信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

毛翼坤

（白山市渾江區(qū)發(fā)展和改革局，吉林 白山 134300）

1 導(dǎo)言

隨著時代的發(fā)展以及科技水平的提升，人們越來越意識到檔案管理工作的重要性。而在傳統(tǒng)檔案管理模式中普遍存在重視程度不夠、專業(yè)能力不足、崗位素養(yǎng)缺失、信息化建設(shè)過于表層化、電子檔案安全性缺失等問題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的順利開展及健康發(fā)展。因此，結(jié)合時代發(fā)展體征，探索新時期檔案管理工作的新思路具有十分重要的意義。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案管理體系不完善

由于檔案對于企業(yè)部門的發(fā)展有著重要的意義，所以通過一個更加完善的檔案管理體系可以更好地確保檔案管理工作能夠非?？茖W(xué)、高效、有序地進(jìn)行下去。不過，以現(xiàn)階段我國檔案管理總體的情況來看，檔案管理體系中存在著眾多的不足，影響著檔案管理工作的開展。現(xiàn)階段我國現(xiàn)有的一些法律也不能更好地對檔案管理工作形成更為有效的約束，所以這使檔案管理工作所取得效果沒能達(dá)到預(yù)期制定的管理目標(biāo)，從而使得企業(yè)發(fā)展受到很大的限制。在這種限制中，企業(yè)的每一項活動開展都會受到一定的影響，這也是企業(yè)發(fā)展遇到瓶頸的一個重要因素。

2.2 無法正確認(rèn)識檔案信息化

信息技術(shù)不斷發(fā)展，公文處理、合同管理、人力資源管理和財務(wù)共享等多種管理系統(tǒng)出現(xiàn)在大眾視野，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法順應(yīng)新時期的發(fā)展要求。對此，需積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，跟上時代發(fā)展的腳步，引導(dǎo)工作人員高度重視檔案管理。如今，部分檔案管理人員并不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作采用傳統(tǒng)的工作模式即可滿足現(xiàn)階段的工作要求，無須設(shè)置現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。這些人員從思想上便忽視了檔案管理工作，阻礙了企業(yè)信息化建設(shè)的長足進(jìn)步，同時也降低了檔案管理的效率。

2.3 檔案管理手段單一

雖然現(xiàn)階段我國信息化技術(shù)的應(yīng)用非常廣泛，在檔案管理工作中計算機信息技術(shù)也有著較大的應(yīng)用，但是由于很多的企業(yè)部門對于信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的認(rèn)識不足，加上受到以往檔案管理理念的影響，很多企業(yè)的檔案管理模式還仍處于單一的程度。不管是以往形式的管理模式，還是當(dāng)前形勢的管理模式，許多企業(yè)都未能對其進(jìn)行創(chuàng)新，未能根據(jù)自身的需求對檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化。雖然有些企業(yè)部門將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，但是也僅僅是應(yīng)用技術(shù)的存檔、搜索等功能，其他深層次的技術(shù)并未得到實際的應(yīng)用，如通過大數(shù)據(jù)對相關(guān)的信息內(nèi)容進(jìn)行分析等，這些單一形式的管理使得檔案管理的價值并未有效地發(fā)揮出來，所以這種管理方式相對較為低效，這也是當(dāng)前檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)。

3 信息時代檔案管理工作控制對策

3.1 提升檔案管理信息化工作重視程度

提升對檔案管理工作的重視程度是新時期強化檔案管理工作的首要前提，是實施規(guī)范化、科學(xué)化、高效化、信息化檔案管理的重要思想意識基礎(chǔ)。作為企企業(yè)發(fā)展的“領(lǐng)航員”，高層管理者應(yīng)明確信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要意義，盡可能為檔案管理創(chuàng)造有利的工作環(huán)境，推動其順利地開展。在此基礎(chǔ)上，還要加大檔案管理工作的人力和財力投入力度，順應(yīng)時代發(fā)展，積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和設(shè)備，推動檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，構(gòu)建現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化的新時期檔案管理模式及體系，在提升其管理實效性的同時，促進(jìn)檔案管理工作的健康、長久發(fā)展。

