如何有效開展醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔

楊建鑫

（宣威市第一人民醫(yī)院，云南 宣威 655400）

1 引言

醫(yī)院中的文書檔案通常會記載重要的組織機(jī)構(gòu)沿革、行政管理規(guī)章制度、大事記、評審辦法、目標(biāo)管理責(zé)任書、審計報告等文件資料，可以為醫(yī)院政策的調(diào)整提供關(guān)鍵信息和依據(jù)，同時也由于記載著醫(yī)院發(fā)展歷史和文化建設(shè)，有助于提升醫(yī)院的精神風(fēng)貌等，因此，開展醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔工作，直接關(guān)系著醫(yī)院的決策與發(fā)展，這就需要遵循一定的原則開展此項工作，還要創(chuàng)新工作方法，提升工作效率，切實發(fā)揮醫(yī)院文書檔案的應(yīng)有作用。

2 醫(yī)院文書檔案收集歸檔范圍及意義

1）范圍。所要開展收集和歸檔的醫(yī)院文書檔案，主要包括醫(yī)院日常行政管理活動中對醫(yī)院未來發(fā)展具有保存價值的資料內(nèi)容，還包括上級主管部門或同級文件資料。以及其他對醫(yī)院的日常行政管理工作開展具有保存價值的資料等?？傮w上看醫(yī)院文書檔案收集和歸檔的文件種類，主要有醫(yī)院發(fā)布的重要公告和通知等發(fā)布性文件，醫(yī)院重要的會議記錄（如黨委會、院長辦公會、職工代表大會、院務(wù)會等的會議記錄、紀(jì)要）、規(guī)章制度、督察檢查巡察和迎檢迎評的匯報材料、年度計劃、總結(jié)、中長期發(fā)展規(guī)劃、重要的請示及批復(fù)、干部人事任免和人員花名冊等內(nèi)部使用文件，記載醫(yī)院重大事件、重要活動的記載性文件，指導(dǎo)本院重大活動開展的指導(dǎo)性文件，介紹信存根以及黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移存根等證明性文件等。

2）意義。通過醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的開展，可以輔助醫(yī)院各項管理工作的開展。這是由于此類檔案中涵蓋醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的各類重大事件，可以通過開發(fā)和利用這些資料，為制定醫(yī)院未來的發(fā)展決策提供依據(jù)。此外，由于文書檔案還記錄醫(yī)院的發(fā)展過程和重大歷史事件、重大活動等，記載著醫(yī)院的發(fā)展歷史，也有助于在此基礎(chǔ)上豐富醫(yī)院文化，實現(xiàn)醫(yī)院精神風(fēng)貌的提升。

3 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的原則及依據(jù)

1）原則。一是規(guī)范性原則。醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作范圍和程序有著嚴(yán)格的規(guī)定和要求，明確規(guī)定了具體的文書檔案編碼、裝訂和紙張選擇等細(xì)節(jié)上的要求，因此，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度要求開展科學(xué)和規(guī)范的收集與歸檔工作。二是真實性原則。在醫(yī)院中開展文書檔案收集和歸檔的最基本要求就是真實，因此應(yīng)鑒別所收集檔案的真實性，保證其后期的應(yīng)用效果。三是安全性原則。鑒于醫(yī)院檔案收集與歸檔工作對醫(yī)院后期日常行政管理工作的重要性，應(yīng)嚴(yán)格按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)和要求來保證文書檔案收集與歸檔的安全性、可靠性，避免出現(xiàn)所收集的檔案被損壞或丟失等問題。

2）依據(jù)。對于所要收集的醫(yī)院文書檔案，有明確的規(guī)定來判定其是否具有收集和歸檔的價值，比如應(yīng)收集已經(jīng)在醫(yī)院中已經(jīng)處理完畢的文件資料，基于醫(yī)院日常行政管理實踐和理論要求來綜合判定文件資料是否具有保存價值，還要求收集已經(jīng)經(jīng)過整理的文件，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求開展對這些文書檔案的編目和立卷等處理工作。

4 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔需注意的問題

1）缺乏文書檔案管理意識的問題。在醫(yī)院管理工作中，通常對檔案管理工作不夠重視，沒有意識到開展文書檔案收集和歸檔工作的重要性，使得此項工作的開展出現(xiàn)不到位和不合理的問題。具體地說，在醫(yī)院檔案管理工作中，通常比較重視對紅頭文件的收集與歸檔而忽視對普遍編號文件的管理，影響了檔案管理效果，造成了檔案失真、缺失以及時間不連續(xù)等問題。這也受到檔案管理人員態(tài)度不端正和缺乏責(zé)任意識等原因的影響，增加了檔案管理工作難度，難以發(fā)揮其應(yīng)有作用。

