人事檔案管理信息化建設(shè)的建議

劉彩玲

（山西省興縣人力資源和社會保障局，山西 呂梁 035300）

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。在實際的人事檔案管理中如何結(jié)合人事檔案管理的實際，切實履行好人事檔案管理的職責(zé)，實現(xiàn)人事檔案管理的目標(biāo)是值得我們所考慮的問題。

1 我國人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 我國人事檔案管理的發(fā)展

近些年來，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會各個方面都得到了顯著的發(fā)展。人事檔案管理在近些年來也得到了長遠(yuǎn)的發(fā)展，人事檔案管理的方式方法變得更加多樣，其數(shù)據(jù)庫建設(shè)也更加完善?？偟膩碚f，我國人事檔案管理正在朝著專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

1.2 我國人事檔案管理的不足

1.2.1 資金投入少，軟硬件設(shè)施落后，信息化程度低

人事檔案管理的資金投入較為有限。這就導(dǎo)致了人事管理當(dāng)中軟硬件設(shè)施無法得到及時的更新?，F(xiàn)如今，全國各地很多人事部門的軟硬件設(shè)施仍然十分老舊。辦公所用計算機(jī)版本落后暫且不說，需要人事檔案互通共享的系統(tǒng)在很多地方也尚未應(yīng)用?？偟膩碚f，我國人事檔案管理的信息化程度普遍較低。這就造成人事檔案管理不僅辦公效率低下，同時在辦公的過程中也將面臨巨大的安全問題。

1.2.2 制度建設(shè)落后

現(xiàn)如今，很多地方在人事檔案管理當(dāng)中都未制定出行之有效的管理制度。各地所采取人事檔案管理手段不能夠統(tǒng)一規(guī)范。很多地方在面臨同樣的人事管理問題，所采取的方法不相同，對于人事檔案數(shù)據(jù)的采集不完整、不規(guī)范。這種制度的缺陷，會造成人事管理的混亂，加大人民群眾辦事的困難程度。此外，沒有規(guī)范化的制度，造成管理人員思想上的松懈，不利于人員專業(yè)素質(zhì)的提升。

1.2.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理的結(jié)果能夠起到至關(guān)重要的影響。具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，能夠切實有效提升檔案管理的效率，減少因為人工原因所導(dǎo)致的檔案管理錯誤。反之，缺乏專業(yè)素養(yǎng)的人員會對人事檔案管理造成不小的考驗，會增加因為人工原因到時檔案信息出錯的概率。由于全國高校開設(shè)人事檔案管理的專業(yè)課程較少，加上人事管理單位平時對人員專業(yè)能力培訓(xùn)的不重視，導(dǎo)致管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高，正是這樣也制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

2 我國人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

2.1 人事檔案管理信息化建設(shè)是提升檔案管理效率的必然選擇

傳統(tǒng)的人事檔案管理信息化程度低，大多數(shù)情況下都是依靠人工來完成的。當(dāng)面臨繁瑣的數(shù)據(jù)需要處理時，依靠人工處理的方式效率低下且容易發(fā)生錯誤。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)成為有效提升檔案管理效率的必然選擇。信息化的檔案管理模式，能夠促進(jìn)檔案信息的互通共享，能夠有效分析處理各種檔案數(shù)據(jù)并科學(xué)將各類檔案科學(xué)歸檔。在我國信息技術(shù)得到不斷發(fā)展的今天，需要不斷加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

2.2 人事檔案信息管理安全性的必然要求

人事檔案是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)，其具有很重要的價值。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事檔案資料容易遭到竊取或者損毀，對人事檔案管理的安全性造成了很大的考驗。因此，加強(qiáng)我國人事檔案管理的信息化建設(shè)能夠促進(jìn)檔案信息的安全性。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，利用信息化技術(shù)通過建立電子檔案并嚴(yán)格規(guī)范修改刪除程序的方式，能夠大大提升檔案信息管理的安全性，有效降低檔案被竊取、損毀的可能性。

3 我國人事檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1 加大資金投入，更新軟硬件設(shè)施

由于地方政府的不重視，在人事檔案管理中的投入十分有限。為了加強(qiáng)我國人事檔案管理信息化建設(shè)，地方政府就必須要轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，加大對人事檔案管理建設(shè)的資金投入。引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，更新老舊的軟硬件設(shè)備，切實提升單位信息化水平。一方面硬件設(shè)施建設(shè)中，可以引進(jìn)如：高性能服務(wù)器、電子儲存設(shè)備以及防火防潮設(shè)備等；另一方面在軟件設(shè)施建設(shè)中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等建設(shè)檔案電子信息管理平臺，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)人力檔案信息的互通共享。

3.2 加強(qiáng)管理制度建設(shè)

完善的制度能夠切實提升人事檔案管理的規(guī)范化程度?，F(xiàn)如今各地區(qū)在人事檔案管理當(dāng)中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個地區(qū)“各自為政”往往會造成人事檔案管理的孤立、混亂。建立統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制度，能夠加強(qiáng)各地人事檔案管理的協(xié)作，從而更為可能的建立起科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)，使得人事檔案的管理更加精細(xì)。在人事檔案管理的制度建設(shè)中，首先要規(guī)范檔案管理人員的工作內(nèi)容，嚴(yán)格要求檔案管理人員能夠按照規(guī)章制度辦事。其次是要建立信息化管理體系，要通過樹立信息化管理理念、建立信息化管理系統(tǒng)、信息化管理模式等多個方面來實現(xiàn)。最后，要建立監(jiān)督制約機(jī)制，確保管理制度的實施。

3.3 打造一支專業(yè)化的管理人員隊伍

專業(yè)的管理人員能夠在人事檔案管理當(dāng)中起到?jīng)Q定性的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高。因此為了實現(xiàn)人事管理檔案的信息化建設(shè)就必須要打造一支專業(yè)化的管理人員隊伍。首先，要更新現(xiàn)有管理人員的管理理念，加強(qiáng)其信息化管理的思想，使其能夠做好與時俱進(jìn)用更加創(chuàng)新的思維去做好人事檔案的管理。其次，要引進(jìn)具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理專業(yè)人才，通過這種引進(jìn)高素質(zhì)人才的方式來帶動整個管理人員隊伍的提升。最后，要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，通過定期開展專業(yè)知識技能培訓(xùn)的方式，不斷提升管理人員的能力水平。