高校檔案管理信息化建設(shè)的問題與對(duì)策分析

杜 巖

（徐州工程學(xué)院檔案館，江蘇 徐州 221000）

作為教學(xué)和科研工作的前沿陣地，高校一直承擔(dān)著眾多重要科研課題的攻關(guān)，檔案管理作為高校管理的重要部分，是教學(xué)和科研工作不可或缺的重要一環(huán)，是高校管理水平一定程度上的反應(yīng)與體現(xiàn)，做好檔案記錄和管理工作對(duì)高校具有非常重要的意義。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對(duì)于高校發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足，從互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來開始，信息化技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，高校檔案管理當(dāng)然不能例外。本文主要從研究探討高校檔案管理信息化建設(shè)入手，分析其中存在的問題，探討解決辦法。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容與意義

高等學(xué)校在招生、教學(xué)、科研以及管理等方面形成的，對(duì)學(xué)生和學(xué)校具有保存價(jià)值的文字、圖表、以及聲像等類型的信息，都被稱為高校檔案。不斷加大高校檔案工作的管理力度，提高信息化建設(shè)的管理水平，進(jìn)而促進(jìn)高校的健康持續(xù)發(fā)展，已成為高校創(chuàng)新發(fā)展中亟待解決的問題[1]。

由于傳統(tǒng)的檔案管理大都采用紙質(zhì)媒介將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行記錄，然后再對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、歸檔、保管，不能真正完全有效地共享檔案信息，給管理人員查找檔案帶來諸多不便。隨著信息化技術(shù)的廣泛普及，檔案管理也開始了信息化管理方向的轉(zhuǎn)變，高校檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘮?shù)據(jù)。通過信息化技術(shù)，可以對(duì)檔案中表格、圖表進(jìn)行有效分類、提煉、整合，為相關(guān)管理人員查詢、檢查、修正帶來方便。高校檔案信息化管理越來越科學(xué)、便捷、規(guī)范，為后續(xù)檔案保存、保管奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)中的問題

近年來，高校相繼加大了檔案管理力度，并隨著信息化建設(shè)、檔案管理信息化程度的不斷提高，檔案管理水平與質(zhì)量也有了較大幅度的提升，總體情況還是好的。但也應(yīng)該看到，對(duì)信息化建設(shè)的重視程度、基礎(chǔ)設(shè)施投入、專業(yè)人才引進(jìn)等方面依然存在諸多問題，高校檔案管理信息化建設(shè)有待于進(jìn)一步提高。

2.1 部分高校重視程度不夠

雖然信息化管理高校檔案的效果已經(jīng)顯而易見，并且已經(jīng)得到了大部分高校的廣泛支持，但還有部分高校對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)重視程度較低，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，對(duì)于信息化檔案管理投入資金、投入人力都比較少。除此之外，檔案管理信息化作為高校信息化重要部分之一，作用和地位一直沒得到充分認(rèn)識(shí)，還有很多高校只關(guān)注教學(xué)與科研方面的信息化建設(shè)，忽略檔案管理信息化建設(shè)，高校信息化建設(shè)不平衡，檔案管理信息化建設(shè)成為高校發(fā)展中的一塊短板[2]。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠

信息化建設(shè)需要大量互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備與計(jì)算機(jī)設(shè)備，這些設(shè)備都是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是作為高校檔案管理信息化的重要組成部分。只有充足的基礎(chǔ)設(shè)備，才可以保證信息化建設(shè)正常進(jìn)行，但由于部分高校本身信息化程度較低，校園內(nèi)缺乏互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備和計(jì)算機(jī)，從而對(duì)檔案管理信息化建設(shè)造成嚴(yán)重影響。

2.3 優(yōu)秀人才引進(jìn)力度不夠

影響高校檔案管理信息化建設(shè)的重要因素之一，就是優(yōu)秀人才的缺少，許多高校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加以關(guān)注，在基礎(chǔ)設(shè)備上投入了大量的財(cái)力物力，但是由于缺乏相關(guān)的優(yōu)秀人才，導(dǎo)致整個(gè)信息化建設(shè)效果較差。檔案管理信息化需要涉及多方領(lǐng)域，所需要的專業(yè)人才也比較少，相關(guān)的檔案管理人員信息化技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備不足，專業(yè)人才的引進(jìn)力度不夠。同時(shí)也有另一種情況出現(xiàn)，那就是信息化優(yōu)秀人才掌握著大量的信息化手段，但是對(duì)于檔案管理的相關(guān)知識(shí)嚴(yán)重不足。

3 促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 轉(zhuǎn)變發(fā)展理念

只有充分對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了解之后，才能有效加快高校檔案管理信息化建設(shè)，其中是否了解高校檔案管理信息化建設(shè)理念，直接影響到檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度，這就要求高校需要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到高校信息化建設(shè)中檔案管理信息化是重要的工作之一。一是高校管理人員先要對(duì)檔案管理信息化的優(yōu)勢和特點(diǎn)充分認(rèn)識(shí)，唯有如此，才能把人力和財(cái)力投入到檔案管理信息化中。二是健全相關(guān)管理制度。由于高校檔案管理信息化建設(shè)需要涉及多個(gè)領(lǐng)域，是一個(gè)長期發(fā)展目標(biāo)，所以為了保證檔案管理信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)，對(duì)各個(gè)部門的具體職責(zé)進(jìn)行明確，建立相關(guān)的激勵(lì)制度，使工作人員可以更加積極地投入到信息化建設(shè)工作中去。三是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。成立專門班子，組建專業(yè)隊(duì)伍，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，發(fā)揮公關(guān)效益。

3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)中的一大難題就是沒有相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，這已經(jīng)成為很多高校的制約瓶頸，也是大部分高校面臨的實(shí)際問題。針對(duì)這一問題高校需下決心徹底解決。一要加大投入，確保對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金保障到位。二要大力推動(dòng)系統(tǒng)軟件的開發(fā)，確保檔案管理信息化的軟硬件全面到位，為信息化建設(shè)營造一個(gè)良好環(huán)境[3]。三要加強(qiáng)監(jiān)督。確保設(shè)備設(shè)施的投入在陽光下運(yùn)行，在監(jiān)督中增效。

3.3 培養(yǎng)引進(jìn)專業(yè)人才

制約各高校檔案管理信息化建設(shè)的主要原因就是缺乏檔案管理信息化的專業(yè)人才，這已經(jīng)對(duì)管理信息化進(jìn)度造成了一定制約。因此各高校應(yīng)該通過各種手段加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)。一是加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，增加信息化培訓(xùn)課程，以提高其專業(yè)能力和基本技能，確保管理工作勝任。二是大力引進(jìn)外部優(yōu)秀人才，提高綜合素質(zhì)。通過提高人才待遇和福利等多種綜合手段，來吸引更多的檔案管理信息化優(yōu)秀人才，使檔案管理信息化建設(shè)人才綜合素質(zhì)提高，更好地推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義，不僅可以有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也有利于減少檔案管理成本。但是，目前高校檔案管理信息化建設(shè)良莠不齊，發(fā)展不平衡、不充分，需要檔案管理部門齊心協(xié)力，有針對(duì)性地解決問題，提高高校檔案管理效率。本文探討了高校檔案管理信息化的概念與意義，對(duì)管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性解決方案，期望能為提高高校檔案管理信息化建設(shè)有所裨益，有所啟發(fā)。