李燕霞
(魯北技師學(xué)院,山東 濱州 256603)
數(shù)字化時(shí)代意味著一切信息都可以進(jìn)行數(shù)字化處理,可以利用云計(jì)算機(jī)保存、查閱、共享等等。這放在高校檔案管理中,就是將檔案的信息由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?,同時(shí)檔案的管理、保存、查閱、調(diào)動(dòng)等等也是通過(guò)信息化的手段進(jìn)行。這種手段在方便高校檔案管理的同時(shí)也存在一些問(wèn)題,當(dāng)前環(huán)境下高校的檔案信息化管理還不夠完善,需要逐步進(jìn)行加強(qiáng)和改善,才能建立高效便捷的現(xiàn)代化檔案管理體系。
在高校檔案管理信息化中,首先存在的問(wèn)題就是缺少基礎(chǔ)信息設(shè)備的投入。傳統(tǒng)的高校檔案管理中,大多都是依靠人力收集、記錄和保存,建立專門的檔案室和檔案管理人員。但是這種方式需要耗費(fèi)很大的人力資源,且每一次檔案的調(diào)動(dòng)都是一項(xiàng)巨大的工程。因此數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)改善了這個(gè)檔案管理的過(guò)程。但是,很多高校因?yàn)橘Y金和人力的投入不夠,導(dǎo)致缺乏基礎(chǔ)的信息設(shè)備,如云計(jì)算機(jī)、查詢工具、訪問(wèn)系統(tǒng)等等。這些是數(shù)字化時(shí)代下可以方便高校檔案管理的工具,但很多高校沒有緊跟時(shí)代的步伐,改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理方式,導(dǎo)致檔案管理效率低下且耗時(shí)較長(zhǎng)。
檔案管理是一個(gè)比較繁雜的管理工程,特別是在高校中,全校學(xué)生的學(xué)籍檔案、實(shí)習(xí)檔案等等都需要分類管理,因此需要制定統(tǒng)一的管理規(guī)范才能將檔案管理得井井有條。但很多高校的檔案管理都比較缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范,沒有將檔案都放在一起集中管理,對(duì)于檔案的查閱、增加也都沒有詳細(xì)說(shuō)明。當(dāng)學(xué)生畢業(yè)以后的檔案的調(diào)動(dòng)也是較為繁雜,不能夠集中進(jìn)行高效管理。高校雖然有建立檔案室,但都是沒有統(tǒng)一的管理規(guī)章,對(duì)于每個(gè)年級(jí)檔案的擺放,是否錄入系統(tǒng)等等,都有待考究,這也是導(dǎo)致檔案管理效率低下的原因。
數(shù)字化時(shí)代帶來(lái)的不僅有便捷快速的信息系統(tǒng),還存在許多安全隱患,很多高校都缺乏信息安全管理意識(shí)。檔案的信息化是通過(guò)計(jì)算機(jī)人為進(jìn)行操作的,而計(jì)算機(jī)在當(dāng)前時(shí)代是不能夠保證完全安全的[1]。很有可能在方便學(xué)生查閱信息、共享信息的同時(shí),信息就有被篡改和偽造的可能性。因此,高校檔案管理在推進(jìn)信息化管理進(jìn)程的同時(shí),也需要著重注意信息安全的問(wèn)題,讓專門的信息管理人員設(shè)置安全防火墻,對(duì)日常的信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),這樣才能保證檔案信息化的安全。
要推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程,首先就要增加檔案管理的資金投入[2]。學(xué)校需要對(duì)檔案管理重視起來(lái),改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、云存儲(chǔ)設(shè)備、查閱基站等等。除了檔案的保存、查閱環(huán)節(jié),在檔案的收集環(huán)節(jié)也需要相應(yīng)的設(shè)備才能開展工作。比如對(duì)學(xué)生照片信息的采集、視頻信息的記錄、證書的掃描等等。這些工作的展開需要采用掃描儀、多媒體設(shè)備、專業(yè)的照相人員、視頻采集器等等。想要更好地管理學(xué)生的檔案,記錄每一位學(xué)生的經(jīng)歷、信息,這些工作都是需要大量的資金投入才能完成的。因此,高校需要加大檔案管理的資金投入,為學(xué)生打造一個(gè)更全面仔細(xì)的檔案管理體系。
