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      談不動產登記檔案的整合與集約

      2021-04-14 18:55:31李灝燕
      卷宗 2021年20期
      關鍵詞:集約化檔案室檔案管理

      李灝燕

      (長白朝鮮族自治縣自然資源局,吉林 白山 134400)

      不動產檔案是與人民群眾零距離的重要民生檔案之一。隨著信息技術的不斷進步、《不動產登記暫行條例》的實施和城鄉(xiāng)一體化登記的推動,不動產檔案數量急劇增長,檔案信息化勢在必行。實現對本轄區(qū)不動產檔案信息智能化管理,需要更新檔案管理和檔案服務理念,加強技術手段的應用。

      1 不動產登記檔案工作的重要性

      不動產登記檔案包括房管部門移交的房屋登記檔案、農業(yè)部門移交的承包地登記檔案、林業(yè)部門移交的林權登記檔案,以及不動產登記中心制作的不動產登記檔案。根據相關規(guī)定,不動產登記需在不動產登記中心檔案管理部門集中歸檔管理,任何單位或個人均不得拒絕歸檔或據為己有。

      1)為物權登記提供依據。在不動產登記環(huán)節(jié)中,需要提供大量的申請材料,不動產登記機構才能據此順利進行不動產登記。登記機構需要對相關的登記材料進行審核,登記的相關材料就是不動產登記檔案材料的構成成分。窗口工作人員在不動產登記環(huán)節(jié)中,接收并審核所申報的材料,完成相應的登記建檔工作。不動產登記機構要對登記檔案實施監(jiān)管,才能對不動產物權進行有效的管理和監(jiān)督。在原有不動產登記之后,還需要對檔案進行整合和集約化管理,從而推動不動產檔案登記工作高質量開展。

      2)潛在功能。不動產登記過程中需要采集權利人個人信息及相關經營行為等,形成了包括其身份證明、繼承關系、抵押借貸等證明信息,既屬于政府公權力行為,也涉及個人隱私信息。一旦在后期觸及不動產權益時,不動產登記檔案就會發(fā)生重要作用。如,不動產登記檔案中涉及繼承公證相關內容和條款,一旦后期發(fā)生了繼承事由后,不動產登記檔案中的相關條款就會發(fā)生法律效力,保障了繼承人的權益。

      2 檔案整合與集約化管理是時代發(fā)展的必然

      整合不動產登記檔案,主要是整合不動產登記檔案的內容,這其中就包括了三個方面的內容:一是整合檔案管理部門。不動產登記檔案部門主要是對不動產檔案,其中就包括了土地、林地、房屋等。這就需要按照相應的標準進行,保存好登記檔案,做好檔案運用的服務。二是整合檔案人員。工作人員對檔案管理工作具有直接的影響,這就需要檔案人員具有綜合能力,加強對他們的培訓,并督促他們學習各種新的計算機及網絡知識,這樣才能更高效地開展工作。三是集約化整合檔案。集約化整合不動產檔案,能夠對不同的檔案進行集中管理,從而實現檔案管理的標準化和規(guī)范化,提升檔案管理工作質量,還能為不動產登記工作的開展提供必要條件,從事該方面工作的人員需要深刻了解。

      3 不動產檔案整合與集約化管理存在的問題

      1)人員素質問題。我國正在全面的開展不動產登記的辦理,因此各級政府應該配合好縣級以上的國土資源管理部門的工作,做好不動產登記資料的移交以及歷史遺留權屬糾紛問題,因此在新的業(yè)務系統(tǒng)中,業(yè)務種類增多,錄入的內容增加,給不動產登記辦理帶來了負擔,這對人員素質問題提出了更高的要求,需要這些人員具備很高的信息化處理水平。

      2)平臺的問題。沒有得到進一步的完善和更新。由于土地登記和房屋登記需要高科技的信息化處理才能夠完成,對空間的位置要求比較高,如果沒有一個強大的信息管理系統(tǒng)作為支撐,特別是貧困地區(qū)的登記信息系統(tǒng)比較落后,會大大降低不動產信息的準確性和有效性,從而增加承擔法律責任的風險。

