關(guān)于檔案收集工作的實踐探究

鐘思雅

（珠海格力房產(chǎn)有限公司，廣東 珠海 519000）

1 檔案收集難的具體表現(xiàn)

檔案的收集工作就是指公司內(nèi)各個職能部門的檔案人員對公司內(nèi)部文件進行收集、整合，然后移交到檔案室進行統(tǒng)一管理的過程，但是在檔案收集的過程中往往會遇到許多問題，其具體表現(xiàn)為以下三個方面。

1）檔案材料門類不全。公司內(nèi)各個部門的職能不同，除了行政辦公室內(nèi)存在相應(yīng)的紅頭文書檔案，還具有相應(yīng)的榮譽證書、新聞報道、重大會議的記錄等等材料，但是許多行政辦公室交給檔案室的檔案就只有紅頭文書檔案，其他種類的檔案并沒有進行合理的歸檔，也許是出于保密，或是相關(guān)工作人員認為歸檔并不重要，所以不愿意向檔案室提交相應(yīng)的檔案。

2）檔案材料缺失嚴重。在公司日常運行過程中，各個部門的工作人員都應(yīng)該將相應(yīng)的項目活動檔案移交給檔案室的相關(guān)工作人員。但是在現(xiàn)實生活中各部門工作人員除了必須移交給檔案室的紅頭文書檔案，并沒有對其他的檔案進行歸納、整理，然后移交給檔案室，所以最終導(dǎo)致公司有些項目活動無法及時地歸檔，或是存在信息不全的情況。

3）檔案材料的系統(tǒng)性較差。由于公司內(nèi)各個項目之間是具有一定聯(lián)系性的，就像公司職員請假，領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)一樣這一系統(tǒng)性的過程。但是有些部門移交給檔案室的檔案材料往往項目都是顯示有批復(fù)，卻無請示，有正文卻是無附件的情況，而這種檔案材料即使移交給檔案室也是無法真實地反應(yīng)項目活動的整體過程的。

2 造成檔案收集難的原因

1）歸檔制度的不健全。當前，許多公司并沒有建立健全的規(guī)章制度，同時也沒有建立相應(yīng)的歸檔懲罰和獎勵措施，這樣直接導(dǎo)致了公司內(nèi)的檔案管理工作失去了相應(yīng)的約束力，而相應(yīng)的檔案管理人員也就無法可依。

2）對檔案的作用認識模糊。由于當前許多公司內(nèi)部缺乏相應(yīng)的檔案管理約束條例，所以關(guān)于檔案的歸檔工作全部分散保存在各個部門或是相關(guān)工作人員手中，而有些工作人員認為這些文檔并沒有管理的必要，所以為了個人方便而選擇不移交給檔案室。加之，兼職的檔案管理人員調(diào)換比較頻繁，在日常工作中不僅擔任著檔案管理工作，而且還具有其他的業(yè)務(wù)工作，最終使檔案的收集工作難以有效地進行。

3）檔案管理員的工作方法陳舊。由于公司并沒有組織檔案管理人員參與相應(yīng)的培訓(xùn)活動，所以公司內(nèi)的檔案管理人員對檔案工作的認識也不足以應(yīng)對檔案的收集和管理工作。而有些工作人員即使受到了上級的通知也不展開相應(yīng)的檔案收集工作，不僅如此，還有一些工作人員并沒有充分地意識到進行檔案管理工作的重要現(xiàn)實意義，認為這一職位并沒有任何發(fā)展前景，最終導(dǎo)致他們在工作上不能盡心盡力，不能科學(xué)地分類歸納相應(yīng)的文檔內(nèi)容，從而造成公司內(nèi)經(jīng)常出現(xiàn)文檔不全的問題。

4）檔案管理隊伍建設(shè)相對薄弱。由于檔案管理工作并不會為公司的發(fā)展帶來直接的經(jīng)濟效益，再加上檔案管理工作難以受到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，所以檔案管理工作人員經(jīng)常被忽視，而相應(yīng)的部門工作人員不積極地配合檔案管理工作人員的檔案收集工作，而公司多數(shù)都是聘用一些兼職工作者來完成公司的檔案收集工作。所以在一定程度上降低了公司內(nèi)檔案管理工作人員的工作的積極性，就也是公司無法吸引專業(yè)性的檔案管理人才的原因。

