大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理和數(shù)字化建設(shè)研究

劉 蕾

（天津北辰科技園區(qū)管理有限公司，天津 300405）

1 檔案數(shù)字化建設(shè)中存在問題

1.1 檔案數(shù)字化橫向發(fā)展不均衡

目前，各等級(jí)檔案管理的職能部門都非常重視數(shù)字化檔案的建設(shè)，然而一些基礎(chǔ)相對(duì)薄弱的檔案管理部門卻忽視了檔案數(shù)字化建設(shè)資本的投入。希望進(jìn)一步完善和優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)體系，就應(yīng)當(dāng)引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)型人才和配套技術(shù)。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，需要得到計(jì)算機(jī)服務(wù)器以及其他設(shè)備的支持，以往的紙質(zhì)檔案全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，需要得到硬件和軟件的雙重配合，在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，投入更多精力和人力。與此同時(shí)，檔案管理工作部門還需要通過優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行完善的管理。對(duì)于級(jí)別相對(duì)較低的檔案管理工作部門來說，無論是未來的檔案管理工作，生存與發(fā)展都面臨著很多挑戰(zhàn)，更無暇去進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的資本投入。

1.2 檔案管理觀念落后影響檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案管理工作人員沒有真正的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，忽視了數(shù)字化建設(shè)的真正價(jià)值與內(nèi)涵，都會(huì)影響檔案管理數(shù)字化的體系建設(shè)。檔案管理信息體系屬于檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)模具和板塊，為進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，需要工作人員認(rèn)識(shí)到，改變過去管理方法和理念的重要性，同時(shí)構(gòu)建一個(gè)規(guī)范化的管理體系。之前檔案信息化管理屬于日常工作內(nèi)容，工作人員一味依賴紙質(zhì)檔案，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)和電子檔案存在不安全性，這一觀念也影響了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案信息管理工作進(jìn)一步開發(fā)與應(yīng)用。

1.3 檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

由于缺乏整體規(guī)劃，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)行過程中遇到阻礙問題。沒有細(xì)致進(jìn)行整體規(guī)劃和部署，盲目的引入并不符合實(shí)際工作的檔案管理體系，或者是缺乏實(shí)現(xiàn)檔案管理集成工作目標(biāo)的技術(shù)，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作存在缺失問題。在實(shí)際工作過程中購買的管理信息體系，不僅不能夠滿足傳統(tǒng)檔案管理工作的要求，也不能提高整體工作效率，還會(huì)引起各體系中檔案信息出現(xiàn)不兼容和信息資源處理能力降低的情況，導(dǎo)致檔案管理部門出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)障礙問題。

1.4 檔案管理人員缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)工作能力

目前，檔案管理工作人員缺乏專業(yè)技能，也會(huì)導(dǎo)致其無法勝任檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體內(nèi)容。日益完善的檔案管理工作模式，對(duì)工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能提出了更多要求，在傳統(tǒng)理念指導(dǎo)下，檔案管理工作人員認(rèn)為自身的管理工作應(yīng)當(dāng)配合計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同時(shí)進(jìn)行，將其視為單純的技術(shù)運(yùn)行，而實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)工作，應(yīng)當(dāng)是由具備計(jì)算機(jī)能力和檔案管理信息處理能力的檔案管理工作人員完成。

1.5 檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和有效安全保障

缺失檔案數(shù)字化統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和有效性安全保障的檔案管理工作存在嚴(yán)重問題。保證完整的傳統(tǒng)檔案信息，并與基礎(chǔ)工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一，才是構(gòu)建檔案數(shù)字化管理與建設(shè)體系的重要基礎(chǔ)，如果檔案的質(zhì)量存在參差不齊的情況，會(huì)導(dǎo)致檔案館數(shù)字化管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案存在范疇嚴(yán)格受限的情況。檔案記錄了相關(guān)項(xiàng)目從開始到結(jié)束的整個(gè)過程，并存在大量寶貴的數(shù)據(jù)和機(jī)密信息，因此，保證信息儲(chǔ)存和應(yīng)用的安全性，具有非常重要的價(jià)值。檔案管理工作人員對(duì)于自身工作安全意識(shí)不足，也可能會(huì)導(dǎo)致信息檔案存在被黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息的泄露，都會(huì)造成檔案管理工作出現(xiàn)重要安全問題。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理創(chuàng)新舉措

