淺議信息化背景下企業(yè)檔案管理的改革措施

羅 代

（湘潭市中環(huán)水務有限公司，湖南 湘潭 411100）

新時代已經(jīng)全面進入信息化社會，企業(yè)面臨的發(fā)展境況，將趨向日益復雜，迎來機遇與挑戰(zhàn)并存的時代。企業(yè)生產(chǎn)或經(jīng)營決策，需要借力信息技術。企業(yè)檔案是真實記錄企業(yè)日常管理和生產(chǎn)或經(jīng)營發(fā)展的資料，也是企業(yè)相對重要的信息資源，對促進企業(yè)發(fā)展，具有比較重要的參考價值，也是一種重要的憑證性價值。所以，在信息化背景下，需要企業(yè)強化檔案管理方面的信息化建設，用以提升企業(yè)檔案管理效率，發(fā)揮企業(yè)檔案價值，促進企業(yè)獲得長足發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設的必要性

1.1 可以不斷擴大檔案數(shù)據(jù)規(guī)模

規(guī)范化的企業(yè)檔案管理，需要對生產(chǎn)或經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)或操作，實施記錄并存檔。企業(yè)的生產(chǎn)或經(jīng)營規(guī)模會逐漸擴大，以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，已然不再適應現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作。信息技術與網(wǎng)絡技術都在快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部各項工作同樣需要實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理愈加需要高效快捷的檔案數(shù)據(jù)收集，以利實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可靠真實準確性。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)規(guī)模在不斷擴大，檔案類型同樣趨向多樣復雜，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，可提升企業(yè)檔案管理信息化水平。

1.2 可優(yōu)化企業(yè)檔案管理辦公環(huán)境

相對企業(yè)而言，運用信息化辦公方式，有助于提升辦公效率，并能保證各項辦公工作內(nèi)容進行有效銜接，也能促進企業(yè)生產(chǎn)或經(jīng)營效率。針對企業(yè)檔案管理，企業(yè)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實施有效對接，能實現(xiàn)企業(yè)財務數(shù)據(jù)的自動歸檔化，以此提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)收集、處理、分類、分析、歸檔或使用效率。

1.3 發(fā)揮檔案促進企業(yè)生產(chǎn)或經(jīng)營發(fā)展作用

企業(yè)檔案規(guī)整生產(chǎn)或經(jīng)營活動數(shù)據(jù)愈加詳細，就愈加利于企業(yè)規(guī)劃生產(chǎn)或經(jīng)營方案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作往往體現(xiàn)數(shù)據(jù)不足，難以有效發(fā)揮助力企業(yè)規(guī)劃全面發(fā)展方案作用，而信息化檔案管理則幫助企業(yè)決策者，對企業(yè)發(fā)展規(guī)劃進行科學制定。所以，需要企業(yè)強化檔案管理信息化建設。

2 信息化背景下企業(yè)檔案管理的改革措施

2.1 重構企業(yè)檔案管理流程

企業(yè)檔案管理主要含有資料或數(shù)據(jù)的收集、整理、分析、歸檔或利用等流程，需要對這些檔案管理流程，實施改革與優(yōu)化。首先，改革與優(yōu)化檔案信息或數(shù)據(jù)收集流程。將檔案信息或收集任務，下達到企業(yè)各部門，運用企業(yè)內(nèi)部信息化系統(tǒng)，上傳各類檔案信息或數(shù)據(jù)，增強收集實效；其次，改革與優(yōu)化檔案信息或數(shù)據(jù)整理流程。企業(yè)檔案信息或數(shù)據(jù)，需要根據(jù)具體情況，進行歸類與劃分，再構建不同文件夾，實施保存并備份。這就需要對各類檔案信息或數(shù)據(jù)進行分類梳理，并進行認真錄入，還要設置對應安全管理權限，用以提高企業(yè)檔案信息與數(shù)據(jù)安全性；再次，認真檢查企業(yè)檔案信息或數(shù)據(jù)。需要檔案管理人員，養(yǎng)成定期檢查檔案信息或數(shù)據(jù)工作習慣，對發(fā)現(xiàn)有的問題，積極聯(lián)系企業(yè)內(nèi)部所屬部門，再次進行確認，用以保證信息或數(shù)據(jù)的準確真實性與完整性；最后，改革與優(yōu)化檔案信息或數(shù)據(jù)利用流程。調(diào)取利用檔案信息或數(shù)據(jù)，需經(jīng)檔案管理人員允許并進行必要利用對接，審核利用人資格或權限，填寫利用檔案信息或數(shù)據(jù)內(nèi)容或目的，并承諾履行保密義務。

