人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

任海燕

（四川省腫瘤醫(yī)院，四川 成都 610041）

在現(xiàn)階段社會發(fā)展中，隨著國家相關(guān)政策法規(guī)的修訂出臺，人事檔案在工作中的基礎(chǔ)性作用越來越大，人事檔案管理部門也在對人事檔案工作進(jìn)行不斷完善、探索和創(chuàng)新，其重要性愈發(fā)凸顯。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加入，人事檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新與改革，不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)和人工管理方式，通過對數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，建立了新的管理模式，提高了工作效率，同時也為工作人員帶來了很大工作便利，極大地區(qū)別于傳統(tǒng)人事檔案的管理以及利用模式。人事檔案數(shù)字化管理不僅可以提高人事管理工作的效率，也極大節(jié)約了人力成本。

1 對于人事檔案管理的敘述

人事檔案管理指的是一個單位對個人人事檔案的收集、整理、保管、利用的全部過程。人事檔案管理在人事工作中占據(jù)著非常重要的地位，對整個單位的某些關(guān)鍵工作運(yùn)行起到了關(guān)鍵性作用。新型的數(shù)字化人事檔案管理方式采用互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)進(jìn)行工作，更能夠?qū)崟r更新人事檔案工作的整體狀態(tài)，做到實時記錄、及時控制，讓工作流程更快捷、更高效、更合理化。人事檔案數(shù)字化管理在全國推廣使用，主要目的不僅僅是在工作上提高效率、減少人工工作，同時還能對一些歪風(fēng)邪氣有效規(guī)避整治，確保人事檔案管理工作進(jìn)一步公平公正[1]。

2 個人人事檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢

1）更合理規(guī)劃人事檔案管理過程。人事檔案數(shù)字化是將單位人事檔案進(jìn)行整理并進(jìn)行統(tǒng)一管理的具體過程，數(shù)字化檔案管理主要內(nèi)容是檔案，通過計算機(jī)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、掃描、歸納。在對人事檔案數(shù)字化進(jìn)行整理歸納的過程中，通過這種新式的采集關(guān)鍵信息的收集方式，不僅讓人事檔案管理工作簡單化，而且在整體上提高了人事檔案管理的工作效率[2]。2）多方面優(yōu)化人事檔案管理工作。新建的人事檔案管理模式對人事檔案的查閱利用進(jìn)行層級劃分，還對每個人的職能進(jìn)行明確，對每一層級的檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范和管理。通過人事管理數(shù)字化的建立，可以設(shè)置權(quán)限上級查閱下級的檔案，提高查檔效率和工作利用[3]。

3 提高人事檔案管理的工作效率

人事檔案數(shù)字化后，個人人事檔案將非常全面和完整，個人信息從收集、整理、管理、利用會更規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。按照這個過程可以劃分為以下幾個部分。

1）對人事檔案的日常管理。在人事檔案管理的日常工作中，日常管理、維護(hù)和審核修訂，可以通過采用以下幾個方面來提高對檔案管理工作的加強(qiáng)。對于檔案外借、轉(zhuǎn)遞、歸還等工作用電子設(shè)備進(jìn)行引導(dǎo)和提醒，推動人事檔案工作精細(xì)化管理。簡化人事檔案管理，節(jié)約查詢時間，促進(jìn)精簡高效。除此之外，要從制度層面對檔案查閱權(quán)限主體、權(quán)限范圍、權(quán)限內(nèi)容進(jìn)行明確和細(xì)化。在細(xì)化的過程中，要堅持層次分明、權(quán)限清晰，確保后期能夠?qū)Σ殚喨说南嚓P(guān)身份進(jìn)行驗證、確認(rèn)以及追溯，全方位提升人事檔案工作的安全效能。要深度利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及智能算法技術(shù)，實現(xiàn)查閱記錄臺賬自動生成，為后期的安全檢查工作提供助益[4]。2）以個人為基礎(chǔ)建立數(shù)字類人事檔案。要進(jìn)一步依托計算機(jī)對人事檔案進(jìn)行生成，實現(xiàn)數(shù)字著錄的目標(biāo)。同時，也可以通過錄像等方式，形成相應(yīng)的影像檔案，實現(xiàn)檔案載體多元化。在計算機(jī)終端上也要實現(xiàn)技術(shù)更新以及功能更新，確保具有關(guān)機(jī)搜索、打印等功能，延長保管期限[5]。3）庫房管理技術(shù)得到提升。庫房管理技術(shù)主要指的是在對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，新型人事檔案回轉(zhuǎn)柜會自動計算檔案卷數(shù)，更智能的是新型人事檔案回轉(zhuǎn)柜能夠通過每一卷上不同的芯片定位記錄每一卷人事檔案在柜中的具體位置，再也不需要人工排序，通過計算機(jī)查詢后能迅速將想查找的個人人事檔案查找出來，并自動轉(zhuǎn)到最易取放的位置。新型人事檔案回轉(zhuǎn)柜利用計算機(jī)技術(shù)打破了傳統(tǒng)檔案柜的單一儲藏功能，實現(xiàn)了人工智能，極大地節(jié)省了人工查找人事檔案的時間，簡化了工作流程，提高了人事檔案利用效率[6]。4）對檔案的查詢統(tǒng)計。在進(jìn)行檔案管理的過程中，時常會對檔案進(jìn)行查詢或統(tǒng)計，主要是在管理計算機(jī)中對關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，然后對檢索的結(jié)果進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計。待統(tǒng)計完畢后，要進(jìn)一步按照既定的保存節(jié)點(diǎn)，對上述統(tǒng)計結(jié)果予以保存[7]。5）強(qiáng)化系統(tǒng)維護(hù)工作。系統(tǒng)維護(hù)是全局性工作，涉及面廣。為此，一方面，要安排相應(yīng)的專責(zé)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，確保維護(hù)工作科學(xué)合理。另一方面，要完善人事檔案管理系統(tǒng)的程序，實現(xiàn)自動維護(hù)、定期維護(hù)的目標(biāo)。

4 加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理工作措施

1）嚴(yán)格工作團(tuán)隊管理工作。對于人事檔案管理人員，要全面考察其思想政治素養(yǎng)、政治身份、技能水平，做好事前防控工作。除此之外，要從制度層面明確上崗培訓(xùn)機(jī)制、事中培訓(xùn)機(jī)制，解決知識老化、技能結(jié)構(gòu)單一等問題，打造現(xiàn)代化的復(fù)合型工作團(tuán)隊[8]。2）嚴(yán)格紀(jì)律執(zhí)行工作。作為保密性、隱私性的工作人員，人事檔案管理中的重要性不言而喻。所以必須要嚴(yán)格紀(jì)律執(zhí)行工作，減少風(fēng)險隱患[9]。一是要立足于單位實際情況，結(jié)合國家規(guī)范性文件中對人事檔案安全保密的相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行、落實相關(guān)工作。二是要做好隱患排查以及定期檢查工作，實現(xiàn)安全管理無死角，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案安全管控中存在的缺陷，提升措施的可行性、針對性、實效性[10]。

5 結(jié)束語

在個人人事檔案管理工作中，數(shù)字化管理可以說是人事檔案的重大變革和創(chuàng)新。但面對這個變革和創(chuàng)新，也對我們的管理工作提出了更高要求，無論對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)和對數(shù)字化檔案的管理都發(fā)生了系列變化。為適應(yīng)新變化和新要求，我們要進(jìn)一步規(guī)范管理方式，提高管理效能；同時也應(yīng)加強(qiáng)管理人員隊伍建設(shè)，為提高管理人員素質(zhì)，提高管理質(zhì)量。