信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策

史立萍

（山東省濱州市無棣縣車王鎮(zhèn)便民服務(wù)中心，山東 濱州 251913）

1 信息時(shí)代檔案管理面臨的問題

1）管理者缺乏意識(shí)。從目前檔案管理的整體進(jìn)展來看，許多檔案管理人員缺乏正確的檔案管理意識(shí)，檔案管理信息化的進(jìn)程受到了延誤，影響了檔案管理的效率。如果管理人員不能嚴(yán)格要求自己，就會(huì)使檔案管理的進(jìn)度非常緩慢和雜亂無章，這將極大的影響檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，有關(guān)部門應(yīng)更加重視管理人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，使其適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理工作。

2）管理者能力差。目前在很多事業(yè)單位中，檔案管理人員的專業(yè)能力相對較差，主要是因?yàn)楣芾砣藛T通常由其他部門的員工擔(dān)任，很多管理人員本身并不具備良好的檔案管理專業(yè)能力，對檔案管理的認(rèn)識(shí)也不到位，無法滿足檔案管理的一些基本要求。此外，一些檔案管理人員年齡相對較大，不熟悉信息技術(shù)的應(yīng)用，另外，由于管理技術(shù)和專業(yè)管理能力的限制，這些管理人員通常在檔案管理過程中根據(jù)自己過去的經(jīng)驗(yàn)來管理檔案，但是，在信息技術(shù)應(yīng)用的管理系統(tǒng)中，一些過去的經(jīng)驗(yàn)不能適應(yīng)現(xiàn)代管理理念和管理模式，最終影響了檔案管理的質(zhì)量。

3）單一的文件管理手段。雖然目前信息技術(shù)在我國應(yīng)用廣泛，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)也廣泛應(yīng)用于檔案管理，但由于許多部門對信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用缺乏了解，以及以往檔案管理理念的影響，許多事業(yè)單位的檔案管理模式仍然處于單一程度。無論是以前的管理模式，還是現(xiàn)在的管理模式，都沒有能夠根據(jù)自身的需求，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。雖然一些事業(yè)單位將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但他們只應(yīng)用技術(shù)的歸檔和搜索等功能，其他深層次的技術(shù)還沒有得到實(shí)際應(yīng)用，如通過大數(shù)據(jù)分析相關(guān)信息內(nèi)容，這些單一的管理形式使得檔案管理的價(jià)值沒有得到有效發(fā)揮，因此這種管理方法相對低效，這也是當(dāng)前檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)。

4）信息安全受到影響。在檔案管理中，通過電子檔案管理可以提高檔案管理的效率，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常是通過用戶的手機(jī)驗(yàn)證碼和用戶的賬號(hào)密碼登錄到相關(guān)管理頁面進(jìn)行管理，這種管理模式可以很好地降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。然而，如果數(shù)據(jù)庫的密碼丟失泄露，不法分子可以破解賬號(hào)密碼登錄檔案數(shù)據(jù)庫，然后竊取相關(guān)信息數(shù)據(jù)或更改一些重要檔案，使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息安全受到極大威脅。

5）檔案管理制度不完善。從目前我國檔案管理的總體情況來看，檔案管理系統(tǒng)存在諸多不足，影響了檔案管理的發(fā)展。現(xiàn)階段，我國現(xiàn)有的一些法律不能對檔案管理形成更有效的約束，使得檔案管理的成果達(dá)不到預(yù)期的管理目標(biāo)。

2 信息時(shí)代提高檔案管理質(zhì)量的對策

1）建立檔案數(shù)據(jù)庫。開展檔案管理需要大量的信息數(shù)據(jù)作為管理工作的基本支撐，因此事業(yè)單位需要建立一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息化檔案管理，可以使信息傳遞得到非常有效的支持。通過數(shù)據(jù)庫的建立，可以進(jìn)一步保證檔案管理在良好的環(huán)境下順利進(jìn)行。此外，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)能夠進(jìn)一步考慮整體方向的發(fā)展戰(zhàn)略要求，以確保檔案管理能夠滿足實(shí)際發(fā)展需求。建立相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)據(jù)庫建立后，需要在檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)一步實(shí)施檔案維護(hù)和檔案保護(hù)，以保證檔案管理的效果和質(zhì)量得到更大程度的提高。

