信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

徐麗玲

（山西省孝義市應(yīng)急救援大隊(duì)，山西 呂梁 032300）

1 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

1）管理人員意識(shí)缺失。要實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，首先需要檔案管理者能夠區(qū)分自己在檔案管理中的角色，從思想上正確對(duì)待檔案管理工作。檔案工作者的思想觀念是檔案管理工作順利開(kāi)展的基本保證，它能有效地影響檔案管理工作的最終管理效果。但是，從現(xiàn)階段檔案管理工作的總體進(jìn)展來(lái)看，很多檔案管理人員在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上，對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)還處于一個(gè)很簡(jiǎn)單的水平，由于缺乏正確的檔案管理意識(shí)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的進(jìn)程一再推遲，影響了檔案管理的效率。如果管理人員不能?chē)?yán)格要求自己，就會(huì)使檔案管理工作進(jìn)展緩慢、無(wú)序。因此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)更加重視管理人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，使其適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理工作。

2）管理者的能力很差。目前，在許多企業(yè)中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力相對(duì)較差。這主要是因?yàn)楣芾砣藛T通常由其他部門(mén)的員工擔(dān)任。這些雇員有許多職責(zé)。因此，許多管理人員對(duì)檔案管理專業(yè)能力不強(qiáng)，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不深，不能滿足檔案管理的基本要求。此外，一些文件管理員年齡較大，不熟悉信息技術(shù)的應(yīng)用。此外，這些員工的學(xué)習(xí)能力不如年輕員工。由于管理技術(shù)和專業(yè)管理能力的限制，這些檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中，通常是根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理檔案，而在信息技術(shù)應(yīng)用的管理系統(tǒng)中，以往的一些經(jīng)驗(yàn)不能適應(yīng)現(xiàn)代管理理念和管理模式，最終導(dǎo)致對(duì)檔案管理質(zhì)量的影響。

3）檔案管理手段單一。雖然現(xiàn)階段信息技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用非常廣泛，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中也得到了廣泛的應(yīng)用，但由于許多企業(yè)部門(mén)對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的認(rèn)識(shí)不足，以及以往檔案管理觀念的影響，許多企業(yè)的檔案管理模式還處于單一的層次。無(wú)論是過(guò)去的管理模式形式，還是目前的管理模式現(xiàn)狀，很多企業(yè)都未能創(chuàng)新，未能根據(jù)自身需求優(yōu)化檔案管理模式。雖然有些企業(yè)部門(mén)將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但它只是應(yīng)用技術(shù)的歸檔、檢索等功能。其他深層次的技術(shù)還沒(méi)有在實(shí)踐中得到應(yīng)用，比如通過(guò)大數(shù)據(jù)分析相關(guān)信息內(nèi)容。這些單一的管理形式使得檔案管理的價(jià)值沒(méi)有得到有效地發(fā)揮，因此，這種管理相對(duì)低效，這對(duì)當(dāng)前的檔案管理也是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

4）信息標(biāo)準(zhǔn)不完善。在信息時(shí)代，開(kāi)展檔案工作，需要體現(xiàn)檔案的信息屬性，確保檔案能夠得到統(tǒng)一、規(guī)范的管理。但事實(shí)上，許多單位的檔案部門(mén)信息標(biāo)準(zhǔn)并不完善，在文件信息化建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)軟件方面，所使用的軟件只能在短時(shí)間內(nèi)滿足檔案工作的需要。不同的文件管理系統(tǒng)軟件之間兼容性差，不能共享文件資源。此外，由于缺乏信息標(biāo)準(zhǔn)，各單位檔案部門(mén)錄入的檔案信息存在一定差異，不僅給檔案管理的發(fā)展帶來(lái)困難，而且影響了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。目前，國(guó)內(nèi)檔案管理缺乏完善的法律法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理信息化缺乏準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)。

2 信息時(shí)代檔案管理工作改革與發(fā)展對(duì)策

1）開(kāi)發(fā)并使用兼容性強(qiáng)的檔案管理軟件。檔案管理信息化建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)檔案共享和實(shí)時(shí)傳輸?shù)哪康?。工作重點(diǎn)是開(kāi)發(fā)和使用兼容性強(qiáng)的檔案管理軟件，加強(qiáng)不同檔案管理部門(mén)之間的工作協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案共享與傳輸?shù)臒o(wú)縫銜接，提高檔案管理效果?；诖?，相關(guān)企業(yè)和組織需要開(kāi)發(fā)和使用兼容性強(qiáng)的檔案管理軟件，通過(guò)信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的重點(diǎn)編程，并利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)自動(dòng)識(shí)別存儲(chǔ)在不同文件數(shù)據(jù)庫(kù)中的字符文件和圖片文件等，方便后續(xù)文件存取。同時(shí)，檔案管理工作的高效實(shí)施和發(fā)展需要依托先進(jìn)的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案共享，提高檔案利用率。

