談國(guó)有企業(yè)中檔案信息化出現(xiàn)的問題及對(duì)策

呂婷婷

（天津水務(wù)集團(tuán)有限公司，天津 300042）

所謂檔案信息化，是指對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴(kuò)展性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享，大幅度提升檔案利用率。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過去以紙質(zhì)保管、實(shí)體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求國(guó)有企業(yè)順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

1 創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性

當(dāng)前環(huán)境下，現(xiàn)代化信息手段已成為企業(yè)生存和發(fā)展的重要工具，檔案資料是企業(yè)的重要知識(shí)資產(chǎn)和信息資源，涵蓋了各個(gè)時(shí)期的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)研究等工作活動(dòng)中形成的文獻(xiàn)資料。創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，對(duì)提高企業(yè)決策水平和生產(chǎn)效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展發(fā)揮著重要作用，提供了強(qiáng)有力的信息支持。創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，在制定企業(yè)文化建設(shè)方案、提高企業(yè)軟實(shí)力方面也起著重要的作用，是檢驗(yàn)企業(yè)整體管理水平的抓手，是企業(yè)信息公開和現(xiàn)代化管理的重要基礎(chǔ)。創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理，不僅可以保證檔案管理工作的準(zhǔn)確率，滿足檔案管理的基本需求，對(duì)工作流程進(jìn)行有效的監(jiān)督和追溯，還可以降低人力和資源等方面的消耗，使檔案管理實(shí)現(xiàn)由個(gè)別查找向系統(tǒng)整理提升，由簡(jiǎn)單匯總向?qū)ｎ}研究提升，提供更多的“增值服務(wù)”，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展極不均衡。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平不均衡，有的國(guó)有企業(yè)已經(jīng)獲得了較好的建設(shè)成果，正努力實(shí)現(xiàn)著檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化；有的國(guó)有企業(yè)卻沒有足夠的資源和能力，使得國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化水平落后；甚至有的國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還未啟動(dòng)，缺乏現(xiàn)代辦公設(shè)備。有的國(guó)企雖然有信息化建設(shè)思路，有硬件支持，但缺乏整體規(guī)劃計(jì)劃，很多檔案管理工作還靠傳統(tǒng)的手工操作，工作效率低下，服務(wù)效率和服務(wù)水平都還停在較低層次。這種整體發(fā)展水平良莠不齊的現(xiàn)象，使得很多國(guó)有企業(yè)檔案管理部門的檔案信息資源無法進(jìn)行共享，當(dāng)需要進(jìn)行信息的查詢和使用的時(shí)候仍然非常繁瑣，距離走向全面的信息化還有很長(zhǎng)的路。

2）企業(yè)檔案管理制度不完善。現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷發(fā)展需要對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行更加科學(xué)的規(guī)范，這主要體現(xiàn)在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國(guó)企改革實(shí)踐中，普遍沒有對(duì)檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度體系，有的檔案管理制度不能根據(jù)國(guó)家政策的變化、企業(yè)管理的需要，及時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。檔案作為現(xiàn)代企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)等基礎(chǔ)性管理工作的重要內(nèi)容，如果不能建立并及時(shí)完善檔案管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏科學(xué)、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?，影響了檔案的保護(hù)和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》中有關(guān)依法治檔、科學(xué)管檔的工作遵循。

3 加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策措施

1）加大國(guó)有企業(yè)檔案信息資源建設(shè)。“資源建設(shè)、開發(fā)利用”是檔案管理的核心職能，國(guó)有企業(yè)檔案信息資源是國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐與企業(yè)員工腦力勞動(dòng)的結(jié)晶，是一種知識(shí)資源，主要包括檔案信息要素、人要素、技術(shù)要素及其他檔案信息活動(dòng)要素，并作為室藏檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和電子文件的采集和接收。它是國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得成功與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是衡量檔案信息化水平高低的一個(gè)標(biāo)桿。國(guó)有企業(yè)檔案信息資源建設(shè)要做到：一是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)要從最基礎(chǔ)性的工作做起，就是把收集作為檔案管理的第一要?jiǎng)?wù)，以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的態(tài)度，加大接收力度，明確歸檔范圍，保證檔案的積累和收集齊全，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)交盡交。檔案的收集工作是檔案資源開發(fā)利用的起點(diǎn)，檔案部門及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀的收集檔案資源，豐富充實(shí)檔案信息是檔案資源建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。二是做好檔案信息資源的開放利用工作。依照新檔案法的規(guī)定，要注重對(duì)檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)，通過整合、加工、編研，使檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)由個(gè)別查找向系統(tǒng)整理提升，由簡(jiǎn)單匯總向?qū)ｎ}研究提升，提供更多的“增值服務(wù)”。要處理好全面開發(fā)與保密的關(guān)系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到期的檔案開放和解密工作，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值。三是利用信息技術(shù)手段，助力檔案信息資源的建設(shè)。要加大計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微技術(shù)等高新技術(shù)在檔案管理工作的廣泛運(yùn)用。運(yùn)用新技術(shù)助力檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字化、信息化檔案館藏建設(shè)，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平。四是優(yōu)化開發(fā)利用信息資源環(huán)境。檔案利用是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，也是開發(fā)利用檔案信息資源的直接途徑。國(guó)有企業(yè)檔案部門要為利用者提供檔案和各種相關(guān)服務(wù)，盡量?jī)?yōu)化開放利用信息資源的寬松環(huán)境。

2）樹立信息化檔案管理理念。理念是行為的先導(dǎo)，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)如火如荼的時(shí)代發(fā)展背景下，企業(yè)管理者以及檔案工作者要在思想上牢固樹立信息化管理理念，在思想上要高度重視檔案信息化工作，將檔案信息化納入企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的各個(gè)方面，納入企業(yè)各個(gè)崗位、部門的年度考核，并在人、財(cái)、物等方面加大信息化建設(shè)投入力度，筑牢企業(yè)信息化建設(shè)基礎(chǔ)，做好企業(yè)信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)，將檔案信息化建設(shè)與企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃有機(jī)結(jié)合起來，夯實(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)根基。

3）健全檔案管理相關(guān)制度。國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的有效開展，離不開建立健全檔案管理相關(guān)制度，這需要系統(tǒng)分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立檔案工作責(zé)任制，依法制定切合實(shí)際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)充實(shí)完善，要覆蓋檔案管理的基礎(chǔ)工作和開發(fā)利用工作，制度種類可以根據(jù)需要分為具體的管理規(guī)定、實(shí)施辦法和細(xì)則等。其次，檔案管理制度的制定應(yīng)當(dāng)符合實(shí)際，在總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，征求各相關(guān)單位和部門意見，切忌照搬照抄，從而提高檔案管理制度落實(shí)的可執(zhí)行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時(shí)俱進(jìn)，要符合國(guó)家相關(guān)法律及政策的新要求，要適應(yīng)企業(yè)新發(fā)展需求。只有這樣，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會(huì)的大背景下，才能夠?qū)崿F(xiàn)更加優(yōu)化的管理模式，將檔案管理工作的價(jià)值最大化發(fā)揮出來。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)檔案管理來說，不在領(lǐng)導(dǎo)眼皮底下，不在生產(chǎn)一線，而是處于幕后，處于為其他各部門服務(wù)的地位，同時(shí)又承擔(dān)著“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的重任，這是檔案工作者的政治責(zé)任和歷史責(zé)任，也是檔案工作者的初心和使命。我們要充分抓住信息化發(fā)展這次極其難得的機(jī)遇，正視面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，抓住重點(diǎn)，理清思路，破除干擾，全力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，助推國(guó)有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。