關于信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化分析

唐芙蓉

（南充市人防(民防）指揮信息保障中心，四川 南充 637000）

信息化技術的發(fā)展推動了行政事業(yè)單位檔案管理的水平。行政事業(yè)單位要想在信息化的大背景下做好檔案管理工作，提高檔案管理的效率，就需要建立完善的檔案管理制度，并積極利用信息化技術輔助檔案管理工作。行政事業(yè)單位的領導者要充分認識到信息化技術對檔案管理的重要作用，推動檔案管理科學化、規(guī)范化。

1 信息化背景下推進行政事業(yè)單位檔案管理科學化的意義

行政事業(yè)單位的檔案管理工作具有管理性、政治性和服務型。當前，行政事業(yè)單位檔案管理普遍面臨需要收集歸檔的檔案資料越來越多，各種紙質檔案、實物檔案、音頻、視頻檔案資料等品目越來越多的困境。傳統(tǒng)的檔案管理方式為檔案查閱、調取和利用帶來不便。并且隨著行政事業(yè)單位的不斷發(fā)展，已無法滿足行政事業(yè)單位發(fā)展需求。在信息化的大背景下，行政事業(yè)單位必須適應新形勢，努力提升檔案管理工作水平，將實現(xiàn)檔案管理科學化納入單位重點工作。行政事業(yè)單位在信息化背景下進行科學化的檔案管理工作符合社會發(fā)展的趨勢，同時科學化檔案管理工作的開展將為行政事業(yè)單位的長遠健康發(fā)展提供保障，提升單位行政效率，規(guī)范機關管理。必須引入現(xiàn)代信息技術，提高自身檔案管理工作的科學化程度，這是其自身發(fā)展的必然途徑[1]。

2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 行政事業(yè)單位的信息化建設不完善

科學化檔案管理工作的提升不僅依靠計算機信息技術，信息化標準建設也是其影響因素之一。在檔案管理工作中，首要目標就是提高檔案的綜合管理標準，但是在缺乏信息化標準建設的前提下，行政事業(yè)單位檔案管理工作的水平難以提高。雖然當前計算機信息水平在不斷發(fā)展，但由于信息化標準建設還不滿足管理要求，使得檔案管理工作仍然面臨著挑戰(zhàn)。

2.2 檔案管理工作人員素質有待提高

科學化的檔案管理工作投入了較多信息化技術，而信息化技術的運用離不開專業(yè)人員，掌握相應的信息技術。但從目前形勢來看，多數(shù)行政事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，不能適應工作需要。多年來，多數(shù)行政事業(yè)單位檔案管理人員知識未得到更新，缺乏信息技術等專業(yè)知識，阻礙信息化在行政事業(yè)單位檔案管理工作中的應用，使得信息化檔案管理體系建設緩慢[2]。

2.3 信息處理系統(tǒng)不夠完善

近年來，我國信息化技術迅速發(fā)展，人們進行信息互通的方式越來越多，信息傳播速度顯著提升。然而，我國信息化技術在行政事業(yè)檔案管理工作的應用還不夠全面。盡管行政事業(yè)單位檔案管理工作對信息化技術的應用逐年增加，但是并沒有將信息化技術應用到極致，沒有盡可能地發(fā)揮信息化技術的作用。主要原因在于行政事業(yè)單位檔案管理工作中的信息處理系統(tǒng)還不夠完善，相關設施設備還沒有達到標準，整體技術比較落后，檔案管理的現(xiàn)代化水平普遍較低。

3 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的具體措施

3.1 加強行政事業(yè)單位信息化基礎設施建設

相關信息管理系統(tǒng)部門要重視對國內外質量好的信息處理系統(tǒng)引入，目前信息處理系統(tǒng)的建立在我國還沒有得到較好的發(fā)展，沒有取得較大的突破。管理部門要引入國外一些先進的信息處理系統(tǒng)，進一步解決信息管理系統(tǒng)不夠完善的問題，促進我國信息化檔案管理工作推進。此外，在完善信息化交流平臺后，隨著我國科研實力不斷加強，有關科研機構可以依據科研需要選取獨立的信息處理系統(tǒng)，更加適應信息化檔案管理，加強科技信息技術信息的保密工作。最重要的是，相關部門和領導要加強對信息處理系統(tǒng)的關注度，不能停留在過去的印象中，要提升自己對信息處理系統(tǒng)的知識儲備，通過查閱相關資料來提高對它的認識水平，從而促進信息處理系統(tǒng)的建設[3]。

3.2 完善檔案信息化的管理制度

雖然行政事業(yè)單位的信息化檔案管理有了一定的成果，但規(guī)范性仍然需要加強。例如，在檔案管理過程中，工作人員沒有科學有序地安排所有的管理環(huán)節(jié)，甚至出現(xiàn)了雜亂無章的情況，各個部門不能同步開展工作，并在工作中存在責任推諉等情況。基于此，行政事業(yè)單位要加強完善信息化檔案管理制度，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行約束和規(guī)范，及時糾正檔案管理過程中的問題。與此同時，行政事業(yè)單位還需要建立明確的責任制度，確保工作人員及職責。要建立完善責任追究制度，加強工作責任心。行政事業(yè)單位要對檔案管理的程序進行完善，明確安排檔案的網絡流轉和檢索制度，限制檔案的使用人員，促使檔案的安全性和完整性不斷加強。

3.3 加強對檔案管理工作人員的培訓

當前，部分行政事業(yè)單位檔案管理工作人員對檔案管理工作不夠重視，部分單位領導對《檔案法》缺乏清醒認識，部分行政事業(yè)單位沒有專職檔案管理人員。忽視檔案管理工作的現(xiàn)象會對檔案管理工作造成較大的影響，很多文件和重要的資料未得到及時收集和整理，部分重要資料沒有及時存檔，嚴重時還會給單位帶來重大損失。多數(shù)行政事業(yè)單位內部的一些檔案管理工作人員業(yè)務能力需要進一步提升，許多工作人員在上崗之前沒有接受過專業(yè)的培訓，在進行檔案管理工作中經常出現(xiàn)紕漏，導致后期需要耗費大量的精力去審查和批改。行政事業(yè)單位需要加強對檔案管理工作人員的培訓，一方面要對即將上崗的工作人員進行專業(yè)知識和實踐能力的培訓，另一方面還要培訓工作人員運用現(xiàn)代信息技術開展工作的能力，提高檔案管理工作的標準化和規(guī)范化程度。與此同時，行政事業(yè)單位還需要將文書工作和檔案管理工作緊密聯(lián)系，防止這兩項工作脫節(jié)[4]。

4 結束語

綜上所述，進行科學化和信息化的檔案管理工作對于行政事業(yè)單位的發(fā)展有著重要作用。行政事業(yè)單位要在檔案管理中加強應用信息化技術，利用信息化技術建立科學有效的管理制度，培訓提高單位員工的信息化技術能力，不斷完善信息化檔案管理的體系，以此來為檔案信息的完整性、真實性提供保障，進而促進行政事業(yè)單位檔案管理的科學發(fā)展，為行政事業(yè)單位的健康發(fā)展提供堅實保障。