù)的不斷積累,從而大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生,檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展民政工作相關(guān)信息的處理、分析和總結(jié),同時(shí)也可以構(gòu)建有關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫。在檔案數(shù)據(jù)的處理過程中,包括了檔案數(shù)據(jù)的管理、分析、整合、共享等等。大數(shù)據(jù)技術(shù)有幾個(gè)鮮明的特點(diǎn):首先是高效性,運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來處理信息和數(shù)據(jù)時(shí),可以節(jié)約大量的時(shí)間,整體的工作效率是非常高的。其次,數(shù)據(jù)量比較大,人們在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理時(shí),需要面臨大量的數(shù)據(jù),對(duì)于檔案管理人員來說,整體的容錯(cuò)率較低。最后是多樣化的特點(diǎn),通常表現(xiàn)在于數(shù)據(jù)形式的多樣化,數(shù)據(jù)類型多樣化,現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,收集數(shù)據(jù)的來源更加廣泛,這就導(dǎo)致數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)形式越來越多。
在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,很多檔案管理技術(shù)和方法不斷得在創(chuàng)新和完善。在大數(shù)據(jù)的背景下,民政檔案管理技術(shù)也得到了進(jìn)一步的創(chuàng)新,然而對(duì)于一些基層的民政檔案管理部門來說,并沒有得到充分的重視和利用,在信息技術(shù)的支撐下,一些基層的檔案管理部門并沒有進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新,所采用的管理方法還比較落后,他們?nèi)匀皇遣捎眉堎|(zhì)檔案來進(jìn)行保存,紙質(zhì)檔案特別容易出現(xiàn)遺失,而且紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存時(shí),需要一定的外部條件,如果環(huán)境因素沒有辦法滿足的話,會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受損,遺失。雖然也有一些基層的民政檔案管理部門使用了信息技術(shù),但是并沒有建立完善的管理制度,不能高效的保障民政檔案管理的順利開展,這也使得民政日常工作有所影響。
基層的民政檔案管理部門,他們采用信息技術(shù)進(jìn)行了檔案管理工作,但是還是以電子文檔為主,這類的電子文檔如果并沒有進(jìn)行加密處理的話,特別容易改動(dòng),電子文檔的改動(dòng)是不容易被輕易發(fā)現(xiàn)的,這就會(huì)導(dǎo)致一些關(guān)鍵信息出現(xiàn)變動(dòng),影響對(duì)于信息的獲取。雖然也有一些部門會(huì)采用相應(yīng)的防盜防偽技術(shù),如果用pdf,ceb等格式來替代word格式的話,雖然不允許在原文上進(jìn)行編輯和改動(dòng),但是在文檔讀取方面也會(huì)有所差別。因此,電子文檔相對(duì)于紙質(zhì)文檔來說,它的變動(dòng)概率是比較大的,而且變動(dòng)后人們發(fā)現(xiàn)的概率是比較小,這對(duì)于檔案保密工作來說是非常危險(xiǎn)的。
隨著匯總的數(shù)據(jù)越來越廣泛,所處理的數(shù)據(jù)工作量也越來越大,需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的歸檔分類。對(duì)于民政管理部門來說,加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的處理是非常重要的,它不僅承擔(dān)著社會(huì)福利,最低生活保障,救濟(jì)救災(zāi),基層政權(quán)等多項(xiàng)工作,與此同時(shí),它所涵蓋的社會(huì)管理涉及人們生活的方方面面,范圍比較廣泛,所以就導(dǎo)致民政檔案的數(shù)量和類別比較多。傳統(tǒng)的民政檔案管理工作以紙質(zhì)為主,這些紙質(zhì)檔案是需要地方來儲(chǔ)存的,如果一直采用紙質(zhì)檔案的話,需要成立專用的檔案管理室開展檔案儲(chǔ)存,并且需要不斷地?cái)U(kuò)大房間的面積和數(shù)量,這是非常浪費(fèi)資源的。如果說要把這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,需要專業(yè)的處理儀器,需要花費(fèi)大量的人力,物力資源,這對(duì)于檔案管理工作者來說,難度是非常大的。
基于以上內(nèi)容的認(rèn)識(shí),我們了解到在目前民政檔案管理工作中所存在的主要問題,檔案管理工作人員要結(jié)合這些問題仔細(xì)地研究解決對(duì)策,研究這些問題產(chǎn)生的主要原因,并且積極發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí),提出檔案管理工作的具體措施,以下將針對(duì)該內(nèi)容進(jìn)行分析。
在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下,對(duì)于基層民政檔案管理部門來說應(yīng)該盡快的完成信息化和數(shù)字化的轉(zhuǎn)變,首先應(yīng)該在硬件設(shè)施設(shè)備上加強(qiáng)投入,引進(jìn)一些專業(yè)化的硬件設(shè)備,其中就包括檔案管理信息化的硬件設(shè)備,像基本的計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備,保密設(shè)備,數(shù)字化掃描設(shè)備,信息轉(zhuǎn)化設(shè)備等等,這些也是支撐民政檔案管理工作開展的重要基礎(chǔ)。其次,需要對(duì)有關(guān)的軟件進(jìn)行一個(gè)建設(shè),就包括文檔管理系統(tǒng),檢索系統(tǒng),檔案管理系統(tǒng)等多個(gè)軟件,需要相應(yīng)的軟件工程師和技術(shù)人員共同協(xié)作,研究出符合民政檔案管理部門實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)。只有這樣,才能不斷的保障基層檔案管理水平的提升,為民政檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
對(duì)于檔案管理,完善檔案管理的規(guī)章制度也是提高其管理質(zhì)量的重要措施,要結(jié)合我國檔案管理局所出臺(tái)的指導(dǎo)意見,對(duì)于民政檔案管理工作的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行完善,尤其是管理制度需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行不斷的優(yōu)化。與此同時(shí),還需要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí),提高檔案管理人員的專業(yè)認(rèn)知,在制度的約束下開展檔案管理工作。其次,需要不斷的完善檔案管理的保密系統(tǒng),讓檔案在使用、儲(chǔ)存過程中都能夠更加順暢。最后,需要結(jié)合民政檔案管理工作的實(shí)際情況建立監(jiān)督制度和責(zé)任制度,督導(dǎo)檔案管理人員的工作情況,不斷提升自主意識(shí)、保密意識(shí),切實(shí)提高工作效率,進(jìn)而推動(dòng)相關(guān)工作的開展。
對(duì)于檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理是為了更好地保障民政檔案管理工作的有效性,完整性、及時(shí)性。所以說檔案管理工作人員應(yīng)該對(duì)民政檔案加強(qiáng)宣傳,不僅僅局限于民政辦公室,還要?jiǎng)訂T其他辦公室,轄區(qū)所屬的各個(gè)村社區(qū),讓其更好的運(yùn)用到日常工作中,提高日常工作效率,進(jìn)而提升為民服務(wù)的能力。
總而言之,現(xiàn)在人們要充分地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行民政檔案管理工作的創(chuàng)新。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的高效性,海量性等特點(diǎn),來對(duì)檔案進(jìn)行管理工作,不斷完善有關(guān)的信息化管理的制度,提高檔案管理的效率,推動(dòng)民政檔案管理工作的創(chuàng)新,提高我國的經(jīng)濟(jì)水平。