成人高等院校學(xué)生檔案管理服務(wù)機制創(chuàng)新探討

王利娟

（湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙 411101）

1 引言

隨著教育改革的不斷深化和社會就業(yè)競爭環(huán)境的日益嚴(yán)峻，社會各界對成人教育的重視程度不到提升，對成人高校發(fā)展帶來了良好的機遇。學(xué)生檔案管理是高校管理運行的重要環(huán)節(jié)，能夠為教育教學(xué)工作開展和學(xué)生職業(yè)發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)，但是在實際的管理服務(wù)工作中存在著一些問題，制約著檔案工作職能的實現(xiàn)，需要管理部門提升主動創(chuàng)新意識，結(jié)合學(xué)生發(fā)展需求和社會環(huán)境變化，優(yōu)化管理服務(wù)模式，推動檔案價值的高效實現(xiàn)。

2 成人高等院校學(xué)生檔案管理的意義

成人教育是社會教育體系的重要組成，承擔(dān)著重要的教育職能，對推動社會發(fā)展起到關(guān)鍵作用。學(xué)生檔案是對成教學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況的全面記錄，形成對學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績等信息的全面收集，能夠準(zhǔn)確反映學(xué)生的思想水平和專業(yè)素養(yǎng)，為教育教學(xué)工作開展和學(xué)生的職業(yè)發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。同時學(xué)生檔案具有重要的憑證作用，在學(xué)生就業(yè)和崗位工作生活中起到關(guān)鍵作用，高效的檔案管理和服務(wù)水平為學(xué)生發(fā)展提供基礎(chǔ)保障[1]。

3 成人高等院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 管理理念較為傳統(tǒng)

當(dāng)前部分高校對成教學(xué)生檔案工作缺乏正確的認(rèn)識，無法保證較好的投入和支持力度，影響管理質(zhì)量的提升。管理理念較為傳統(tǒng)，存在重管理輕利用的思想，資源開發(fā)利用效率不足，服務(wù)意識較為薄弱，制約著檔案資源價值的體現(xiàn)。缺乏主動創(chuàng)新意識，對先進的管理理念和方式方法無法進行有效的引進利用，傳統(tǒng)的管理模式不能滿足學(xué)生和學(xué)校發(fā)展的需求[2]。

3.2 管理機制不夠完善

完善的管理機制為學(xué)生檔案工作提供制度基礎(chǔ)，而隨著成人教育的快速發(fā)展，成教招生數(shù)量和辦學(xué)規(guī)模快速擴大，學(xué)生檔案管理壓力不斷提升，現(xiàn)有的規(guī)章制度已經(jīng)無法適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需求，在實際的管理活動中缺乏長效機制，無法對相關(guān)制度進行及時的調(diào)整和優(yōu)化，不能對管理工作形成有效的規(guī)范，影響管理服務(wù)職能的實現(xiàn)[3]。

3.3 信息化建設(shè)較為滯后

信息技術(shù)的運用對提升檔案管理水平起到積極作用，大多數(shù)高校已經(jīng)基本實現(xiàn)了檔案管理模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，而信息技術(shù)革新速度和檔案工作壓力求的不斷提升，現(xiàn)有的信息化水平已經(jīng)無法滿足高校實際需求，管理設(shè)備缺乏及時的更新和維護，對先進技術(shù)無法形成有效地利用。同時信息安全管理存在不足，容易受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的影響，不能保證較好的管理效果[4]。

3.4 管理人員的素質(zhì)能力存在不足

學(xué)生檔案管理具有較強的專業(yè)性，而部分學(xué)校對檔案工作的重視存在不足，檔案管理隊伍建設(shè)較為滯后，缺乏專業(yè)管理人才，管理人員的綜合素質(zhì)能力較為薄弱，不能形成較好的管理效果。

4 成人高等院校學(xué)生檔案管理服務(wù)機制創(chuàng)新策略

4.1 強化成人高等教育院校學(xué)生檔案管理服務(wù)功能

成教學(xué)生檔案管理服務(wù)工作的科學(xué)開展為學(xué)生就業(yè)和職業(yè)發(fā)展科學(xué)的依據(jù)，是高校管理運行的重要環(huán)節(jié)。高校要加強對學(xué)生檔案工作的重視和支持力度，對管理服務(wù)機制進行科學(xué)優(yōu)化，推動管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。