高校的檔案管理工作量巨大且繁雜,因此需要建立專門的檔案管理部門。這個(gè)部門需要合理規(guī)劃每一個(gè)檔案室的建設(shè)和使用,將學(xué)生檔案的編號(hào)、擺放、查閱、注銷等等工作都詳細(xì)制定工作流程,形成系統(tǒng)化的管理。這樣的管理模式方便信息的查閱和使用,同時(shí)也能清晰地了解每一份檔案的動(dòng)態(tài)。在日常的生活中,檔案小組需要關(guān)心學(xué)生檔案的變動(dòng)情況,比如學(xué)生有進(jìn)行實(shí)習(xí),將實(shí)習(xí)記錄表錄入學(xué)生的檔案,這也是豐富和完善學(xué)生檔案的過(guò)程。因此,檔案管理部門需要詳細(xì)制定好計(jì)劃,哪些資料需要?dú)w入檔案,哪些學(xué)生存在特殊情況,檔案管理部門都需要有詳細(xì)地記錄。這樣才能讓高校的檔案管理更加便捷有益,當(dāng)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。
在推進(jìn)高校檔案管理信息化的過(guò)程中,建立學(xué)生的個(gè)人電子檔案系統(tǒng)也是很重要的步驟。以往學(xué)生的檔案都是紙質(zhì)版的,紙質(zhì)版雖然能保證真實(shí)性和唯一性,但是不好保存,查閱比較麻煩,且紙質(zhì)容易損壞和丟失。因此建立電子檔案是信息化進(jìn)程中必須的一步。將學(xué)生的學(xué)籍檔案都導(dǎo)入系統(tǒng),在導(dǎo)入時(shí)保證信息的正確性,需要管理人員仔細(xì)核對(duì)。但同時(shí),對(duì)電子檔案的錄入并不意味著放棄紙質(zhì)版的檔案,無(wú)論在現(xiàn)在還是以后,紙質(zhì)版的檔案都有著舉足輕重的地位[3]。因此對(duì)于個(gè)人紙質(zhì)版的檔案也需要配合電子版使用??梢詫€(gè)人檔案的信息錄入系統(tǒng),包括擺放檔案室、哪一層哪一號(hào)等,這樣可以方便查詢,也可保證紙質(zhì)檔案的有序保管。
高校檔案的使用人員涉及老師、學(xué)生,在畢業(yè)以后還有對(duì)接的學(xué)校、工作單位等等。因此檔案的查閱和訪問(wèn)是一個(gè)日常性的活動(dòng),需要將基本信息對(duì)學(xué)生和其他正規(guī)的人員開放。高校需要推進(jìn)數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè),只有高校將平臺(tái)搭建好,讓每一個(gè)需要查閱檔案信息的人員能夠獲得相應(yīng)的信息,這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享,讓檔案發(fā)揮更大的作用。但在搭建平臺(tái)的過(guò)程中,也需要注意對(duì)信息安全的維護(hù)。對(duì)于學(xué)校的學(xué)生查閱檔案,需要進(jìn)行身份識(shí)別和驗(yàn)證,這樣才能保護(hù)學(xué)生的隱私。同時(shí)需要建立一些綜合服務(wù)平臺(tái),對(duì)于學(xué)生的檔案流動(dòng)情況、檔案的保管情況都能夠在上面獲得解答。這樣才能形成良性的檔案管理系統(tǒng),促進(jìn)高校的檔案管理效率。
高校檔案的管理離不開管理人員的參與,因此要提升檔案信息化的建設(shè),需要培養(yǎng)信息化管理人才[4]。以往的檔案管理工作人員已經(jīng)不能夠適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展,將檔案的管理與現(xiàn)代科技發(fā)展掛鉤。檔案管理人員需要掌握基本的計(jì)算機(jī)操作,才能進(jìn)行檔案的錄入、查詢等工作。同時(shí)也要對(duì)檔案的保管位置,一些機(jī)密檔案的查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄。另外,檔案管理人員需要?jiǎng)?chuàng)新思維,改善檔案管理平臺(tái),從檔案信息使用人員的角度出發(fā),為他們提供更加方便快捷的服務(wù)。
總之,數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化的建設(shè)道路還很長(zhǎng),需要加強(qiáng)檔案管理的資金投入、建立專門的檔案管理部門。同時(shí)對(duì)每一個(gè)學(xué)生都需要建立個(gè)人電子檔案,設(shè)立專門的檔案服務(wù)平臺(tái),加強(qiáng)檔案管理的效率。另外也需要培養(yǎng)信息化管理人才,改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理,建設(shè)現(xiàn)代化高效率的檔案管理體系。