2）規(guī)范檔案管理。事業(yè)單位需要為檔案管理制定一個(gè)更加完善的檔案管理體系，通過明確界定檔案管理涉及的所有工作內(nèi)容，然后將該體系實(shí)施到實(shí)際管理中，可以進(jìn)一步保證檔案管理工作更加規(guī)范和有效，從而最大限度地發(fā)揮檔案管理的能量效率。此外，在大多數(shù)情況下，在檔案管理過程中，往往會(huì)涉及多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和配合，因此此時(shí)應(yīng)進(jìn)一步明確不同部門和人員的職責(zé)，以確保這些檔案管理人員能夠更好地對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、保存和管理，從而可以大大降低檔案數(shù)據(jù)丟失的概率。

3）提高文件信息的安全性。第一，事業(yè)單位要從根本上有效改變傳統(tǒng)的文件管理理念，要深刻認(rèn)識(shí)到文件信息對單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要作用，通過使用安全性更高的數(shù)據(jù)庫或加密系統(tǒng)，可以避免信息被一些非法分子竊??；第二，事業(yè)單位需要以各種形式驗(yàn)證用戶的登錄身份，通過多樣化的驗(yàn)證，可以更好地保證信息的安全性，比如事業(yè)單位可以通過內(nèi)部管理人員的聲音解鎖，從而防止用戶通過冒充內(nèi)部人員登錄數(shù)據(jù)庫竊取數(shù)據(jù)；第三，使用先進(jìn)的殺毒軟件定期殺毒，發(fā)現(xiàn)并清理一些潛在的網(wǎng)絡(luò)病毒，可以保證文件管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行，提高信息的安全性；第四，建立信息瀏覽記錄的報(bào)警系統(tǒng)，如果用戶在單位數(shù)據(jù)庫中瀏覽信息，需要設(shè)置限制，如果用戶長時(shí)間不響應(yīng)，觸發(fā)報(bào)警系統(tǒng)，或者用戶復(fù)制大量信息時(shí)觸發(fā)報(bào)警，可以提高檔案的安全性。

4）提高管理者的職業(yè)能力。在檔案管理過程中，管理者的管理能力將直接影響管理質(zhì)量。因此，事業(yè)單位應(yīng)不斷增強(qiáng)管理者的職業(yè)能力，定期對管理者進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后定期對其進(jìn)行考核，然后根據(jù)考核結(jié)果對其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，以增強(qiáng)管理者的積極性。同時(shí)，事業(yè)單位可以與一些高校合作培養(yǎng)人才，通過高校培養(yǎng)更多的專業(yè)檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以保證有足夠的新鮮血液流入事業(yè)單位檔案管理，保證檔案管理的科學(xué)準(zhǔn)確。此外，事業(yè)單位還可以組織檔案管理人員交流會(huì)議，解決現(xiàn)階段面臨的問題，在交流中更大程度地提高管理人員的專業(yè)能力。

5）建立健全管理體系。檔案管理系統(tǒng)的建立是一個(gè)事業(yè)單位完善管理能力的集中體現(xiàn)，只有在系統(tǒng)的約束下，每一個(gè)員工才能把自己的工作落實(shí)到位。檔案管理制度的建立可以鼓勵(lì)管理人員按照相關(guān)規(guī)定開展檔案管理工作，可以更好地避免工作人員失職、竊密等行為的發(fā)生。首先，事業(yè)單位要對檔案進(jìn)行分級(jí)管理，根據(jù)檔案信息的重要性和安全流程進(jìn)行分類，針對不同的安全保密等級(jí)制定不同的檔案管理制度；其次，對檔案信息的存儲(chǔ)、讀取和下載要有嚴(yán)格的要求，明確指出哪些人員有哪些權(quán)限，哪些人員不能對檔案信息進(jìn)行這些操作，將信息的管理限制在規(guī)定的范圍內(nèi)可以增加檔案信息管理的安全性，如果信息泄露或丟失，可以有針對性地發(fā)現(xiàn)問題；再次，對檔案管理的責(zé)任進(jìn)行細(xì)分，不同管理能力的人員管理不同安全保密級(jí)別的檔案，將責(zé)任分擔(dān)給個(gè)人，可以使檔案管理更有針對性，在檔案出現(xiàn)問題后，可以按照責(zé)任制追究相關(guān)人員的責(zé)任；第四，激勵(lì)機(jī)制的建立是檔案管理制度的重要環(huán)節(jié)，要求根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)制定獎(jiǎng)懲制度，但獎(jiǎng)懲制度應(yīng)適度，管理者感受到壓力的同時(shí)，積極性也得到提升。

3 結(jié)束語

綜上所述，信息時(shí)代，檔案信息管理面臨的挑戰(zhàn)是多方面的，這就要求相關(guān)事業(yè)單位制定更加科學(xué)的檔案管理管理方案，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，從而提高檔案管理質(zhì)量，使單位發(fā)展更加穩(wěn)定和安全。