文書檔案管理工作的策略

唐姍姍

（大慶油田生態(tài)環(huán)境管護公司，黑龍江 大慶 163000）

對于一個企業(yè)來說，做好文書檔案管理工作十分必要。一旦文書檔案管理工作缺失，相關(guān)決策工作，又或者是企業(yè)的戰(zhàn)略方案的制定缺乏依據(jù)，不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。在當今社會中，由于各學科之間相互影響交叉發(fā)展，這就需要在文書檔案管理工作中積極應用先進的技術(shù)，創(chuàng)新工作方法，敢于創(chuàng)新和挑戰(zhàn)。從文書檔案管理內(nèi)容到文書檔案管理制度等等都要進行進一步的完善，同時加大監(jiān)督管理力度，針對不足之處做出科學改進，從而提升為主動管理效果。

1 文書檔案管理工作存在的問題

1.1 管理機制不夠健全

對于文書檔案進行管理時，管理制度具有直接性的影響，由于管理制度不夠健全，從而會出現(xiàn)相關(guān)問題。根據(jù)現(xiàn)階段實際現(xiàn)狀來看，監(jiān)督制度不夠完善，未能夠?qū)ΡO(jiān)督方式以及方法作出明確要求，不少為什么檔案管理工作局限于工作人員的自覺性，相關(guān)監(jiān)督措施也未能落到實處，這樣就影響了文書檔案管理質(zhì)量，還會對相關(guān)機密文件的保密性帶來負面影響[1]。另外，文書檔案管理開發(fā)力度有待提升，根據(jù)文書檔案管理現(xiàn)狀來看，不管是文書檔案的收集，又或者是保存等工作，未能夠進行深入的研究，尤其對文書檔案開發(fā)工作不夠關(guān)注，經(jīng)過簡單的整理和歸納，往往無法實現(xiàn)文書檔案的潛在價值，這樣就會導致我說檔案管理工作成為簡單的行政的工作。

1.2 文書檔案管理建設力度不足

對于文書檔案管理工作來說，具有一定的系統(tǒng)性，所投入的資源也比較多，單位領(lǐng)導又或者是文書檔案管理人員都應該積極參與其中，進一步加大建設力度，但是，根據(jù)現(xiàn)階段文書檔案管理的實際建設現(xiàn)狀來看，其重要性沒能夠得到統(tǒng)一認知，有些領(lǐng)導或者是相關(guān)管理人員也未能夠發(fā)揮自身能動性，這樣就阻礙了文書檔案管理建設進程。不僅如此，在文書檔案信息化管理中未能夠全面開展，信息化設備比較缺失，軟件以及硬件的投入力度不足，這樣都會阻礙文書檔案管理工作的開展，無法取得預期的建設目標。

2 文書檔案管理工作的實施策略

2.1 做好文書檔案管理人才培養(yǎng)工作

在文書檔案管理過程中，做好人才培養(yǎng)工作十分的重要，企業(yè)都需要針對文書檔案管理進行統(tǒng)一的說明，作出準確定位，讓檔案管理部門得到系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。如果受到了人員的限制，無法成立文書檔案室的情況下，應該對相關(guān)人力資源、會計或者是文員等職工進行統(tǒng)一的培訓，保證相關(guān)資料能夠得到規(guī)范化的保存，這樣也能夠為企業(yè)文書檔案的完整性奠定基礎。通過科學安排文書檔案管理人員，有利于推進人才隊伍建設進程。

2.2 使用數(shù)字化文書檔案管理方法

由于數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，在文書檔案管理中逐漸應用了數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)以及掃描技術(shù)等等，通過先進技術(shù)的應用，能夠讓檔案信息得到整合、補充。在文書檔案管理中，通過應用數(shù)字化技術(shù)也可以進一步建設文書檔案信息管理平臺，有利于文書檔案的收集和整理等等[2]。對于一個企業(yè)來說，文書檔案是無形資產(chǎn)。經(jīng)過數(shù)字化建設，能夠創(chuàng)造一定的經(jīng)濟效益，所以企業(yè)應該對先進的數(shù)字化技術(shù)進行積極應用，同時安排專門的管理人員，使其能夠靈活運用數(shù)字化技術(shù)，以此提升文書檔案管理水平。

2.3 完善檔案文書庫房管理機制

在文書檔案庫房中，主要是對文書檔案進行存放，要想保證文書檔案的完整性，安全性，需要對庫房管理制度進行不斷健全，針對庫房人員需要作出明確的規(guī)定，無關(guān)人員等不能隨意輸入，也不能夠攜帶與文書檔案不相關(guān)的東西。在文書檔案入庫之前，需要做好清點工作詳細的檢查保證文書檔案的數(shù)量以及質(zhì)量，并且也需要對出入庫的文書檔案進行詳細的登記。作為文書檔案管理人員，需要讓上架文書檔案科學擺放，一些特殊的文書檔案應該放在專門的檔案柜之中，避免造成損壞。除此之外，在文書檔案庫房中，也應該做好防火防潮等工作，控制溫度及濕度，認真排查各項安全隱患，科學處理實際問題，以此來保證文書檔案具有良好的儲存環(huán)境。除此之外，針對文書檔案管理制度也要進行不斷的健全，企業(yè)應該根據(jù)自身實際情況作出科學的規(guī)定，既要對本企業(yè)各類文書檔案的歸檔時間、移交時間作出明確的說明，也需要對不同部門所上交的文書進行詳細說明，這樣能夠保證文書排序的科學性。不僅如此，對于文書檔案管理工作進行開展時，也應該在管理制度上說明保管要求以及相關(guān)的保管時間，同時也要對這些程序進行優(yōu)化，保證文書檔案的節(jié)約有章可循，以此推動文書檔案管理的專業(yè)化水平提升。

2.4 保證文書檔案管理網(wǎng)絡平臺安全

在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的趨勢下，電子文書檔案受到了高度關(guān)注，并且應用范圍也越來越廣，在文書檔案管理的過程中，加密技術(shù)、簽署技術(shù)以及身份驗證等技術(shù)得到了高度關(guān)注，對于簽署技術(shù)來說，可以讓電子文件具有數(shù)字簽名，相關(guān)檔案管理人員可以在電子文件上進行簽名，保證其檢驗的真實性以及原始性。在日常工作中，通過電子公章簽署，又或者是企業(yè)法人名章簽署，都能夠提升電子文件的傳輸效率，所以，針對現(xiàn)場技術(shù)要進行升級，科學的設置管理權(quán)限[3]。對于加密技術(shù)來說，在使用的過程中可以有效應用于文書檔案管理平臺，針對文書檔案的提交傳輸以及保存等都能夠進行有效的公開，又或者是對其進行加密，這樣能夠保證文件的安全性。對于身份驗證來說，可以借助于網(wǎng)絡系統(tǒng)，對相關(guān)管理人員設置一定的權(quán)限，讓相關(guān)管理人員進行系統(tǒng)管理，只有用戶的身份通過驗證后才能夠獲得相關(guān)資料。

3 結(jié)語

綜上所述，在文書檔案管理中需要對存在的現(xiàn)實問題進行充分的分析，還要認識到文書檔案管理工作的重要意義，以此促進企業(yè)健康發(fā)展。由于文書檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，為了滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，需要最先進的技術(shù)進行靈活應用，不斷的優(yōu)化文書檔案管理制度，同時也要做好人才培養(yǎng)工作，在此基礎上針對網(wǎng)絡安全以及平臺安全進行全面的保障，從而在整體上提升文書檔案管理質(zhì)量。