3.2 建立檔案數(shù)據(jù)庫

在信息技術(shù)高度應(yīng)用的時代中，通過應(yīng)用信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效的檔案管理，但是現(xiàn)階段很多企業(yè)的檔案管理效率并不高，甚至是離預(yù)期的目標(biāo)還有很長一段路要走，造成這種情況的重要因素之一是很多企業(yè)的人員無法正確地認(rèn)識到，在信息時代想要更好地將檔案管理開展下去需要自身對檔案管理工作有一個科學(xué)的認(rèn)識。開展檔案管理工作要求大量的信息數(shù)據(jù)作為管理工作的基本支持，所以企業(yè)需要針對信息化的檔案管理建立專門的數(shù)據(jù)庫，這樣能夠使得信息傳遞獲得非常有效地支持。通過數(shù)據(jù)庫的建立，可以進(jìn)一步地保障檔案管理工作在良好的環(huán)境下順利進(jìn)行。此外，相關(guān)企業(yè)在開展檔案管理的時候還應(yīng)該能夠進(jìn)一步地考慮到企業(yè)整體方向上的發(fā)展戰(zhàn)略要求，從而保障檔案管理能夠符合企業(yè)的實際發(fā)展需求。僅僅建立相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在數(shù)據(jù)庫建立之后企業(yè)還需要進(jìn)一步地將檔案維修以及檔案保護(hù)落實到檔案管理的每個環(huán)節(jié)之中，這樣能夠保障檔案管理工作所取得的效果以及質(zhì)量得到更大程度提升。

3.3 加強檔案管理的信息化建設(shè)

隨著社會科技的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中，成為新時期推動行業(yè)發(fā)展的主要動力。因此在信息化時代背景下，企企業(yè)應(yīng)積極加強檔案管理工作的信息化建設(shè)水平。檔案管理信息化建設(shè)主要考慮“安全性提升”和“網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)”兩個內(nèi)容。隨著計算機、掃描、大數(shù)據(jù)、OCR、多媒體等現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的形式逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、安全化發(fā)展，企企業(yè)檔案管理部門，應(yīng)積極引入先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)不同載體類型檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而提升檔案的保存的安全性。同時，要加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，一方面針對機要檔案和非公開性檔案，建立內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，在確保檔案安全性的基礎(chǔ)上，提升檔案內(nèi)部傳輸和調(diào)閱的便捷性，提升檔案管理效率；另一方面，對于公開性檔案，建立網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，在提高管理效率的同時，提升檔案的豐富性和利用率。

3.4 保障軟件的兼容性

在當(dāng)前信息化的時代中，想要更好地將檔案管理工作落實到位，那么企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識到在檔案管理工作中應(yīng)用信息化設(shè)備的重要性，通過應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)可以使得企業(yè)的檔案信息資源在不同的部門之間實現(xiàn)共享，這樣能夠提升檔案資源的利用效率，從而使得每個部門可以將需要的檔案信息及時存檔、調(diào)取，提升了工作效率。所以，企業(yè)的每一個部門都應(yīng)該能夠進(jìn)一步地對檔案管理中所涉及的信息技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化以及創(chuàng)新，這樣能夠有效降低查找檔案的時間，提升工作的效率。

4 結(jié)束語

總之，在信息化時代中，檔案信息管理所面對的挑戰(zhàn)是多種多樣的，這就要求相關(guān)的企業(yè)能夠有針對性地對檔案管理制定更為科學(xué)的管理方案，實現(xiàn)科學(xué)化的管理，這樣能夠使得企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量得到提升，從而使得企業(yè)的發(fā)展可以更加穩(wěn)定、安全。