5）管理手段落后，現(xiàn)代化技術(shù)難以施行。由于當前依然存在一些公司不注重檔案的管理工作，所以對并沒有對公司的檔案工作投入相應(yīng)的資金，最終導(dǎo)致檔案室配備的設(shè)施和使用的技術(shù)都比其他公司落后，而招聘的檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)較低，不懂得如何科學(xué)地操作相應(yīng)的設(shè)備，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)，最終導(dǎo)致公司難以真正地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來進行檔案的收集和管理工作。

3 檔案收集工作的對策

1）依法治檔，健全歸檔制度。公司檔案室的檔案管理人員為了更好地完成檔案的收集工作，首先，應(yīng)該在公司內(nèi)制定完善的歸檔制度，因為只有確立了制度，才會讓工作人員感受一定的約束力，從而更好地完成檔案的收集工作。其次，應(yīng)該加強公司內(nèi)部的考核管理。在公司構(gòu)建完善的歸檔制度之后，就應(yīng)該嚴格制定相應(yīng)的檔案工作考核制度。而該制度的建立不僅能夠有效地提升檔案管理工作人員的工作積極性，而且還能夠有效地提升檔案室的工作效率，促進公司更好地發(fā)展[1]。

2）增強全員檔案管理意識。在公司實際運營的過程中，公司內(nèi)部的管理人員應(yīng)該采用多樣化的管理方式，向公司全體成員宣傳《中國共和國檔案法》以及相應(yīng)的檔案制度，使公司內(nèi)所有工作人員能夠充分地認識到檔案收集工作的現(xiàn)實意義，從而形成相應(yīng)的檔案管理意識。有效地提升公司內(nèi)部全體工作人員的檔案管理意識，就能夠有效地完成檔案材料的整合和移交，從而有效地提升公司內(nèi)的工作效率。

3）重視檔案管理隊伍的建設(shè)與培養(yǎng)。由于公司內(nèi)的檔案管理人員不僅需要負責檔案文件的收集工作，而且還需要負責檔案材料的分類、歸檔，所以公司管理層應(yīng)該注重檔案管理隊伍的建設(shè)，提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，加強對檔案管理工作人員的培養(yǎng)，給予檔案工作人員晉升的機會，并且從日常的工作過程中多多關(guān)心他們，為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，從而有效地提升檔案管理工作人員的工作積極性。而建立一支業(yè)務(wù)能力較強、團隊結(jié)構(gòu)合理的檔案管理團隊不僅能夠促進檔案管理工作的有序進行，而且還能在一定程度上促進公司實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[2]。

4）提高對檔案工作的重視。為了有效地提升檔案室的管理效率，首先需要加強公司內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識，只有這樣公司內(nèi)的檔案管理人員才能夠?qū)斍霸跈n案管理工作中存在的問題及時匯報給上級，讓其充分地認識到當前檔案管理工作存在的問題，從而針對公司的實際運營情況及時地提出相應(yīng)的解決方案，促進提升公司內(nèi)檔案室工作效率的提升。

5）加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升檔案質(zhì)量。由于公司內(nèi)檔案室的檔案管理人員往往身兼數(shù)職，其中檔案的管理僅僅只是其中一項工作，再加上檔案收集的變動性較強，所以如果檔案管理人員的業(yè)務(wù)非常生疏，那么就降低了檔案室的工作效率。為此，應(yīng)該加強檔案室管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其能夠更加規(guī)范地完成相應(yīng)的檔案管理工作，及時地與上級檔案管理工作人員展開相應(yīng)的匯報、溝通[3]。

6）配備先進的設(shè)備和技術(shù)人才。公司在實際的運行過程中，可以根據(jù)檔案工作的實際需求，為檔案室配備現(xiàn)代化的管理設(shè)備，積極地引進相應(yīng)的專業(yè)性技術(shù)人才，從而為檔案工作的健康發(fā)展提供有力的物質(zhì)保障[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，為了使公司內(nèi)檔案管理工作人員更好地完成檔案的收集工作，那么首先就需要公司領(lǐng)導(dǎo)層加強對檔案收集工作的重視程度，不斷優(yōu)化、改進公司內(nèi)的檔案管理制度和歸檔制度，然后在加強對檔案管理團隊的建設(shè)，使其能夠在一定程度上提升公司內(nèi)檔案室的工作效率，提升檔案的質(zhì)量。另外，還應(yīng)該運用先進的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備來進行檔案的收集工作，從而為檔案的管理工作提供有力的物質(zhì)基礎(chǔ)，為檔案利用者提供更好的服務(wù)。