2）統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在信息時(shí)代背景下，舊的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范已經(jīng)過(guò)時(shí)，不能適應(yīng)當(dāng)前管理的實(shí)際需要，必須進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新。在制定新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范時(shí)，要認(rèn)清信息時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段更新檔案管理方式，建立完善的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)高效管理和高質(zhì)量管理。檔案管理工作細(xì)致，需要統(tǒng)一，全面落實(shí)，通過(guò)移植檔案管理系統(tǒng)軟件等方式，規(guī)范和規(guī)范全國(guó)各地檔案存儲(chǔ)部門(mén)的管理，并對(duì)檔案管理工作實(shí)行同步考核。

3）及時(shí)更新檔案管理思想。管理思想的現(xiàn)代化主要是運(yùn)用更先進(jìn)、更科學(xué)的檔案基礎(chǔ)理論。特別是在信息時(shí)代飛速發(fā)展的背景下，任何一個(gè)行業(yè)要想取得理想的發(fā)展效果，都必須改變傳統(tǒng)觀念的局限性，尤其是檔案工作。作為一門(mén)科學(xué)，要真正把握檔案規(guī)律的特點(diǎn)，提高現(xiàn)代意識(shí)的建立，結(jié)合科學(xué)精神落實(shí)各項(xiàng)工作，才能推動(dòng)檔案工作向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。一方面，檔案管理人員要及時(shí)更新工作觀念。檔案管理學(xué)作為一門(mén)綜合性很強(qiáng)的社會(huì)科學(xué)，有其獨(dú)特的理論和發(fā)展規(guī)律。對(duì)于從事檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，要充分考慮他們?cè)诋?dāng)前高效的體制改革中所處的地位和發(fā)揮的作用。在職能層面，要逐步由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)二者協(xié)調(diào)發(fā)展；另一方面，要重視樹(shù)立質(zhì)量意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。在實(shí)際操作過(guò)程中，要充分考慮檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，以及相關(guān)理論知識(shí)，嚴(yán)格控制檔案形成的全過(guò)程，不可忽視任何一個(gè)環(huán)節(jié)，切實(shí)落實(shí)質(zhì)量管理工作，消除具體操作過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。檔案管理要充分適應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化的要求，結(jié)合具體情況，積極運(yùn)用更加新穎、多樣化的管理方法和手段。

4）增加資金投入，完善檔案管理。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，從以前的文字、圖表逐步發(fā)展到音像制品和光盤(pán)軟件，然后利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)施保護(hù)和分類(lèi)工作。因此，有關(guān)部門(mén)要注意適當(dāng)增加資金投入。同時(shí)，有關(guān)部門(mén)要結(jié)合具體情況加強(qiáng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，共同開(kāi)發(fā)科學(xué)、適用、通用的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，合理調(diào)整混亂局面，實(shí)現(xiàn)和諧統(tǒng)一。這樣既可以節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又可以促進(jìn)新時(shí)期檔案工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化的水平發(fā)展，為后續(xù)資源共享的發(fā)展提供借鑒和有力保障。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員只需將相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、全面地錄入通用數(shù)據(jù)庫(kù)，就能提高工作效果和效率。因此，通用數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)要跟上檔案的更新和發(fā)展，既要體現(xiàn)及時(shí)準(zhǔn)確的特點(diǎn)，又要為各級(jí)主管部門(mén)順利開(kāi)展數(shù)據(jù)報(bào)送工作提供有力支持。此外，還應(yīng)注重完善法律法規(guī)建設(shè)，主要是在綜合分析檔案形成、發(fā)展和保管情況的基礎(chǔ)上，多層次、多系統(tǒng)地實(shí)施各項(xiàng)檔案管理工作，有效監(jiān)管互聯(lián)網(wǎng)上的一系列違法行為。隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展。如破壞他人信息管理系統(tǒng)、竊取文件機(jī)密等。對(duì)此，要不斷增強(qiáng)法治意識(shí)，完善管理體制的科學(xué)建設(shè)，為檔案的實(shí)體安全和內(nèi)容安全提供有力保障。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代，檔案管理面臨著電子檔案管理的安全性、信息檔案管理的統(tǒng)一性不高、檔案管理人員的綜合素質(zhì)缺乏提高等挑戰(zhàn)。面對(duì)這些挑戰(zhàn)，我們要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，建立健全檔案管理信息化保障體系，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理的信息化和科學(xué)化。