2.2 有效收集或整合企業(yè)檔案信息或數(shù)據(jù)資源

伴隨企業(yè)生產(chǎn)或經(jīng)營規(guī)模不斷擴大，企業(yè)生產(chǎn)或經(jīng)營活動會產(chǎn)生大量信息或數(shù)據(jù)，這些信息或數(shù)據(jù)是企業(yè)重要的軟資源。所以，需要企業(yè)形成一套相對全面而具體的檔案管理體制，意在有效收集或整合企業(yè)檔案信息或數(shù)據(jù)資源。企業(yè)財務人員要養(yǎng)成每天歸納匯總相關檔案信息或數(shù)據(jù)工作習慣，力爭實現(xiàn)檔案信息或數(shù)據(jù)的有效性與完整性；對企業(yè)發(fā)生的各類新信息或數(shù)據(jù)，進行認真檢查、核對與甄別，進行隨時及時錄入；如果發(fā)生了檔案信息或數(shù)據(jù)變動情況，要進行及時整理、刪減或修改，確保企業(yè)檔案信息或數(shù)據(jù)的準確性。針對企業(yè)人力資源信息或數(shù)據(jù)，同樣要記載完整信息或數(shù)據(jù)，并對企業(yè)內(nèi)部人員變動、流動與流失等信息或數(shù)據(jù)，進行準確及時記載錄入，體現(xiàn)企業(yè)人力資源管理信息化。準確劃分企業(yè)檔案信息或數(shù)據(jù)管理標準，明確企業(yè)內(nèi)部各部門檔案信息或數(shù)據(jù)管理責任，避免信息或數(shù)據(jù)的重復錄入，體現(xiàn)檔案信息或數(shù)據(jù)管理質(zhì)量。

2.3 提升檔案服務企業(yè)發(fā)展能力

管理好企業(yè)檔案，可給企業(yè)決策者或管理者提供詳細、全面而具體的信息或數(shù)據(jù)，利于企業(yè)搞好生產(chǎn)或經(jīng)營活動。僅就目前而言，企業(yè)檔案服務內(nèi)容或范圍相對有限，一般僅是借閱服務，不能很好發(fā)揮檔案作用。所以，需要提高檔案服務企業(yè)發(fā)展能力。要優(yōu)化檔案服務能力。需要檔案管理人員借助信息技術，運用信息快速檢索、數(shù)據(jù)挖掘或信息全文檢索等技術，提高檔案服務效率。同時，還要依據(jù)企業(yè)發(fā)展實際，更多創(chuàng)設檔案服務功能；強化檔案信息科學梳理，適當放開檔案信息或數(shù)據(jù)調(diào)閱權限，方便企業(yè)內(nèi)部人員利用檔案信息或數(shù)據(jù)，適當擴大檔案信息或數(shù)據(jù)服務范圍。

2.4 加強企業(yè)檔案信息化標準機制建設

企業(yè)利用信息技術構建檔案管理信息系統(tǒng)時，需要圍繞企業(yè)檔案信息化標準，進行檔案信息體系建設。首先，需要編寫詳細信息或數(shù)據(jù)錄入規(guī)程，并傳達到企業(yè)內(nèi)部各個部門，要求根據(jù)編寫的規(guī)程，進行信息或數(shù)據(jù)的編輯，方便匯總、整理或錄入；其次，制定檔案信息或數(shù)據(jù)接收標準，確定信息或數(shù)據(jù)上傳時間，用以確保信息或數(shù)據(jù)上傳的及時性，利于企業(yè)檔案管理人員及時保存檔案信息或數(shù)據(jù)；最后，建立企業(yè)檔案信息化管理標準，要求企業(yè)檔案管理人員，必須根據(jù)管理標準，規(guī)范做好企業(yè)檔案管理工作。

3 結(jié)束語

在信息化背景下，改革企業(yè)檔案管理，需要充分利于信息技術，對企業(yè)檔案信息或數(shù)據(jù)，進行快速收集、分析、歸類、歸納、整理和匯總，并進行系統(tǒng)錄入，以保證企業(yè)檔案信息的真實性與完整性，為企業(yè)發(fā)展提供服務。