信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略

吳麗洪

（東莞市交通運(yùn)輸局樟木頭分局，廣東 東莞 523000）

互聯(lián)網(wǎng)以及信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展使得我國(guó)各行各業(yè)都受到了積極性影響，當(dāng)前的信息化技術(shù)促使著我國(guó)社會(huì)高速發(fā)展，同時(shí)也為各行各業(yè)的工作效率提升提供了重要契機(jī)。信息技術(shù)不僅能夠有效推動(dòng)辦公室的檔案管理效率提升，同時(shí)也能為辦公室檔案的收集保管、數(shù)據(jù)分析以及決策參考等提供技術(shù)支持。因此信息時(shí)代下的辦公室檔案管理工作需緊跟社會(huì)腳步，注重理念方式等方面的創(chuàng)新，以此提升工作質(zhì)量，為辦公室檔案管理開啟新的“大門”。

1 當(dāng)前辦公室檔案管理過(guò)程中存在的問題

1）信息化建設(shè)有待提升。計(jì)算機(jī)在近二十年中逐步滲透到了各行各業(yè)當(dāng)中，辦公室檔案管理也多采用計(jì)算機(jī)等終端進(jìn)行操作，但是信息化建設(shè)不僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，還需要進(jìn)行管理設(shè)施以及管理理念的進(jìn)一步深化，信息化建設(shè)包括管理權(quán)限、各部門之間的信息共享等，在當(dāng)前的信息化技術(shù)背景下辦公室檔案管理沒能按照統(tǒng)一的規(guī)劃進(jìn)行發(fā)展，因此缺少智能化方向，雖然相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式更具效率，但也僅僅是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行無(wú)紙化操作[1]。

2）傳統(tǒng)工作模式仍然沿用。辦公室傳統(tǒng)的檔案管理僅僅是對(duì)檔案材料的收集整理以及歸納，同時(shí)在需要檔案時(shí)再進(jìn)行查找，但是現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展檔案的用處更多，既可以進(jìn)行資料對(duì)比分析，同時(shí)也能對(duì)管理層決策提供數(shù)據(jù)支持，但是當(dāng)前的工作人員仍保有傳統(tǒng)的工作模式和工作思想，沒能按照社會(huì)發(fā)展需求進(jìn)行工作思路轉(zhuǎn)變，使得辦公室的檔案資源僅僅服務(wù)于個(gè)別部門或者個(gè)別管理層，沒能發(fā)揮其作用。

3）信息化技術(shù)較為落后。辦公室的檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)并沒有受到單位或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層所重視，認(rèn)為檔案管理更多的是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集以備不時(shí)之需，隨著當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展檔案管理已經(jīng)有了自身的更加多元化用途，而目前檔案管理工作依然依靠大部分人工進(jìn)行錄入、編輯，尤其在信息比對(duì)、信息調(diào)用等方面仍較為落后，沒有發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化管理自身的特點(diǎn)，這也最終導(dǎo)致了辦公室檔案管理信息化發(fā)展緩慢的問題[2]。

4）辦公室檔案管理人員整體素質(zhì)不高。辦公室檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)都是一個(gè)較為清閑的崗位，同時(shí)受到傳統(tǒng)工作思想影響，檔案管理工作通常由年紀(jì)稍大或者是文化水平不高的人員擔(dān)任，而一些年輕骨干責(zé)任會(huì)承擔(dān)其他更加重要的工作，因此辦公室檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，同時(shí)在工作方法工作理念上也缺少創(chuàng)新性和創(chuàng)造性，往往只是按部就班的對(duì)檔案進(jìn)行歸納。其實(shí)當(dāng)前的檔案管理早已經(jīng)由傳統(tǒng)的資料收集轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅胤?wù)性的工作，同時(shí)對(duì)于管理人員的整體素質(zhì)也有了更高要求，不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)技能，同時(shí)還要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化知識(shí)進(jìn)行工作融合，包括各類軟件的熟練使用等。

2 信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，注重檔案管理的創(chuàng)新趨勢(shì)?；ヂ?lián)網(wǎng)以及信息化產(chǎn)業(yè)正在深刻地改變著人們的生產(chǎn)、生活以及學(xué)習(xí)方式，因此辦公室檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，注重自身工作的創(chuàng)新，緊跟時(shí)代腳步，才能更好地迎合行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。首先，辦公室檔案管理人員要改變傳統(tǒng)思想束縛、注重職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)信息化時(shí)代下檔案管理工作內(nèi)容，并結(jié)合自身的工作特點(diǎn)，秉承科學(xué)靈活的原則開展工作。其次，單位的管理層也應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理人員調(diào)配原則，注重檔案管理工作自身價(jià)值，從多個(gè)角度向檔案管理隊(duì)伍注入“新鮮血液”，也可以通過(guò)定期培訓(xùn)提高檔案工作人員的思想認(rèn)知[3]。

