事業(yè)單位檔案管理模式改革的路徑分析

蒲春華

（黑龍江省海林市人力資源和社會(huì)保障局就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)指導(dǎo)中心，黑龍江 海林 157100）

檔案在事業(yè)單位管理中占據(jù)重要的地位，檔案管理效果直接影響事業(yè)單位活動(dòng)效果。在信息化的背景下還要加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，基于新信息化的技術(shù)特征創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式，進(jìn)一步發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人才的作用，消除傳統(tǒng)檔案管理工作阻礙，提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)行模式

事業(yè)單位檔案管理目前均采用兩套制模式，一方面，仍然延續(xù)了紙質(zhì)檔案管理方式，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用紙質(zhì)檔案記錄各種數(shù)據(jù)信息，基于傳統(tǒng)方式存儲(chǔ)檔案。另一方面，不斷采用和過關(guān)信息化檔案管理方式，增加了電子檔案的比例，強(qiáng)調(diào)依托信息技術(shù)提高檔案的有效性。兩套制背景下的檔案管理使得事業(yè)單位檔案管理工作量較大，檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)方式復(fù)雜，有必要加快事業(yè)單位檔案管理改革的進(jìn)度。

2 當(dāng)前檔案管理模式主要問題

2.1 制約檔案管理改革的理念

兩套制模式下的檔案管理強(qiáng)調(diào)統(tǒng)籌兼顧，不僅重視引進(jìn)信息技術(shù)，還要做好基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案管理工作，這使得事業(yè)單位檔案管理人員的改革意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理理念更新速度相對(duì)較慢，未能全力推進(jìn)信息化檔案管理改革。事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案管理改革的重要性認(rèn)識(shí)不足，在實(shí)踐工作中仍把大量時(shí)間放在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理上，信息化檔案管理仍屬于附屬地位。管理層與工作人員的檔案管理思維相對(duì)陳舊，沒能認(rèn)清信息化環(huán)境下檔案共享與廣泛需要改革的形勢(shì)。很多單位檔案管理創(chuàng)新不足，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)弱化，檔案管理無法得到有效提升。一些單位未能擬定和高效執(zhí)行檔案管理改革計(jì)劃，影響了檔案管理工作改革的進(jìn)程。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

事業(yè)單位編制有限，檔案管理崗位編制較少，不少事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視不足，現(xiàn)有崗位人員的專業(yè)技術(shù)水平、信息化檔案管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，以及學(xué)歷水平均與大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)時(shí)代的檔案管理要求不符。一些政府職能部門與基層事業(yè)單位檔案員對(duì)接不足，基層檔案員局限于傳統(tǒng)的工作方式，不注重自我提高，不能經(jīng)常性學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作方式方法落后。加上不具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，無法規(guī)?；耐诰蚺c利用檔案。檔案管理崗位流動(dòng)性不高，檔案管理人員的晉升空間不大，這在很大程度制約了檔案管理人員的工作積極性?，F(xiàn)有檔案管理人才缺乏專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，不具備正確的檔案管理理念，因此影響了檔案管理模式的革新速度。一些基層人員受到學(xué)歷、知識(shí)、技能因素限制，未能很好執(zhí)行檔案管理改革要求。

2.3 硬件設(shè)施水平還有待提高

目前情況下，事業(yè)單位檔案的硬件設(shè)施水平不高，現(xiàn)有硬件不滿足信息化檔案管理方式的工作需要。一些事業(yè)單位缺乏必要的信息技術(shù)設(shè)備，對(duì)檔案管理工作的重視不足，分配給檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)有限。大部分用于檔案電子化的設(shè)備陳舊，在傳統(tǒng)的檔案管理建設(shè)思路影響下，一次性購置的設(shè)備到達(dá)一定年限后淘汰率較高，這在很大程度上影響了事業(yè)單位檔案管理設(shè)備更新，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)問題。目前，可用于檔案管理軟件系統(tǒng)還有待于更新，需要開發(fā)專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能夠根據(jù)信息化檔案管理的需要分享檔案，滿足檔案管理工作現(xiàn)實(shí)需要。

3 事業(yè)單位檔案管理模式改革

3.1 法治化建設(shè)路徑

事業(yè)單位檔案管理改革還要走法治化的道路，強(qiáng)調(diào)把依法治檔與全面管理聯(lián)系起來，進(jìn)一步從《檔案法》的基本要求出發(fā)，完善檔案管理工作的基本制度，修訂檔案管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，細(xì)化具體的責(zé)任崗位。建立檔案管理的調(diào)研機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制和決策機(jī)制，設(shè)置檔案管理的專職部門，建立良好的分工協(xié)作機(jī)制，依法促進(jìn)相關(guān)人員履行職責(zé)，全面提高事業(yè)單位檔案管理效能。重點(diǎn)修訂檔案管理工作制度，基于信息化檔案管理方式制定具體的檔案管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依托有效標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作考核，不斷梳理檔案管理的弊端，提高檔案管理的整體質(zhì)量水平。

3.2 信息化建設(shè)路徑

檔案管理信息化是提高檔案管理質(zhì)量，提升檔案服務(wù)作用，發(fā)揮事業(yè)單位檔案作用的重要手段。新時(shí)代還要突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，大力推動(dòng)檔案管理走向信息化，能夠開發(fā)智能化的檔案管理平臺(tái)，融合大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)與智能化管理技術(shù)，更新檔案管理工作的方式方法，依托技術(shù)進(jìn)步發(fā)揮檔案的服務(wù)效能，展示檔案的應(yīng)用價(jià)值，形成良好的推動(dòng)檔案管理改革的氛圍。檔案管理應(yīng)當(dāng)挖掘以往歷史信息，總結(jié)檔案反映的成果，推動(dòng)檔案管理提質(zhì)增效。信息化檔案管理建設(shè)依托強(qiáng)有力的設(shè)備支持，強(qiáng)調(diào)引進(jìn)專業(yè)檔案管理設(shè)備，并且獲得專業(yè)機(jī)構(gòu)的扶持，開發(fā)專門的檔案管理軟件，在高質(zhì)量軟件的支持下全面提高檔案管理的總體質(zhì)量。

3.3 專業(yè)化建設(shè)路徑

事業(yè)單位檔案管理模式改革的關(guān)鍵在于提高專業(yè)技術(shù)能力，激發(fā)檔案管理人員的工作活力，突破傳統(tǒng)檔案管理慣性思維的限制。因此，還要完善人才引進(jìn)機(jī)制，拓展檔案人才的引進(jìn)渠道，能夠運(yùn)用特殊人才引進(jìn)、委托培養(yǎng)、輔導(dǎo)培訓(xùn)的方式提高人才檔次，滿足新時(shí)代開展檔案管理工作的人才需要。加大力度對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)在績效評(píng)估的基礎(chǔ)上分析檔案管理人員的工作短板，明確檔案管理人員的發(fā)展方向，基于檔案管理人員的職業(yè)理想與個(gè)人意愿進(jìn)行培養(yǎng)，從而提高人才建設(shè)專業(yè)化水平。還要發(fā)揮激勵(lì)機(jī)制作用，促進(jìn)檔案人員扎根本職崗位。

4 結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)具有開放化、信息化、個(gè)性化服務(wù)的特征，強(qiáng)調(diào)基于社會(huì)的需要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)模式，更新檔案管理工作的方式方法，建立健全檔案管理體系，提高檔案管理的整體質(zhì)量，滿足新時(shí)代檔案資源的應(yīng)用需要，達(dá)到全面提高檔案管理工作有效性與科學(xué)性目標(biāo)。