2.1 賦予檔案新內(nèi)涵

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，不斷優(yōu)化和完善檔案管理方法，需要提出創(chuàng)新的舉措，進(jìn)而賦予檔案全新的內(nèi)涵。例如，在醫(yī)院檔案管理工作中構(gòu)建大型的數(shù)字檔案館，將其中具有實(shí)際價(jià)值的相關(guān)記錄信息視為檔案。醫(yī)院每時(shí)每刻都會(huì)更新生成全新的數(shù)據(jù)信息，將所有的信息收集并記錄到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，通過通訊設(shè)備保存到數(shù)據(jù)柜。在需要的時(shí)候，可以通過訪問大數(shù)據(jù)的文件了解到相關(guān)信息。這些工作是人工無法完成和實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)槟壳暗臋n案管理技術(shù)手段和人員知識(shí)水平，都無法進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的類別劃分。

2.2 及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)

檔案的數(shù)字化體系，能夠針對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理、劃分類別儲(chǔ)存以及轉(zhuǎn)移，這都需要軟件和硬件技術(shù)的雙向配合。根據(jù)檔案管理的需求配置相關(guān)的設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、路由器、大型高速交換器以及其他相關(guān)信息處理設(shè)備，這也是為了配合硬件設(shè)計(jì)方面的主要需求。檔案管理的軟件設(shè)計(jì)，需要與檔案管理部門進(jìn)行相關(guān)實(shí)踐工作的配合，為檔案管理部門提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而構(gòu)建檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的科學(xué)管理應(yīng)用。

2.3 構(gòu)建新檔案收集體系

儲(chǔ)存檔案信息是檔案管理的重要基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)背景時(shí)代下文件的收集和整理不能僅依靠人工，需要借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的支持，從而產(chǎn)生完整的生產(chǎn)鏈條?？茖W(xué)的管理方式，需要掌握每個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中生產(chǎn)的信息和數(shù)據(jù)，從而把握關(guān)鍵信息和鏈接中心，并針對(duì)收集到的信息大小和類型進(jìn)行劃分。

2.4 做好安全防護(hù)

信息資源是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的三大戰(zhàn)略資源之一，建立安全可靠的檔案管理系統(tǒng)更有助于敏感信息的保護(hù)及信息資源的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)明確數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)邊界、責(zé)任主體和防護(hù)要求。一是做好網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)。企業(yè)中檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)平臺(tái)往往存在不少數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)的交互與網(wǎng)絡(luò)跨區(qū)服務(wù)通常使得檔案管理平臺(tái)成為安全防護(hù)的薄弱點(diǎn)，在檔案系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃中采用可信可靠的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品及服務(wù)，提升檔案系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備的防護(hù)水平。二是深化態(tài)勢感知能力及防護(hù)體系建設(shè)。持續(xù)完善對(duì)檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測及預(yù)警，定期對(duì)檔案系統(tǒng)開展漏洞修復(fù)與安全滲透測試，全面降低安全風(fēng)險(xiǎn)。三是做好系統(tǒng)防護(hù)。完善檔案災(zāi)備體系、建立災(zāi)備系統(tǒng)；對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行分級(jí)，對(duì)權(quán)限進(jìn)行最小化管理；增加面部識(shí)別、指紋或聲紋識(shí)別等多因子認(rèn)證途徑，避免身份盜用風(fēng)險(xiǎn)。

3 結(jié)語

檔案部門屬于數(shù)據(jù)鏈接的中心，因此無論是集中式還是分散式的數(shù)據(jù)收集模式，都能夠深入挖掘到收集數(shù)據(jù)和信息的重要價(jià)值。作為具有科研性工作性質(zhì)的單位，從事檔案管理工作的人員，不僅需要收集傳統(tǒng)的檔案資料和信息，還應(yīng)當(dāng)充分的應(yīng)用信息化文件資源，切實(shí)履行自身職能，能夠與時(shí)俱進(jìn)的構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系，從而科學(xué)實(shí)現(xiàn)檔案管理的戰(zhàn)略作用和價(jià)值。