事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合分析

楊依彪

（山東省單縣融媒體中心，山東 菏澤 274300）

社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步促使人們愈發(fā)重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見(jiàn)歷史發(fā)展的痕跡，并從中獲取前進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，從而獲得更好的發(fā)展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性，并不斷尋找強(qiáng)化檔案管理的措施。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理改革的必要性

1）節(jié)省資源，強(qiáng)化內(nèi)部交流。隨著數(shù)字化、信息化社會(huì)進(jìn)程的加快，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字水平不斷提升，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)不僅能夠降低事業(yè)單位檔案管理成本費(fèi)用，而且還能夠提升事業(yè)單位的工作效率，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的溝通交流。

2）事業(yè)單位檔案管理順應(yīng)時(shí)代的體現(xiàn)。在物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算數(shù)字信息技術(shù)的完善下，各個(gè)技術(shù)形式開(kāi)始被人們應(yīng)用到檔案管理中，事業(yè)單位檔案信息化管理是其順應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的體現(xiàn)。

3）滿足事業(yè)單位改革發(fā)展的需要。事業(yè)單位制度改革離不開(kāi)信息化平臺(tái)的支持，在這個(gè)平臺(tái)的支持下，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的條件支持。

2 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展對(duì)策

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作具有專(zhuān)業(yè)性、復(fù)雜性和綜合性的特點(diǎn)，這要求工作人員要有較高的素質(zhì)，不只是較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還要有較高的道德素養(yǎng)，和對(duì)本職工作的認(rèn)同感和責(zé)任心。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作有著重要影響，所以單位必須注重對(duì)人員的培養(yǎng)。首先，要選用專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，避免管理人員頻繁變動(dòng)，加強(qiáng)人員的穩(wěn)定性。其次，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行考核，敦促工作人員對(duì)過(guò)往工作進(jìn)行總結(jié)分析。進(jìn)而提高其道德品質(zhì)和工作能力，更好地做好本職工作。

2.2 建立檔案管理建設(shè)目標(biāo)，完善管理制度

在對(duì)檔案進(jìn)行管理需要有明確的目標(biāo)和科學(xué)的規(guī)劃，這樣才能有序地推進(jìn)檔案室的管理工作。事業(yè)單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)，同時(shí)要做好檔案室管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃與近期目標(biāo)，在制定實(shí)際工作戰(zhàn)略時(shí)要充分管理過(guò)程中的靈活性和實(shí)用性，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續(xù)發(fā)展。除此之外，在對(duì)檔案室管理進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)還需要做到“以人為本”，檔案管理人員的職業(yè)技能水平要隨著時(shí)代的進(jìn)步有所提升，不斷了解、學(xué)習(xí)檔案室管理的最新模式。除此之外，還需要對(duì)檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行不斷的完善，只有這樣，檔案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的過(guò)程中，需要對(duì)檔案室管理的范圍進(jìn)行明確的規(guī)定，制定相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案的進(jìn)出庫(kù)登記管理制度也需要不斷強(qiáng)化，從而保證紙質(zhì)檔案以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

2.3 打造檔案管理信息化平臺(tái)

第一，強(qiáng)化檔案信息化平臺(tái)的軟件建設(shè)。軟件是檔案信息化建設(shè)的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過(guò)程中，需要相關(guān)人員注重軟件性能和功能的完整性。事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中可以根據(jù)實(shí)際需要向第三方購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件，也可以根據(jù)單位發(fā)展需求自主設(shè)計(jì)適合開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的軟件管理平臺(tái)，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時(shí)，滿足事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展特點(diǎn)。第二，強(qiáng)化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過(guò)程中，借助事業(yè)單位管理平臺(tái)來(lái)整合各個(gè)資源信息，將檔案管理工作納入整個(gè)事業(yè)單位的管理平臺(tái)上，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理信息化的重要價(jià)值。第三，借助人事檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行管理。在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)要和信息化管理部門(mén)協(xié)同合作，加快打造協(xié)同、完善、多元化的人事檔案信息網(wǎng)站。在網(wǎng)站平臺(tái)上以網(wǎng)頁(yè)的形式將資源信息提供給相關(guān)人員進(jìn)行查閱和咨詢。在網(wǎng)站平臺(tái)建設(shè)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，還需要應(yīng)用權(quán)限分級(jí)管理制度來(lái)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行分級(jí)整合，通過(guò)整合信息更好地滿足檔案管理的安全需要，避免檔案信息被不法分子隨意使用。檔案管理部門(mén)還需要積極和網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)公司協(xié)同聯(lián)系，在檔案信息網(wǎng)站設(shè)計(jì)、建設(shè)的過(guò)程中，要注重制定出規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 提高檔案管理的規(guī)范性

為了加快事業(yè)單位檔案管理的改革步伐，解決以往檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規(guī)范化的檔案管理工作方式。把標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級(jí)人員提高檔案管理工作質(zhì)量。首先，基于信息化的時(shí)代特征擬定檔案管理制度，對(duì)現(xiàn)有檔案運(yùn)轉(zhuǎn)流程與操作規(guī)程進(jìn)行細(xì)化，制定出臺(tái)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)減少檔案管理工作存在的各種漏洞。其次，優(yōu)化檔案管理工作的氛圍，滲透質(zhì)量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級(jí)管理機(jī)制，由專(zhuān)職人員對(duì)各層級(jí)檔案管理工作負(fù)責(zé)監(jiān)督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理規(guī)范化的重點(diǎn)放在嚴(yán)格管理與依法辦事等方面，尤其加大對(duì)檔案資源真實(shí)性的審查力度，同時(shí)提高檔案管理制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性與公平性，做到檔案管理獎(jiǎng)懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標(biāo)，進(jìn)一步強(qiáng)化做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。

2.5 加強(qiáng)檔案資料檢索的便利性建設(shè)

相關(guān)的工作人員需要加強(qiáng)檔案資料檢索的便利性建設(shè)，不斷完善數(shù)字化檔案資料庫(kù)。深入篩選檔案內(nèi)容信息，并對(duì)其進(jìn)行加工處理，從而在數(shù)據(jù)庫(kù)中完善檔案的相關(guān)信息，工作人員在查詢相關(guān)資料時(shí)可以通過(guò)關(guān)鍵詞檢索查找到自己所需要的內(nèi)容，從而更好地進(jìn)行相關(guān)工作，最終達(dá)到推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的目的。

3 結(jié)束語(yǔ)

各單位要對(duì)檔案管理工作給予重視，制定符合單位發(fā)展的檔案管理機(jī)制，找準(zhǔn)工作重難點(diǎn)，并積極解決檔案管理工作存在的問(wèn)題，提高檔案管理者的素質(zhì)，引入信息化技術(shù)，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，使檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化，為單位發(fā)展提供保障。