1）優(yōu)化管理思路。管理部門要提升主動創(chuàng)新意識，對檔案管理思路進行科學(xué)優(yōu)化，積極引進先進管理理念，優(yōu)化管理模式，推動管理制度的提升。要深入到學(xué)校教育教學(xué)和學(xué)生管理工作中，準(zhǔn)確掌握檔案工作實際情況，對管理服務(wù)工作開展進行統(tǒng)籌規(guī)劃，充分整合管理資源，推動管理體系的科學(xué)完善。要推動信息化管理模式的構(gòu)建，合理利用信息技術(shù)，對信息系統(tǒng)進行科學(xué)升級。如利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)資源優(yōu)勢，有效提升信息系統(tǒng)的運行效率，降低管理成本，推動管理水平的整體提升。要利用專業(yè)信息設(shè)備和技術(shù)，推動傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，確保資料數(shù)據(jù)的完整性，有效降低傳統(tǒng)紙質(zhì)等資料的管理成本，提升整體的管理效率。

2）完善管理機制。完善的管理制度對檔案工作開展提供制度基礎(chǔ)，能夠?qū)芾砹鞒绦纬煽茖W(xué)的規(guī)范。學(xué)生檔案工作內(nèi)容較為繁瑣，隨著學(xué)校的發(fā)展和信息技術(shù)的運用，管理工作流程發(fā)生了很大的變化，管理部門要結(jié)合實際工作情況，構(gòu)建長效管理機制，對相關(guān)規(guī)章制度進行針對性的調(diào)整，有效提升檔案管理水平。要完善保密機制，對管理人員和檔案利用人員的權(quán)限進行科學(xué)設(shè)置，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)，保證檔案管理法律法規(guī)的嚴(yán)格執(zhí)行。要強化檔案安全管理，制定完善的安全管理機制，對管理和服務(wù)管理流程進行規(guī)范，及時發(fā)現(xiàn)和解決管理工作中存在的問題，對相關(guān)制度進行及時的優(yōu)化。要強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，建設(shè)完善的安全管理機制，合理引進和利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險和隱患，有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對防火墻進行優(yōu)化，構(gòu)建智能化防火墻體系，對異常數(shù)據(jù)進行準(zhǔn)確的地位和處理。利用虛擬技術(shù)提升安全防護水平，利用虛擬存儲技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行備份，在發(fā)生安全問題時做到及時的數(shù)據(jù)恢復(fù)。利用虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建VPN網(wǎng)絡(luò)，與公共網(wǎng)絡(luò)進行全面隔離，有效提升網(wǎng)絡(luò)安全性。

3）創(chuàng)新利用模式。管理部門要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，拓寬檔案利用模式，實現(xiàn)對檔案資料的遠程查詢和調(diào)用，推動服務(wù)質(zhì)量的提升。要利用技術(shù)手段對學(xué)生檔案資料進行深入分析，準(zhǔn)確提取其中的重要信息，建設(shè)完善的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，為資料利用提供有效條件。要對檔案使用需求進行全面分析，對檢索機制進行科學(xué)優(yōu)化，有效滿足實際使用需求。

4.2 提高成人高等教育院校檔案人員管理素質(zhì)

管理人員是檔案工作的重要主體，管理部門要加強對檔案管理隊伍建設(shè)的重視，積極引進專業(yè)人才，充實管理隊伍。一是要強化培訓(xùn)力度，結(jié)合檔案工作實際需求，制定針對性地培訓(xùn)策略，將信息知識技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，推動管理人員綜合素養(yǎng)能力的提升。二是要強化管理力度，完善考核評價機制，結(jié)合具體的崗位職能，制定科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，對管理人員的素質(zhì)能力形成科學(xué)的評價，將考核結(jié)果與激勵政策進行有效結(jié)合，優(yōu)化激勵措施，對管理人員形成有效的督促作用，使其能夠結(jié)合實際管理工作需求，進行主動地學(xué)習(xí)提升，強化服務(wù)意識，推動學(xué)生檔案資源價值的高效實現(xiàn)。

5 結(jié)語

學(xué)生檔案管理的高質(zhì)量開展對推動學(xué)生發(fā)展起到關(guān)鍵作用，成人高等院校要對學(xué)生檔案工作形成正確的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，提升主動創(chuàng)新意識，完善檔案工作機制，創(chuàng)新檔案工作模式，優(yōu)化檔案利用方式，推動檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。