數(shù)字化檔案管理的發(fā)展及應對策略研究

張巧芳

（五寨縣檔案館，山西 忻州 036200）

數(shù)字化檔案管理是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的，能夠?qū)鹘y(tǒng)的文字檔案以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)出來，并且可以通過信息化設(shè)備進行傳輸和查閱。在當今時代背景下，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及，應用數(shù)字化管理技術(shù)能夠使檔案資源的使用過程變得更加方便、快捷，減輕了管理壓力，也能夠豐富檔案數(shù)據(jù)庫中的資源。

1 檔案數(shù)字化管理的意義

數(shù)字化檔案管理是以計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的一種檔案管理形式。相比于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案能夠?qū)⑿畔⑴c載體進行分離，避免了紙質(zhì)載體損壞造成的檔案信息缺失，降低了檔案存儲的難度，同時也節(jié)省了紙質(zhì)載體對空間的占用，還能夠使不同形式和載體的信息統(tǒng)一轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，實現(xiàn)對語言、文字、圖片等信息進行數(shù)字化編碼，將信息內(nèi)容通過數(shù)字化設(shè)備呈現(xiàn)出來。隨著各領(lǐng)域的信息交流增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法無法滿足使用者和管理者的需求，因此數(shù)字化管理是必然的發(fā)展方向。檔案數(shù)字化管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：第一，工作模式數(shù)字化。檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案錄入到信息化設(shè)備和管理平臺中成為電子檔案，然后對電子檔案信息進行系統(tǒng)的管理。能夠通過信息化設(shè)備對檔案信息進行錄入、分類和存儲，也可以通過關(guān)鍵詞進行搜索，提高檔案信息的利用效率。第二，管理資料數(shù)字化。在當今時代背景下，信息化技術(shù)十分發(fā)達，可以通過人工錄入和掃描的方式將紙質(zhì)檔案錄入到數(shù)字化管理設(shè)備中，通過數(shù)字化管理平臺對檔案信息進行管理，從而實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化。

2 提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的策略

1）優(yōu)化檔案數(shù)字化管理環(huán)境。為了提高數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量，檔案管理部門需要加大資金投入，在保證資金充足的情況下，為數(shù)字化檔案管理工作創(chuàng)造更好的管理環(huán)境。首先，要引進先進的技術(shù)和優(yōu)秀的人才以及先進的數(shù)字化硬件設(shè)施。要對設(shè)備進行升級和改造，以滿足數(shù)字化檔案管理工作的需求。其次，要積極建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺，實時掌握管理平臺的技術(shù)發(fā)展情況，采取有效的安全防護手段，加大安全防護力度，避免數(shù)字化檔案泄露或被非法盜用，提高數(shù)字化檔案的安全性，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2）建設(shè)高素質(zhì)的數(shù)字化管理人才隊伍。對于任何單位來說，人才都是重要的發(fā)展動力。在檔案的數(shù)字化管理中，也要注重人才的引進和培養(yǎng)。要通過各種渠道挖掘數(shù)字化檔案管理人才，從而建設(shè)專業(yè)化、高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理團隊。在這個過程中，必須引進高端人才。因為高端的數(shù)字化檔案管理人才能夠帶來先進的管理理念和管理技術(shù)，對數(shù)字化檔案管理工作的開展和建設(shè)有重要的推動作用。為了促進檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理部門要大量引進年輕的管理人才，并開展各種形式的培訓，使相關(guān)工作人員能夠得到專業(yè)知識和技能方面的提升。要隨時了解當下最新的檔案管理技術(shù)和方法，能夠熟練地操作檔案管理系統(tǒng)，掌握硬件設(shè)備及軟件平臺的使用方法，能夠及時迅速的解決檔案數(shù)字化管理過程中遇到的問題，從整體上提升數(shù)字檔案管理工作的水平。

3）優(yōu)化檔案數(shù)字化管理機制。在檔案數(shù)字化管理工作中，為了優(yōu)化檔案管理工作的效果，需要建立一個完整的檔案管理體系。使數(shù)字化檔案管理工作能夠順利地開展，并取得良好的成果。首先，要對數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容進行明確，制定完善的管理制度和工作標準以及技術(shù)規(guī)定，使數(shù)字化檔案管理工作能夠更有效的進行，避免一些不必要的損失。其次，要細致的劃分檔案管理責任并且落實，同時要加強對檔案數(shù)字化管理工作人員的監(jiān)督。制定完善的考核制度，對數(shù)字化檔案管理工作進行監(jiān)督，使檔案管理人員能夠自覺的提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，保持對工作認真負責的態(tài)度，從而促進檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

