淺談信息時代檔案管理工作面臨的問題與改進對策

鄧良梅

（福建省三明市社會福利院，福建 三明 365000）

互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為時代的特征，在各個行業(yè)中得到了有效的應(yīng)用，極大提高了管理工作的效率。但是在實際應(yīng)用中，信息化的檔案管理技術(shù)面臨著一系列的問題，只有解決這些問題，檔案管理信息化才能得到有效運用。在對策中主要需要對實踐應(yīng)用的改進，完善應(yīng)用管理的內(nèi)容和方法，解決各種制約條件，以此保證工作中計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效運用。

1 檔案管理信息化的必要性

在檔案管理行業(yè)中，隨著信息時代的到來，工作中的信息處理量越來越大，所以傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在工作的需求，需要提高工作的效率。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)n案管理的大量工作做智能化操作，極大節(jié)約了人力資源，并且可以提升工作的效率，并且隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和安全保護技術(shù)的發(fā)展，信息化管理的安全性也得到了提升。所以信息時代下，檔案管理工作需要發(fā)展信息化，這是必要的技術(shù)運用和工作發(fā)展方向[1]。同時檔案管理的信息化能夠讓信息化管理與社會接軌，能夠增加市場競爭力，符合社會發(fā)展的需要，促進行業(yè)發(fā)展。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

1）檔案管理軟件缺少系統(tǒng)性。雖然計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠讓檔案管理工作有更為便捷的方式，但是在實際工作中受到了管理軟件系統(tǒng)性的制約，各種軟件有著較高的獨立性，沒有統(tǒng)一性的端口和數(shù)據(jù)格式。這讓信息化檔案管理無法得到實際應(yīng)用，信息檔案反而制約了管理工作的有效開展。同時檔案管理軟件缺少系統(tǒng)性，還讓信息的處理受到了影響，無法進行統(tǒng)一化的應(yīng)用，信息的共享和傳遞都受到了較大的影響。

2）檔案管理缺少具體標準。檔案管理信息化還處于發(fā)展階段，沒有形成統(tǒng)一化的規(guī)范標準，檔案管理的方式、方法，工作的流程都沒有標準，這讓檔案的后期建設(shè)無法有效開展，容易出現(xiàn)檔案胡亂，無法做出精細化的分類。缺少標準的情況還在于信息化管理工作的流程上沒有要求，對于檔案信息沒有做好精準而細致的分類，在根本上還需要人力查找和歸納，檔案管理工作的效率并沒有得到提高。標準化的問題是制約檔案管理實效利用的主要問題，使計算機處理信息的優(yōu)勢無法得到發(fā)揮，在管理中還容易造成信息混亂，工作繁瑣，不被企事業(yè)單位所接受。

3）檔案管理對于信息安全不夠重視。檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用肯定會涉及網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全。但是在目前的檔案管理信息化工作中，多數(shù)人員對于信息安全并不重視，在實際管理中信息丟失、數(shù)據(jù)庫損壞、病毒入侵等情況經(jīng)常發(fā)生，影響了檔案管理的安全，也讓檔案管理有數(shù)據(jù)的丟失。同時檔案的保密性也無法得到保障，讓信息化管理工作的開展無法發(fā)揮效用，不能滿足用戶需求。檔案信息的管理需要將信息進行分類，這其中的分類不僅要區(qū)分關(guān)鍵字，還需要在重要性做分類，保證管理工作效果能夠滿足實際需要，為廣泛應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

4）檔案管理缺少專業(yè)技術(shù)人員。檔案管理信息化是一種新型的管理方式，需要建立管理系統(tǒng)，還需要做系統(tǒng)維護，建立數(shù)據(jù)庫等。在實際應(yīng)用中面臨缺少專業(yè)技術(shù)人員的問題，一些單位在實行傳統(tǒng)管理與信息化管理并存的情況。專業(yè)技術(shù)人員的問題中缺少一線管理人員的操作能力，系統(tǒng)維護人員的升級和解決問題能力，專業(yè)系統(tǒng)建設(shè)的研發(fā)能力。專業(yè)人員的缺少讓檔案管理信息化無法得到全效落實，還影響應(yīng)用效果[2]。