2）創(chuàng)新工作方式，加強(qiáng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式往往會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、資料都丟失或檔案整理順序混亂的問題，這不僅僅會(huì)對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性造成影響，同時(shí)在后期工作中需要查找時(shí)也較為繁瑣，往往錯(cuò)過(guò)了最佳檔案利用時(shí)機(jī)，嚴(yán)重時(shí)還可能成為管理層的決策帶來(lái)隱患，因此應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理工作方式，注重檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。首先，辦公室檔案管理工作人員要針對(duì)目前的工作情況進(jìn)行問題收集和整理，將共性問題羅列出來(lái)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)解決問題模式，而要注重自身的“主動(dòng)出擊”。其次，根據(jù)工作需要將辦公室的檔案進(jìn)行模塊劃分、系統(tǒng)化的分類，還需要建立相應(yīng)的檔案子系統(tǒng)，使得檔案信息條目清晰、層次分明、利于查找，相關(guān)工作人員在有條件的情況下還要為每個(gè)檔案進(jìn)行內(nèi)容概括，方便在后期工作中進(jìn)行查找或者調(diào)閱。最后，要針對(duì)當(dāng)前的辦公室檔案管理工作繁瑣程序進(jìn)行簡(jiǎn)化，降低人工勞務(wù)動(dòng)程度、充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)減少重復(fù)性工作，通過(guò)管理秩序的優(yōu)化調(diào)整，利用計(jì)算機(jī)邏輯鏈條對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善[4]。

3）轉(zhuǎn)變被動(dòng)工作局面，增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作往往處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，也就是從各部門進(jìn)行資料收集，然后整理成冊(cè)入庫(kù)，不僅工作效率低下同時(shí)也不能為行業(yè)的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持，在當(dāng)前信息化背景下需轉(zhuǎn)變檔案管理被動(dòng)工作局面，提高相關(guān)人員的服務(wù)意識(shí)。首先應(yīng)該構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在檔案資料查詢、檔案資料分享、檔案資料調(diào)取等方面提高工作效能，但是檔案的利用與挖掘也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，要對(duì)檔案管理進(jìn)行安全加密，注重建立防火墻等有效措施，對(duì)于進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的人員要進(jìn)行登錄備案。其次，智能化時(shí)代下人們更多地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息分享、信息傳遞，甚至在不見面的情況下也可以通力完成工作，因此要注重循序漸進(jìn)地提高信息化檔案管理水平，構(gòu)建智能化的整體辦公環(huán)境，在檔案收集方面就考慮數(shù)字信息傳遞，同時(shí)對(duì)于后期的資料整理以及資料調(diào)取等方面，也要做長(zhǎng)遠(yuǎn)性規(guī)劃，但數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)不可操之過(guò)，即而是要注重利用模塊拓展方式為其留有一定“空間”。

4）提高辦公室檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。信息化時(shí)代的辦公室檔案管理更多的是依靠設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)完成工作內(nèi)容，但是設(shè)備維護(hù)以及工作框架體系的構(gòu)建仍需要人為參與，因此檔案管理工作的整體隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量具有重要影響。首先，鑒于當(dāng)前辦公室檔案管理工作的人員綜合素養(yǎng)需要有針對(duì)性地進(jìn)行教育培訓(xùn)，定期對(duì)信息化管理技術(shù)水平進(jìn)行檢驗(yàn)，同時(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)的過(guò)程也需要?jiǎng)討B(tài)的考察，讓相關(guān)從業(yè)人員意識(shí)到危機(jī)感，僅僅簡(jiǎn)單的電腦操作不符合檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，而是要更多地了解應(yīng)用軟件以及程序使用。其次我國(guó)在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域?qū)儆谑澜珙I(lǐng)先水平，要注重更新員工的現(xiàn)有知識(shí)儲(chǔ)備和管理觀念，可以借助各類平臺(tái)進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以打破時(shí)間與空間限制，更大程度上節(jié)約時(shí)間，同時(shí)平臺(tái)的學(xué)習(xí)內(nèi)容也更加豐富，有利于廣大員工反復(fù)觀看學(xué)習(xí)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科技的快速發(fā)展給辦公室檔案管理帶來(lái)了良好的發(fā)展前景，同時(shí)相關(guān)人員也應(yīng)該意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)于檔案管理的積極性影響，并從多角度分析目前辦公室檔案管理過(guò)程中存在的問題，有針對(duì)性地進(jìn)行改革與創(chuàng)新，為檔案管理工作的智能化發(fā)展做好鋪墊。