      3)登記效率問題。在不動產登記中,不僅要搞清楚不動產的歸屬問題,還要搞清楚不動產的準確性和安全性,要維護不動產產權人的合法權益,還要提高業(yè)務辦理的質量和效率。而在現實辦理的過程中,申請人與信息登記之間出現很多矛盾與糾紛,比如登記的信息不夠準確、不動產申請人與登記辦理人員缺乏細心的溝通、造成窗口辦理的效率不夠高、申請人來回往返的次數增多、窗口的受理速度慢、窗口受理的程序復雜等問題都是需要重點關注的問題。

      4)檔案室(館)庫房面積不足。不動產登記檔案的數量比較大,而且涉及的檔案內容也比較繁多,大量的檔案都會在檔案室(館)中存儲。目前檔案室(館)的庫房面積有限,從而導致檔案積壓太多。在不動產整合與集約化管理后,不動產登記檔案被集中管理,但是由于檔案室(館)面積不足,也會使這方面問題加深。在不動產登記檔案室(館)建設中,其建設的標準也是較高的。為此,在檔案館整合與集約化管理環(huán)節(jié)中,需要結合檔案室(館)建設問題深入研究,從而拓展檔案館的規(guī)模,擴大存儲容量,有效解決不動產登記檔案整合與集約化管理的相關問題。

      4 提升不動產登記檔案整合和集約化管理實效的對策

      1)軟硬結合,創(chuàng)新服務模式。當今社會已經進入高效的信息時代,互聯網、遠程辦公、大數據、云計算與日常生活息息相關,成為人們生活中必不可少的一部分,不動產登記業(yè)務等級模式更是如此,在“互聯網+”下的不動產登記實現了軟硬結合,對窗口服務模式進行了創(chuàng)新,一方面提高了不動產登記中心的管理水平,另一方面也提高了為老百姓辦事的效率。首先在不動產信息登記的過程中,開發(fā)出自助終端一體機的運用,該設備能夠實現終端打證、自助終端查詢等功能的智能化,使群眾能夠更加方便查詢不動產信息及辦理不動產證書領取等業(yè)務。該設備的普及和運用使信息能夠更加快速傳遞和獲取,還有效地降低人力,在很大程度上緩解了窗口工作人員的負擔。除此之外,不動產信息登記中心還開發(fā)出網上申報和審理程序,網上一窗受理系統(tǒng)、微信預約等平臺軟件,利用網上一窗受理系統(tǒng)可以實現網上申報和審理,辦事員可以一次性的辦結。

      2)對檔案進行整合與綜合管理。不動產登記檔案整合與集約化管理,需要充分利用信息技術,結合大數據發(fā)揮其優(yōu)勢。在檔案管理中需要進一步提升數據的真實性,準確性,就要對數據進行整合與分析。在檔案整合與集約化管理中,應進行信息的全面管理,采取自動化管理的方式,提升檔案數據的應用價值。應加強監(jiān)督,統(tǒng)一建立管理標準,提升管理實效。在不動產登記檔案管理機制實施環(huán)節(jié)中,應對相應的操作信息進行追蹤,防止信息泄露,真正提升不動產登記檔案管理的安全。

      3)搭建共享平臺,采用統(tǒng)一數據。要統(tǒng)一工作系統(tǒng)軟件。要對相關業(yè)務部門的辦公系統(tǒng)進行優(yōu)化整合,開發(fā)研究統(tǒng)一的辦公軟件系統(tǒng),做到能夠真正集成不動產登記、交易、繳稅、金融等相應業(yè)務項目和內容,多板塊信息可以實現一個終端調用和修改,真正做到一網辦、一網看。共享數據資源。針對每個部門單位數據庫不同、數據信息載體差異的現狀,需要采用統(tǒng)一集成的數據庫系統(tǒng),利用統(tǒng)一的算法和程序,納入全部用戶不動產信息,確保數據共享、信息完全。另外,還要對數據庫定期更新和加密維護,數據庫要定期備份、定期更新加密軟件,確保系統(tǒng)數據的真實性、保密性、完全性。

      5 結束語

      我們只有加強不動產檔案管理的實效,才能有效利用檔案為社會服務,促進經濟社會可持續(xù)發(fā)展。在推動不動產檔案管理的過程中,應高度重視不動產檔案作用,不斷提高檔案管理業(yè)務水平,不斷改進管理系統(tǒng),保證存儲安全,推動不動產檔案管理工作發(fā)展。

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