3 信息時代檔案管理工作問題的改進對策

1）發(fā)展專用檔案信息化管理軟件。針對檔案管理軟件兼容性的問題，不能期望所有檔案管理軟件都能夠建立統(tǒng)一，形成資源共享，而是從檔案管理所在部門出發(fā)，發(fā)展專用檔案信息化管理軟件，讓行業(yè)內(nèi)實現(xiàn)檔案資源的共享，提升應(yīng)用價值。在對策上要引進先進的計算機技術(shù)，針對實際檔案管理需要來做系統(tǒng)軟件的優(yōu)化，發(fā)展自動化處理，使管理軟件能夠滿足部門檔案管理需要。比如對于福利院的檔案管理就要重視信息保存和公示，關(guān)注信息錄入、分類、保存這三個步驟的統(tǒng)一性，可以建立一個集成式的軟件，減少檔案管理中的復(fù)雜程序，高效處理檔案的管理工作內(nèi)容。

2）合理規(guī)范信息化檔案管理標準。信息化檔案管理需要有一個具體的標準，不能只依靠軟件的處理，以便于檔案信息的分類保存和后續(xù)查找。因此要建立合理的信息化檔案管理工作標準，建立工作操作細則，明確工作崗位的責任和工作流程，進一步提高信息化的優(yōu)勢。第一，要細分檔案內(nèi)容、審核檔案信息錄入的準確性，應(yīng)在錄入過程中進行二次確認，減少出現(xiàn)問題的概率。第二，要對于檔案的格式名稱、圖片格式等做具體的要求，便于統(tǒng)一排序，也方便查找。第三，要將責任落實到個人，檔案數(shù)據(jù)庫的管理，檔案的錄入是重點工作內(nèi)容。第四，要針對檔案的性質(zhì)來做分類，對于重要檔案進行加密，以保證檔案的安全。標準化的落實能夠讓檔案管理信息化有應(yīng)用效果的保障。

3）建立檔案信息安全管理的制度。落實檔案信息化的管理就要解決網(wǎng)絡(luò)信息安全的問題，建立安全管理制度，以避免影響正常工作的開展，也防止信息丟失、損壞的情況。首先要對管理人員的工作提出要求，禁止辦公用計算機的私人事務(wù)使用，杜絕人為操作造成病毒入侵的情況發(fā)生。其次，要加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，建立防火墻，安全防病毒軟件，并開展定期的病毒掃描工作，防護惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊。最后，要建立檔案保密原則，將檔案內(nèi)容進行加密，采取分級管理制度，以此保證檔案信息的保密性。檔案信息安全管理制度的建立能夠保證信息技術(shù)的有效應(yīng)用，營造良好的管理空間，并且讓檔案管理的功能上有所完善，滿足不同單位的檔案管理需要。

4）建設(shè)專業(yè)信息化檔案管理隊伍。雖然信息化檔案管理具備自動化，但是最終需要人的操作，要讓信息化管理有實效的運用管理，就需要建設(shè)專業(yè)信息化檔案管理隊伍，保證信息技術(shù)的實效落實。其中要做技術(shù)培訓，提高現(xiàn)有管理人員的信息化操作水平，也需要引進高新技術(shù)人員，讓信息化管理系統(tǒng)能夠不斷優(yōu)化。在建立人才隊伍的過程中要注意新技術(shù)的人才招聘，與檔案管理工作的需求結(jié)合[3]。比如大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫人才是目前研發(fā)型互聯(lián)網(wǎng)單位的主要人才建設(shè)方向，事業(yè)單位的管理隊伍應(yīng)從系統(tǒng)管理和維護為核心，節(jié)約人力成本，也保證人才隊伍與實際工作需要一致。

4 結(jié)論

總而言之，信息時代的檔案管理工作需要發(fā)展信息化，能夠提高管理的效率，增加管理的便捷性，有效應(yīng)用了信息時代下龐大的信息數(shù)據(jù)。對于信息化管理的問題改進對策上要從實際工作需要出發(fā)，重視信息化技術(shù)的發(fā)展，建立和完善工作制度，以此保證管理的效果。但是信息技術(shù)、計算機技術(shù)在不斷發(fā)展，檔案管理的信息化也需要與時俱進，提高效率和安全性，以此提高檔案管理工作的效果。