史曉華
(山東省物資儲備管理中心,山東 濟(jì)南 250012)
文件管理數(shù)字化建設(shè)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中有非常重要的地位,同時(shí)也是確保公司和行業(yè)正常運(yùn)行的基本保障,需要對制度的充分理解和合理安排。這也是保證制度為社會提供服務(wù)的前提?,F(xiàn)在是信息化為主的新時(shí)代,是各領(lǐng)域融合信息化建設(shè)的新道路,也是中國事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,信息化建設(shè)的進(jìn)程也在不斷推進(jìn),所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)尤為重要,信息技術(shù)的充分融合給文件管理工作帶來了很多優(yōu)勢,工作效率達(dá)到了可視化的提高。這也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主要發(fā)展目標(biāo),文件管理信息化建設(shè)中也存在一些困難和負(fù)面問題,我們應(yīng)該充分重視,將通過本文進(jìn)行了詳細(xì)的論述,供同行參考,使事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作效率得到提高
目前,我國大部分都是紙質(zhì)文件在使用,數(shù)字文件管理系統(tǒng)普及率不高,數(shù)據(jù)庫內(nèi)容不完整,不全面。針對這個(gè)問題,大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有足夠的為了保證數(shù)字文件管理發(fā)展的硬件設(shè)施,部分單位有文件管理堆積情況,也沒有好的保管場所和適當(dāng)?shù)谋9芊椒?,會受天氣等因素的影響,出現(xiàn)文件受潮破損的情況,對于文件的完整及安全性也會產(chǎn)生影響,同樣也限制了有效地利用檔案資源。
檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高,為了完成項(xiàng)目單位的數(shù)字文件管理工作,檔案管理人員必須具備相應(yīng)的工作素養(yǎng),實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理設(shè)備的有效利用。但是現(xiàn)階段的檔案管理人員必須具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素養(yǎng),實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理設(shè)備的有效利用。部分檔案管理人員年齡較大,接觸網(wǎng)絡(luò)信息較少,接受信息知識的速度較慢,學(xué)習(xí)效率不高。
檔案文件資源搜索效率較低,現(xiàn)階段大部分工作單位還依舊使用人工搜索,沒有用電腦進(jìn)行搜索的效率高。這在一定程度上影響了文件檢索的速度和準(zhǔn)確性,增加了檔案管理工作量以及文件檢索的效率。
人們受傳統(tǒng)思想認(rèn)識的限制,對機(jī)關(guān)工作單位的文件管理工作缺乏思想認(rèn)識,對文件管理工作的技術(shù)缺乏專業(yè)性的重視,認(rèn)為文件管理業(yè)務(wù)沒有技術(shù)含量,無法充分發(fā)揮文件資源所隱藏的價(jià)值。
互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展使得數(shù)字文件管理更加便捷。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理需要相對較多的內(nèi)容實(shí)施管理,對數(shù)字文件管理系統(tǒng)提出了更高的要求,機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以結(jié)合自身實(shí)際情況,深入放大自身優(yōu)勢,通過有效利用自身優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)數(shù)字化文件管理體系現(xiàn)代化,有效控制文件資源的安全性和存儲質(zhì)量,消除相關(guān)硬件風(fēng)險(xiǎn),更有效地推進(jìn)單位數(shù)字化文件管理工作。
檔案管理者的主要業(yè)務(wù)是管理和維護(hù)數(shù)字化文件,是整個(gè)過程的實(shí)施者和操作者,因此他們對文件管理任務(wù)質(zhì)量的影響非常大,為了提高文件管理者的綜合素質(zhì),需要事業(yè)單位和組織要采取多種方法。如不斷提高工作能力,定期評估最新設(shè)備知識的學(xué)習(xí)和水平,加強(qiáng)檔案管理員對最新設(shè)備的學(xué)習(xí),實(shí)施數(shù)字化文件管理的培訓(xùn),并對自己的業(yè)務(wù)發(fā)展需求進(jìn)行保障和促進(jìn),使文件作者不斷提高專業(yè)水平,實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理的可持續(xù)發(fā)展。
首先是提高文件管理能力;充分發(fā)揮數(shù)字化文件管理系統(tǒng)的優(yōu)勢,提高事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理工作效率;利用磁盤和光纖的連接排列,提高數(shù)字化文件管理系統(tǒng)性能的提高,提高系統(tǒng)內(nèi)部存儲空間,更好地做好事業(yè)單位的數(shù)字化文件管理服務(wù)。其次是保護(hù)文檔資源的安全,對磁盤排列產(chǎn)品的硬件和結(jié)構(gòu)進(jìn)行嚴(yán)格要求,使數(shù)字文件管理更加可靠,為數(shù)字文件管理系統(tǒng)功能的更新打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),并且磁盤排列需要更高水平的保護(hù),要確保數(shù)字文件管理系統(tǒng)的安全性,有效地保護(hù)文件資源。再者就是數(shù)字文件管理系統(tǒng)的安全性。提高文件管理系統(tǒng)的性能,為了提高系統(tǒng)的維護(hù)性能,在選擇數(shù)字文件管理排列產(chǎn)品時(shí),要選擇CD排列產(chǎn)品,實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件管理系統(tǒng)功能的在線升級,開放性系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)文件管理員為查詢和訪問文件的資源提供了保障,提高了數(shù)字文件管理系統(tǒng)的性能。
機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件資源是事業(yè)單位決策的重要依據(jù),可以決定制度的決策是否合理,可以決定制度的無形資本認(rèn)知與否。機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)構(gòu)積極推廣和宣傳有關(guān)文件管理的制度知識,使全體員工認(rèn)識到文件管理的重要性,了解文件管理的意義。使全體員工正確認(rèn)識到文件的價(jià)值,讓文件管理工作得到全體員工的支持和理解,有效防止全體員工輕視文件管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)將文件管理工作納入議事日程,及時(shí)掌握文件管理中存在的問題和困難,得到有效解決。在招聘數(shù)字化文件管理相關(guān)人員時(shí),應(yīng)以專業(yè)功能和業(yè)務(wù)執(zhí)行精神為前提,制定相關(guān)激勵(lì)政策要提高日管理者的積極性,加強(qiáng)數(shù)字文件管理的資金支持,使數(shù)字文件管理更加方便快捷。
綜上所述,隨著中國經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展,文件管理數(shù)字化建設(shè)越來越重要,各單位必須重視文件管理的發(fā)展,并通過不斷的教育,提高文件管理者的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位要盡快實(shí)施和創(chuàng)新數(shù)字化建設(shè)的新方案。不僅應(yīng)實(shí)施信息化建設(shè)的要求,還應(yīng)隨著時(shí)代的潮流加快數(shù)字化建設(shè)的效率,這無疑是文件管理者的一個(gè)重要挑戰(zhàn),也是一個(gè)難點(diǎn),我們將繼續(xù)實(shí)踐、創(chuàng)新、數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的新篇章。積極克服問題,采取有效措施解決問題,一定程度上可以促進(jìn)中國機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)構(gòu)的健康可持續(xù)發(fā)展。