關于做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

于 淼

（哈爾濱市產(chǎn)品質量監(jiān)督檢驗院，黑龍江 哈爾濱 150036）

在事業(yè)單位人力資源管理工作中，人事檔案管理工作是較為關鍵的一項內(nèi)容，特別是在當前信息化時代背景下，人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這也要求事業(yè)單位需要與時俱進，積極推動人事檔案管理模式的創(chuàng)新，全面提高人事檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡化水平，為人事檔案管理工作的有序開展打下堅實的基礎。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.1 改善人力資源結構

事業(yè)單位通過做好人事檔案管理工作，可以促進單位人力資源結構的改善，積極整合單位職能、崗位和人才，實現(xiàn)人力資源的充分利用。在實際事業(yè)單位發(fā)展過程中，需要針對內(nèi)部人員進行隨時調整，在人員調動過程中需要以人事檔案作為重要參考，針對工作人員的具體表現(xiàn)和能力進行準確分析和綜合評價，從而實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，確保真正做到人盡其才。

1.2 提升人力資源管理效果

事業(yè)單位人事檔案管理工作中，由于需要針對單位工作人員的個人經(jīng)歷、崗位表現(xiàn)和職稱變化等信息在檔案中直觀地體現(xiàn)出來。并針對人事檔案信息資源進行有效利用，為人事考核工作提供重要的依據(jù)。而且人事考核結果還需要在人事檔案中進地記錄。因此事業(yè)單位通過做好人事檔案管理工作，并有效地利用人事檔案信息，能夠為人事管理工作提供重要的支撐，促進單位人事管理工作效率和質量的提升。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的特點

2.1 真實性

真實性是人事檔案最為重要的一項特點，事業(yè)單位工作人員為具有編制的國家工作人員，因此在人事檔案管理工作中，需要針對檔案信息進行嚴格審查，確保人事檔案信息的真實性和完整性。在實際人事檔案中，由于涉及較多的內(nèi)容，一些檔案信息涉及工作人員的隱私，因此人事檔案具有一定的機密性，在實現(xiàn)管理工作中要建立健全保密制度，保證人事檔案信息的安全。

2.2 專門性

由于人事檔案涉及較多的內(nèi)容，能夠為單位內(nèi)部人事調動提供重要的依據(jù)，因此事業(yè)單位需要加強對人事檔案管理工作的重視度，并將人事檔案管理工作納入單位管理工作體系中來，全面提高人事檔案管理工作的專業(yè)化水平，確保具體管理目標的實現(xiàn)。

2.3 動態(tài)性

人事檔案管理工作還具有較強的動態(tài)性特點，這主要是由于單位工作人員具有一定的流動性，任何一個方面發(fā)生變化，則人事檔案信息也需要隨著變化，及時在人事檔案中進行信息更新和補充，保證人事檔案信息的真實性和實效性。

3 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的措施

3.1 加強對人事檔案管理工作的重視度

事業(yè)單位領導需要加強對人事檔案管理工作的重視，并在實際工作中積極促進人事檔案管理制度的完善，加大投入力度。人事檔案是對工作人員重要信息的真實記錄，能夠反映出一個人的重要價值，因此在人力資源管理工作中，人事檔案發(fā)揮著極為重要的作用。因此事業(yè)單位需要認識到人事檔案管理工作對自身發(fā)展的重要意義，并在實際工作中加大人力、物力和財務的投入，全面提高人事檔案管理工作的整體水平。

3.2 完善檔案管理工作體系

為了能夠提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質量，需要加快構建現(xiàn)代化的人事檔案管理制度，推動人事檔案管理工作的專業(yè)化和標準化發(fā)展。同時還要重視信息化手段的應用，協(xié)調好紙質檔案和電子檔案管理工作。積極對檔案資源進行整合，并利用現(xiàn)代技術手段對檔案進行保存，確保檔案信息的安全。另外，還要加強人事檔案數(shù)據(jù)庫建設，為人事檔案管理和服務水平的提升打下堅實的基礎。

3.3 提高檔案材料收集的標準化、規(guī)范化

當前人事檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)仍處于無序的狀態(tài)，而且存在低端應用的情況，這對于人事檔案工作的開展帶來了較大的制約。在當前新形勢下，需要加強人事檔案的規(guī)范化管理，積極開發(fā)人事檔案信息資源，使人事檔案信息能夠更好地服務于人事管理工作和單位的現(xiàn)代化建設。在人事檔案材料收集工作開展過程中，由于人事檔案內(nèi)容具有分散性，因此事業(yè)單位需要嚴格要求人事檔案材料的內(nèi)容、歸類和歸檔方法，實現(xiàn)人事檔案信息的有效歸納，促進人事檔案材料的標準化和規(guī)范化收集，從而為人事檔案的集中管理打下堅實的基礎。

3.4 優(yōu)化人事檔案管理模式

傳統(tǒng)人事檔案管理模式相對落后，管理過程也十分繁瑣，這對于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的制約。在當前信息化時代背景下，人事檔案管理工作加快了信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，因此在實際工作中，需要積極對人事檔案管理模式進行優(yōu)化，并構建人事檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)對電子檔案的管理。同時還要重視各種先進技術的應用，積極開發(fā)人事檔案管理軟件，促進檔案信息存儲和檢索系統(tǒng)的升級換代。人事檔案管理部門在實際工作中還要積極與其他部門之間密切配合，強化檔案管理系統(tǒng)與單位其他系統(tǒng)的有效銜接，實現(xiàn)檔案信息在單位內(nèi)部的共享。并建立健全人事檔案大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的精確和快速查找，并運用大數(shù)據(jù)分析技術，實現(xiàn)檔案信息的可視化展示，從而為單位決策和管理工作提供更高效的信息服務。

3.5 推進人事檔案業(yè)務標準化建設

針對人事檔案信息，宜建立統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標準，并明確歸檔的范圍和要求。積極運用先進技術手段，推進工具設備的創(chuàng)新，重視人事檔案數(shù)據(jù)庫建設，利用大數(shù)據(jù)技術對人事檔案信息進行深入挖掘，從而促進人事檔案服務工作質量的提升。而且在實際工作中，還要建設檔案信息檢索平臺，促進人事檔案管理工作的規(guī)范化和標準化發(fā)展。

3.6 重視信息技術應用的安全保障

由于人事檔案信息與當事人的合法權益息息相關，因此在人事檔案管理和利用工作中需要保證檔案信息的安全。具體可以應用信息技術手段保護檔案信息的安全。不僅要重視專業(yè)技術人才的引進，促進人事檔案信息系統(tǒng)的升級改造。同時還要構建防火墻，防范黑客和不法分子入侵，重視各種先進安全技術的應用，進一步保證人事檔案信息的安全，實現(xiàn)人事檔案的有效開發(fā)和利用。

4 結束語

人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，而且對事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展具有極為重要的推動作用。因此在實際工作中要加大重視度，并利用先進技術手段推動檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，全面提高人事檔案管理工作的水平，使人事檔案能夠更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。