創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

郭艷菲

（中國共產(chǎn)黨白山市渾江區(qū)委黨校，吉林 白山 134300）

1 導言

當前大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得信息管理工作的信息量不斷增加，同時信息的類型也逐漸多樣化，尤其是在檔案管理工作中，基于傳統(tǒng)檔案管理理念和服務(wù)方式的檔案管理已無法滿足目前社會對各個領(lǐng)域中檔案管理的要求，并且所處信息環(huán)境正在發(fā)生本質(zhì)上的改變，因此更多的研究學者開始將研究目標轉(zhuǎn)向?qū)n案管理的信息化發(fā)展。

2 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化的意義

隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，檔案管理工作也取得了一定的進步，在檔案管理的軟硬件建設(shè)方面都得到了很大改善，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息化建設(shè)都得到加強，檔案管理單位進一步適應(yīng)了社會對檔案信息的需求，檔案的服務(wù)功能不斷拓寬，檔案意識和檔案法治意識逐步加強，檔案管理不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用，在經(jīng)濟社會發(fā)展中產(chǎn)生了一定的作用。創(chuàng)新是檔案管理單位事業(yè)發(fā)展的必然要求，新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。而在當前的信息化時代之中，各行業(yè)在開展相關(guān)工作時都引入了信息技術(shù)，而采用信息化技術(shù)對檔案資料進行建設(shè)與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。

3 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)途徑

3.1 構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)

檔案管理工作是否能實現(xiàn)信息化建設(shè)直接決定未來可持續(xù)性的工作，也是推進有關(guān)工作深入發(fā)展的主要因素。在當前信息技術(shù)發(fā)展時代下，作為檔案管控人員需要結(jié)合各信息站點的基本情況與人們對內(nèi)部檔案的基本要求，將檔案管理信息化服務(wù)基本要求作為基礎(chǔ)，并為網(wǎng)站系統(tǒng)增加查詢和借閱，及信息共享等功能，從最基礎(chǔ)上提升檔案管理工作的綜合性水平。同時構(gòu)建信息化網(wǎng)站體系的同時，也應(yīng)為事業(yè)單位和檔案管理工作體系間建立一定的聯(lián)系，實施更為符合現(xiàn)階段信息應(yīng)用需求的一體化管理模式。

3.2 建立檔案信息丟失處理機制

檔案信息的丟失對于事業(yè)單位來說是非常麻煩的，在信息時代中檔案信息丟失的概率在提升，所以針對檔案信息丟失的情況，事業(yè)單位應(yīng)該能夠制定一個針對性地處理機制，根據(jù)不同等級的檔案信息進行不同的處理方案，這樣能夠在檔案信息丟失的第一時間內(nèi)有針對性地解決，從而使得事業(yè)單位的損失降至最低。首先，事業(yè)單位在檔案丟失后第一時間應(yīng)該找出丟失的原因；其次，針對這些原因給出處理方案，如果是管理人員疏忽的因素，應(yīng)該及時將檔案信息進行補全，如果是外部人員竊取，應(yīng)該將相關(guān)的證據(jù)交給警方處理；最后，針對檔案信息管理系統(tǒng)的漏洞給出合理的解決方案，將漏洞填補，避免以后發(fā)生類似的現(xiàn)象。通過制定科學補救方案不僅能使得事業(yè)單位在檔案信息泄露后受到更小的損失，同時也能夠提升事業(yè)單位檔案管理的安全防范能力，對于事業(yè)單位發(fā)揮至關(guān)重要。

3.3 加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應(yīng)該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，通過對信息技術(shù)特點的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關(guān)鍵。檔案管理工作人員應(yīng)當了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權(quán)管理、安全防火墻設(shè)置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關(guān)管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應(yīng)的技術(shù)舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。

3.4 提升檔案信息管理技術(shù)的創(chuàng)新，滿足信息技術(shù)的需求

隨著時代的發(fā)展，社會經(jīng)濟的創(chuàng)新，人們生活水平提高，對檔案管理提出更高的需求，除了確保檔案信息的安全性，相關(guān)人員也應(yīng)該與時俱進，積極的學習各項管理工作，完善自身的管理理念，加強對檔案資源管理方式的提升，進行技術(shù)創(chuàng)新，進而確保檔案信息化技術(shù)的發(fā)展，提升人們的需求。這就需要相關(guān)工作人員首先要確保檔案儲存的有效性、準確性、規(guī)范化，不斷優(yōu)化相應(yīng)的管理技術(shù)，提升管理水平。要對檔案信息的多樣性和廣泛性進行研究。

3.5 強化檔案管理人員培訓

作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當前的部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應(yīng)用加以引導，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應(yīng)引入更多的信息化與科學化的技術(shù)手段，促進工作人員的整體素質(zhì)的提升。定期開展培訓活動是有效提升技術(shù)水平的重要基礎(chǔ)，為提高對計算機技術(shù)的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎(chǔ)。

3.6 提升檔案信息的使用效率

只有通過科學的管理手段，規(guī)范管理技術(shù)，提升檔案信息管理的使用效率，那么工作人員就會避免很多雜亂的工作，使其變得輕松有簡單，并且能夠提升服務(wù)質(zhì)量，避免不必要的失誤。可以對人才進行相應(yīng)的儲備，只有建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)的人才隊伍，才能夠確保工作效率。要避免人才的流失，可以通過激勵機制，制定有效的管理方式，搭建一個良好的溝通機制，增強管理人員的創(chuàng)新意識，促進檔案信息的高效性?？梢詮娀蚕碛^念，建設(shè)一個有效的共享庫，很多工作都是交叉作業(yè)的，只有提升檔案信息的共享性，強化人們的共享理念，才能夠建設(shè)一個真正的檔案共享庫。

4 結(jié)束語

總之，隨著時代的發(fā)展，人們開始向著信息化，科技的角度發(fā)展，在檔案信息管理中，也應(yīng)該與時俱進，不斷創(chuàng)新，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，應(yīng)該將物業(yè)檔案信息科學運用，提升其工作效率，確保用戶的隱私安全。