4）提高數(shù)字化管理意識。從傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理模式要經(jīng)歷一個漫長的過程，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案本身就是一項復雜的工作，雖然有高科技設(shè)備的幫助，也需要人工操作，在發(fā)展的過程中也需要不斷的改進和完善。同時，檔案管理人員的數(shù)字化管理意識也需要不斷的增強，要明確檔案數(shù)字化管理的意義，認真的開展數(shù)字化管理工作，使數(shù)字化的檔案資源能夠發(fā)揮應有的價值，為相關(guān)工作提供必要的參考依據(jù)。檔案管理人員也要不斷的探索新的檔案管理路徑，更新管理理念，完善檔案管理設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理能力。

5）建立數(shù)字化檔案管理平臺。目前，我國的檔案數(shù)字化平臺正在探索和發(fā)展的過程中，要結(jié)合實際管理需求，并參考其他數(shù)字化平臺的創(chuàng)建經(jīng)驗，完善數(shù)字化檔案管理平臺的功能。要根據(jù)具體的需求不斷地增加平臺的功能，從而提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺的過程中，可以從兩個方面著手：第一，滿足平臺功能需求。管理人員要在以往的工作中總結(jié)經(jīng)驗，針對一些普遍性、典型性的問題制定出科學可行的解決方法，不斷的完善平臺的功能。使數(shù)字化檔案管理平臺能夠提供更高質(zhì)量的服務(wù)，并且要保證數(shù)字化檔案資料的完整性和安全性。第二，實現(xiàn)檔案信息資源共享。數(shù)字化檔案管理平臺必須能夠為使用者提供完整有效的檔案信息，能夠進行檔案數(shù)據(jù)的傳輸和共享，并且要保證傳輸過程的安全性，建立安全高效的數(shù)字化檔案管理平臺，能夠?qū)τ跈n案信息進行統(tǒng)一的管理，使用戶在平臺上能夠自主完成借閱、打印、下載、權(quán)限查詢等操作，提高檔案管理工作的效率。

6）統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。檔案管理部門在應用數(shù)字化管理技術(shù)的過程中，要以檔案的需求為基礎(chǔ)，對檔案信息的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行統(tǒng)一，從而降低檔案管理的難度系數(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)的完整性，促進數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。在建設(shè)的過程中要統(tǒng)一規(guī)定檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，同時也要與其他部門進行合作與溝通，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)調(diào)取、使用、錄入、保存的操作方法，避免錯誤操作造成的數(shù)據(jù)丟失。檔案管理部門也要完善內(nèi)部管理制度，使管理人員在錄入檔案信息的過程中能夠高度集中注意力，避免錄入錯誤給檔案使用者造成誤導。

7）完善檔案管理手段。近年來，信息通信技術(shù)發(fā)展迅速，并且得到了廣泛的應用，為社會各個領(lǐng)域提供了便利的條件，檔案管理部門可以利用信息通信技術(shù)來實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。管理者要更新檔案管理理念，并且要深入地了解信息通信技術(shù)，將二者有機地結(jié)合起來，加快檔案數(shù)字化發(fā)展的進程，擴大檔案管理部門的服務(wù)范圍。要加大在信息通信技術(shù)方面的資金投入，應用先進的設(shè)備和技術(shù)，提高檔案管理的數(shù)字化程度，可以應用信息通信技術(shù)建立智慧檔案室。智慧檔案室中包含多個系統(tǒng)，如：自助借還系統(tǒng)、異常警報系統(tǒng)、門禁防盜系統(tǒng)、恒溫恒濕系統(tǒng)、3D虛擬庫房系統(tǒng)等。通過這些系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理的全面數(shù)字化，能夠完善檔案管理的手段，并且能夠提高檔案錄入的效率，使檔案管理工作變得更加高效便捷。

3 結(jié)論

綜上所述，為了適應時代的發(fā)展和社會的進步，檔案管理部門需要改進傳統(tǒng)的檔案管理方法，采用數(shù)字化的管理方式，對檔案的錄入、查閱、管理提供更便利的條件。在這個過程中需要建立完善的數(shù)字化檔案管理制度，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，從整體上實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。