新形勢下高等學(xué)校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化研究

孟 濤 楊 陽 車 丹

（山西大學(xué)檔案館，山西 太原 030000）

1 傳統(tǒng)模式下高等學(xué)校學(xué)生檔案管理內(nèi)容和特點

1.1 管理內(nèi)容

學(xué)生檔案是指學(xué)校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、表現(xiàn)德才能績的，以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

高等學(xué)校的學(xué)生檔案是記錄學(xué)生本人的大量具有查考利用價值的，對其升學(xué)、就業(yè)和職務(wù)晉升有深遠影響的文件材料。所以，學(xué)生檔案管理的重要性不言而喻[1]。普通高等學(xué)校的學(xué)生檔案一般由校檔案館負責(zé)管理，管理內(nèi)容主要包括：學(xué)生檔案的接收、整理、鑒別、歸檔、保管、利用及轉(zhuǎn)遞等。

在校學(xué)生檔案主要來自兩個方面，入學(xué)時轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案和在校學(xué)習(xí)期間形成的檔案。入學(xué)時轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案（本、碩、博學(xué)生）包括原單位形成或存放根據(jù)要求轉(zhuǎn)入學(xué)校的檔案和入學(xué)考試形成并轉(zhuǎn)入學(xué)校的檔案；在校學(xué)習(xí)期間形成的檔案（本、碩、博學(xué)生）包括學(xué)籍檔案、獎懲檔案和其他一些需要放入檔案的材料（如黨團組織的材料，取得國家承認的資質(zhì)、成果材料，個人基本情況變化補充材料等）。

學(xué)生檔案材料即有校外單位轉(zhuǎn)來的，也有本校相關(guān)職能部門（如院所，招生就業(yè)處，教務(wù)處，研究生院和武裝部等）提供的，統(tǒng)一由校檔案館接收、整理、歸檔保管和后期轉(zhuǎn)遞。學(xué)生檔案的利用主要涉及個人、單位或部門（查閱），按校檔案部門制定的規(guī)章制度辦理。

1.2 特點

目前，高等學(xué)校的學(xué)生檔案管理是依法實施，《中華人民共和國檔案法》（已于2020年6月20日修訂，并于2021年1月1日起實施）是其基本依據(jù)，《高等學(xué)校檔案管理辦法》為其提供指導(dǎo)，各高等學(xué)校結(jié)合自己的實際情況進行學(xué)生檔案的管理，一般有以下特點：

1）管理制度比較完備，但需要與時俱進。傳統(tǒng)模式下，高等學(xué)校普遍針對學(xué)生檔案的管理制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，分別涉及檔案庫房管理、信息保密、管理人員崗位職責(zé)以及學(xué)生檔案室查（借）閱及轉(zhuǎn)遞等方面，這些規(guī)章制度經(jīng)過多年實踐，已經(jīng)證明對于一般情況合理有效，而對突發(fā)狀況，則缺乏應(yīng)對預(yù)案。

2）接觸部門廣，影響范圍大。根據(jù)學(xué)生檔案常規(guī)歸檔流程規(guī)定，校學(xué)生檔案管理部門不但要從各學(xué)院/所接收學(xué)生檔案材料，還要從一些學(xué)生口的職能部門接收材料。同時，為了確保學(xué)生檔案的完整性，檔案館需要經(jīng)常與各相關(guān)部門或單位溝通。所以，一旦檔案館發(fā)生突發(fā)情況，連帶這些部門的相關(guān)工作難以開展，進而癱瘓學(xué)校的整體工作。

3）服務(wù)對象多元，服務(wù)內(nèi)容多樣。學(xué)生檔案的查閱和利用是高等學(xué)校學(xué)生檔案管理的重要內(nèi)容，對學(xué)生個人的升學(xué)、入伍、入職及職務(wù)升遷均有重要影響。校檔案館作為學(xué)生檔案的保管部門，服務(wù)對象不僅是學(xué)生個人，還有校內(nèi)外的部門或單位，服務(wù)內(nèi)容包括提供有效的檔案證明材料和接待校內(nèi)外單位的政審查閱。

2 新形勢下高等學(xué)校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化建議

2.1 提高公共衛(wèi)生意識，完善檔案管理制度

2020年10月2日，國家衛(wèi)健委發(fā)布《中華人民共和國傳染病防治法》修訂征求意見稿，新增乙類傳染病人感染兩種，提出國家對傳染病的防治實行預(yù)防為主的方針，要求“防治結(jié)合、分類管理、依靠科學(xué)、依靠群眾”。

在新形勢下，對于學(xué)生檔案管理來講，首先要做的就是提高公共衛(wèi)生意識，邀請衛(wèi)生部門對在崗人員進行公共衛(wèi)生知識培訓(xùn)。同時，按照單位統(tǒng)一部署接種抗病毒疫苗，提高個體防護水平。其次，結(jié)合本部門的實際情況，和校衛(wèi)生部門共同完善新形勢下的學(xué)生檔案管理條例和制度。

2.2 減少人員交叉，優(yōu)化檔案管理和交接

在學(xué)生檔案管理的傳統(tǒng)模式下，尤其是新生入學(xué)季和畢業(yè)生畢業(yè)季，院所或單位需要將學(xué)生檔案或檔案材料移交檔案館學(xué)生檔案室，學(xué)生檔案室的工作人員不得不應(yīng)對海量的學(xué)生檔案，接收、鑒別、整理，然后上架，此時檔案館辦公場地人員密集，交檔人員和接檔人員高度交叉。

在新形勢下，如果條件允許，可以將學(xué)生檔案的接收、鑒別、整理及保管的工作交由院所來做，學(xué)校檔案館主要提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，比如可根據(jù)需要對院所管理檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，隨機對其業(yè)務(wù)進行抽查，待時機成熟，再將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移至檔案館庫房上架。學(xué)生檔案暫由院所托管，也便于接待校內(nèi)外部門或單位政審查閱，減少人員交叉。

2.3 推進高等學(xué)校學(xué)生檔案的信息化建設(shè)

由于高校學(xué)生檔案的流動性強，檔隨人走。學(xué)生畢業(yè)后，個人檔案將被派發(fā)到用人單位或當?shù)厝瞬攀袌觯话悴恍纬稍谛ｉL期檔案，再加上自身條件限制，很多高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)緩慢[1]。

2020年伊始，一場突發(fā)狀況引發(fā)數(shù)字化經(jīng)濟發(fā)展浪潮，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化一直是高等學(xué)校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的目標。顯然，開發(fā)建立學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)[2-3]，是在下改進優(yōu)化高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的重要舉措。盡管該系統(tǒng)還不能舍棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，但其可以通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化整合信息資源，優(yōu)化傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理，提高管理效率和服務(wù)水平，尤其在解決學(xué)生檔案的遠程服務(wù)問題上優(yōu)勢明顯，同時也避免了由于人員流動接待帶來的風(fēng)險。

3 結(jié)語

高等學(xué)校的學(xué)生檔案管理不僅涉及學(xué)生的切身利益，也一定程度上代表了一所高校的管理水平。盡管在傳統(tǒng)模式下，高等學(xué)校的學(xué)生檔案管理比較完善，也取得了一些成績，但在面對突發(fā)情況帶來的沖擊時，需要采取有效的措施，優(yōu)化學(xué)生檔案管理，推動學(xué)生檔案管理再上新水平。