醫(yī)院體檢中心健康檔案管理現(xiàn)狀及整改對策探究

張志薇

（天津市北辰醫(yī)院，天津 300400）

隨著近年來我國檔案體系建設的不斷發(fā)展，我國大部分地區(qū)的檔案健康檔案管理已經(jīng)獲得了一定的效果，能夠為我國經(jīng)濟建設提供良好的檔案基礎，但值得注意的是，健康檔案管理涉及的內容較為復雜，并且屬于一項較為特殊的工程。相關工作人員需要意識到這一點并對“智慧化”的網(wǎng)絡系統(tǒng)進行優(yōu)化，這樣才有助于使我國現(xiàn)代化的醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作逐漸轉變?yōu)榫W(wǎng)絡醫(yī)院體檢中心健康檔案管理，通過這種方式盡可能促進我國檔案的建設發(fā)展，使現(xiàn)代化的信息技術能夠更好地為我國醫(yī)院體檢中心健康檔案管理的建設提供服務。

1 醫(yī)院體檢中心健康檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不夠

在檔案進行管理時，涉及醫(yī)院體檢中心的諸多部門以及檔案管理人員，但相關管理人員都并沒有重視醫(yī)院體檢中心內部的醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作，大多數(shù)檔案管理人員都將工作重點放在宣傳質量的提升上。除此之外，在醫(yī)院體檢中心內部，大多數(shù)檔案都沒有進行有效的對外公開，工作人員不能隨意查閱，這就導致醫(yī)院體檢中心內的相關管理人員忽略了醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作的重要性。在大部分醫(yī)院體檢中心或者單位內部工作人員，在進行醫(yī)院體檢中心信息庫建設時，都僅僅是通過信息錄入的方式進行醫(yī)院體檢中心健康檔案管理，這種管理方式的整體效率較低，并且在進行查閱時難度比較大，并且還有很多醫(yī)院體檢中心在進行醫(yī)院體檢中心信息化數(shù)據(jù)庫建設時，甚至沒有建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，導致如果檔案需要進行遠程調取，則無法進行。

1.2 標準有待完善

在傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，雖然大部分醫(yī)院體檢中心都在逐漸開展自身的醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作，但總的來說并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，這就導致醫(yī)院體檢中心的管理機制依舊較為落后，直接導致醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作落實不到位，并且由于醫(yī)院內部的獎懲制度不完善，無法進行有效的工作創(chuàng)新這些因素都直接導致醫(yī)院體檢中心健康檔案管理工作處于不規(guī)范和不科學的狀態(tài)，最終影響了管理工作的整體機制，導致其無法在宣傳改革過程中發(fā)揮其應有的效果。

1.3 材料不夠齊全

檔案的材料缺失是導致管理工作無法順利進行的關鍵，工作人員在進行現(xiàn)代化的管理時，如果沒有意識到檔案的重要性，就會導致在檔案的錄入時出現(xiàn)一系列的缺失，工作人員在對缺乏的數(shù)據(jù)進行記錄時，甚至有可能為了省事直接謊報數(shù)據(jù)或者單位，這些因素都有可能導致檔案的管理工作無法順利進行影響，最終的管理質量。

2 醫(yī)院體檢中心健康檔案管理的優(yōu)化方向

2.1 提升重視程度

在進行管理時，患者的檔案管理工作應當由管理人員自身進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。除此之外，在醫(yī)院體檢中心內部還需要強化宣傳力度，使基層的一線工作人員能夠主動參與到檔案管理工作中，明確檔案管理工作并非簡單的檔案信息登記，更重要的是維護醫(yī)院體檢中心的正常運行，這樣才能使一線的醫(yī)護人員積極主動地配合檔案管理工作的進行。

2.2 提高人員素質

在進行檔案信息的優(yōu)化時，需要不斷對人員的素質進行提升，檔案管理人員需要掌握數(shù)字化管理的重要性，并且將網(wǎng)絡信息建設應用于其中，通過這種方式能夠使工作人員的綜合素養(yǎng)得到提高，能夠了解檔案管理，數(shù)字化建設和網(wǎng)絡化建設的重要性，這樣才能使數(shù)字檔案的管理水平提升。強化人員的素質有助于使檔案管理人員了解現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)和云存儲，這樣能夠保證檔案信息管理的、整體質量使檔案信息管理與現(xiàn)代化的網(wǎng)絡信息技術相接軌。工作人員還需要不斷學習現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)以及云計算知識使數(shù)據(jù)能夠形成有效的全方位管理，這樣能夠在一定程度上使檔案管理的整體質量得到提升，也有助于保障檔案管理的安全性。

2.3 完善管理系統(tǒng)

在進行相關制度和條例的建設時，工作人員可以借鑒國內外的先進管理經(jīng)驗，對已經(jīng)歸檔的人員進行電子文件的管理時，應當嚴格按照相關規(guī)章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應當應用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網(wǎng)上開放，并且定期對網(wǎng)絡環(huán)境和計算機系統(tǒng)進行檢測，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進行體制建設時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應的管理制度進行，避免由于員工工作疏漏出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。除此之外，通過合理的管理，還能夠使工作人員各司其職，嚴格按照規(guī)章制度進行各項操作，并且還需要規(guī)范認定制度以及查漏補缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科學性。

2.4 確實把握檔案健康檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)

醫(yī)院體檢中心在建設過程中要求檔案健康檔案管理統(tǒng)一規(guī)劃，并且分布在我國各個地區(qū)都需要進行進一步的推進，一邊建設，一邊使用，使醫(yī)院體檢中心的信息技術逐漸提升，而圍繞這一指導思想和目標，各個醫(yī)院體檢中心都需要結合當?shù)鼗蛘邌挝坏膶嶋H狀況，尋求其中存在的問題，并制定切實可行的檔案管理建設這樣才能制定可行的實施計劃，工作人員應當盡可能把握多個方向的目標，才能有助于使檔案“智慧化”的建設質量得到提升。

3 總結

通過本次研究，對于醫(yī)院體檢中心檔案智慧化的建議如下：一是領導部門要重視檔案健康檔案管理，提供應有的人力、物力和財力支持；二是爭取市檔案監(jiān)管部門對智慧檔案建設的支持，從業(yè)務規(guī)范管理上提供指導；三是加強與各部門的溝通合作，努力提高檔案的使用率，發(fā)揮其價值；四是注意信息安全。智慧檔案建設過程中需要接觸和處理各種檔案，為了安全起見應在檔案管理的各個環(huán)節(jié)做好信息安全工作。具體而言，應從技術上和管理制度上做好檔案信息安全保護工作，從而做好安全防護工作。