推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施研究

李 葉

（法庫縣產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級促進(jìn)中心，遼寧 沈陽 110400）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是由政府領(lǐng)導(dǎo)，為促進(jìn)社會和諧發(fā)展，服務(wù)于社會而建立的機(jī)構(gòu)，在日常工作當(dāng)中，檔案管理起著關(guān)鍵作用，檔案管理見證著機(jī)關(guān)事業(yè)單位一路以來的發(fā)展?fàn)顩r，同時(shí)能夠?yàn)槲磥淼倪M(jìn)一步改革創(chuàng)新提供有效依據(jù)，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位得以長效發(fā)展，因此推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理向著規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化方向邁進(jìn)，對于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展意義重大。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 制度不完善

在檔案管理工作當(dāng)中，科學(xué)的管理制度，對于提高管理效率具有重要意義和作用，然而在目前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位，在檔案管理方面缺乏完善的管理制度，各部門缺乏聯(lián)合，使得檔案管理較為分散，很難對機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行有效整合，使得檔案的利用率不高，難以發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有價(jià)值，不利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展[1]。

1.2 現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用不到位

隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，使得檔案管理效率得到顯著提升，然而在許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，因著缺乏現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理效率和質(zhì)量難以與時(shí)俱進(jìn)，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作。雖然許多單位已經(jīng)逐漸運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，開展檔案管理工作，通過電子檔案取代原有的紙質(zhì)檔案，極大地提高了檔案管理效率和質(zhì)量，然而，因著技術(shù)水平較弱，很容易出現(xiàn)被病毒入侵，導(dǎo)致檔案損壞或丟失的問題，給檔案管理的安全性帶來了嚴(yán)重影響。

1.3 人員素質(zhì)仍需提升

檔案管理工作人員在檔案管理當(dāng)中起著至關(guān)重要的作用，因此其素質(zhì)高低直接決定著檔案管理的整體質(zhì)量。如果想推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，需要不斷提升相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及技能，同時(shí)，需要不斷完善相關(guān)人員的道德水平，才能夠使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作效率和質(zhì)量得到有效提升。

然而，在目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理人員的專業(yè)水平普遍偏低，經(jīng)過調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，許多管理人員對本職工作不夠重視，缺乏應(yīng)有的工作態(tài)度，責(zé)任意識較為薄弱，使得檔案管理工作效率難以提升。除此之外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門，在選擇檔案管理人員的過程中，也缺乏重視，導(dǎo)致聘用的管理人員水平較低，缺乏科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)，在管理專業(yè)技能培訓(xùn)方面也存在嚴(yán)重不足的問題，這就導(dǎo)致工作檔案管理工作人員難以勝任本職工作，給整體的工作效率帶來了嚴(yán)重的影響。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的策略分析

2.1 優(yōu)化管理模式

隨著時(shí)代的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位每天所需要處理的數(shù)據(jù)也不斷增多，給檔案管理工作人員帶來了巨大的壓力，為了能夠有效解決這一問題，提高檔案管理效率，需要不斷優(yōu)化檔案管理模式。隨著信息時(shí)代的到來，在檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理模式。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案綜合管理平臺，能夠有效提高數(shù)據(jù)的收集、分析、處理效率和質(zhì)量，經(jīng)過云計(jì)算等技術(shù)的科學(xué)分析以及整理，能夠提取有效數(shù)據(jù)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供指導(dǎo)依據(jù)，進(jìn)而使檔案管理效率和質(zhì)量得到有效提升，并能夠充分發(fā)揮檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展過程當(dāng)中的價(jià)值所在[2]。

為此，也要充分引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，構(gòu)建信息化的檔案管理平臺，在信息平臺維護(hù)的過程中，也要加大力度，進(jìn)而有效保障檔案管理的安全性。例如，可以安裝病毒查殺軟件定期掃描、查殺，并做好檔案備份，進(jìn)而有效避免病毒的侵入，而使檔案出現(xiàn)損壞的問題，使檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而使檔案管理水平得到有效提升。

2.2 落實(shí)責(zé)任制度

檔案管理工作較為細(xì)膩，對管理人員的責(zé)任心要求較高，同時(shí)也需要相關(guān)檔案管理人員具備一定的職業(yè)素質(zhì)，如此才能夠擔(dān)當(dāng)好檔案管理工作，為了提高檔案管理效率，在檔案管理工作當(dāng)中要建立相應(yīng)的責(zé)任制度，將檔案管理的具體職責(zé)落實(shí)到具體人員方面，一旦檔案管理出現(xiàn)問題，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。通過責(zé)任制的建立，能夠有效提高工作人員的工作積極性，使其重視自己的本職工作，在人員更替的過程中，做好檔案管理交接工作，避免因?yàn)槁毼桓鼡Q，而使檔案管理出現(xiàn)差錯(cuò)。

即便崗位發(fā)生變動(dòng)，也需要對檔案管理中出現(xiàn)的安全問題，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，一旦出現(xiàn)問題，同樣需要追究相關(guān)人員責(zé)任，通過如此制度的建立，能夠使管理工作人員在工作中更加嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，充分意識到檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，進(jìn)而使其責(zé)任意識得到有效增強(qiáng)，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

2.3 優(yōu)化管理理念和手段

隨著時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，因此要不斷優(yōu)化檔案管理人員的管理理念，結(jié)合現(xiàn)代化先進(jìn)的信息技術(shù)，使其學(xué)會運(yùn)用先進(jìn)的信息化手段開展檔案管理工作，進(jìn)而使檔案管理效率得到有效提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位，需要對相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)代化管理理念的培訓(xùn)工作，使其理念得到更新和變化，并學(xué)會利用先進(jìn)的信息技術(shù)開展日常工作，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理更加規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。

在具體工作過程中，相關(guān)人員要利用數(shù)字化技術(shù)，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行存儲，通過信息化管理平臺，對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，并要注重檔案的安全性，定期病毒查殺，并設(shè)置防火墻，避免惡意攻擊，而造成信息泄漏，保證檔案安全，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理向著規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化方向不斷邁進(jìn)。

2.4 加強(qiáng)檔案整合工作

為了使檔案管理的質(zhì)量得到有效保障，在日常工作中能夠便于查找以及搜索，管理人員需要對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整合，針對不同的檔案進(jìn)行分類處理，按照相應(yīng)的類別對檔案進(jìn)行編碼操作，也可以通過先進(jìn)的信息技術(shù)手段，使檢索更加方便，通過關(guān)鍵字搜索能夠快速提取并查閱相關(guān)檔案內(nèi)容，提高檔案利用效率，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理更加規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率得到有效提升[3]。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用，對提高機(jī)關(guān)單位工作效率意義重大，因此，需要不斷優(yōu)化完善檔案管理模式，使檔案管理向著規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，使其價(jià)值得以充分體現(xiàn)，進(jìn)而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位得以持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。