2）文書檔案收集歸檔力度不足的問題。此問題會直接導(dǎo)致文書檔案的損壞和缺失問題，這是由于在此項工作開展中出現(xiàn)歸檔模式不夠合理的問題，比如使用文本形式來歸檔和存儲文書檔案，沒有普及電子檔案工作模式?；蛘呤怯捎卺t(yī)院沒有完善的檔案管理流程，導(dǎo)致在此管理工作中出現(xiàn)隨意擺放檔案而增加歸檔工作難度的問題。還會在此工作開展中出現(xiàn)僅僅是應(yīng)付上級檢查的現(xiàn)象，影響了文書檔案收集的及時性和全面性，并可能會造成所收集文書檔案缺章斷碼等問題，影響了所收集歸檔的文書檔案的連續(xù)性和完整性。

3）檔案收集不全面的問題。此問題在醫(yī)院文書檔案管理中比較普遍，這是由于此工作開展中所需要收集的檔案資料覆蓋范圍較廣，如果沒有全面收集資料則會限制歸檔工作的開展。而由于檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，表現(xiàn)出工作人員的經(jīng)驗和經(jīng)歷不足、專業(yè)水平較差，更是影響了醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的專業(yè)性和效率，導(dǎo)致所收集資料不夠全面，影響了后續(xù)整體管理工作的有序開展。

5 醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔的開展措施

1）加強(qiáng)宣傳工作。醫(yī)院上級有關(guān)部門應(yīng)向基層醫(yī)院大力宣傳文書檔案收集與歸檔工作的重要性和必要性，通過簡報編制和檔案編研形式的應(yīng)用，在具體的管理工作中提升宣傳效果。通過宣傳引導(dǎo)工作，有助于強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識，提高對檔案管理工作的重視。此外，還要擴(kuò)大宣傳范圍，結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用，鼓勵全院人員參與到檔案管理工作中來，推進(jìn)檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變。在此過程中還應(yīng)定期檢查檔案室?guī)觳厍闆r，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題并加以糾正和改進(jìn)。不僅如此，在宣傳工作中還要重點加強(qiáng)對文書檔案管理作用的宣傳，發(fā)掘文書檔案管理作用。

2）完善文書檔案管理體系。在醫(yī)院的管理工作中，要確保文書檔案管理工作的有序和高效開展，首先應(yīng)制定完善的管理體系作為依據(jù)，通過此管理體系明確規(guī)定規(guī)范的檔案管理流程和要求，制定相應(yīng)的管理原則和措施，便于各基層管理部門和人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求開展工作并提升工作質(zhì)量。此外，在構(gòu)建此管理體系時，應(yīng)明確不同部門的具體歸檔范圍，強(qiáng)化相應(yīng)管理制度原則的落實。在制度落實過程中，結(jié)合月、季度考核制度不斷優(yōu)化和改進(jìn)管理制度，強(qiáng)化工作人員的效率并規(guī)范自身行為，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

3）強(qiáng)化人員培訓(xùn)工作。檔案管理工作人員作為開展此項工作的主體，其綜合素質(zhì)直接決定檔案收集與歸檔效果、質(zhì)量。因此，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理要求，加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度。這不僅要在開展診療工作的同時，同步安排工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)項目，提升工作人員的使命感和責(zé)任感。而且要結(jié)合文化檔案管理工作的推進(jìn)，通過培訓(xùn)活動來提升檔案收集和歸檔效果。在引進(jìn)專業(yè)人才并發(fā)展兼職人員的同時，通過培訓(xùn)來提升其綜合管理能力，通過培訓(xùn)來明確具體的歸檔工作范圍，提升此項工作的效果。

6 結(jié)語

基于醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的重要性，為了發(fā)揮此項工作的應(yīng)有作用，在醫(yī)院管理工作中應(yīng)加強(qiáng)宣傳、提高對醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的重視，遵循規(guī)范性、真實性和安全性原則開展醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作，還要完善相應(yīng)的管理體系、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，此外，應(yīng)積極創(chuàng)新管理方式方法和模式，提升醫(yī)院文書檔案管理效果以及醫(yī)院的整體管理效果。