淺談文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策探究

姜紅霞 楊世忠

（1.濱州市市政工程管理服務(wù)中心，山東 濱州 256600；2.濱州市人民醫(yī)院，山東 濱州 256600）

1 淺析文書(shū)檔案管理的重要性

文書(shū)檔案的管理工作之所以非常重要，主要是因?yàn)槲臅?shū)檔案與事業(yè)單位各部門(mén)的生產(chǎn)活動(dòng)密切相關(guān)。只有對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有效的管理，才能為國(guó)家提供良好的歷史文獻(xiàn)資料，為有關(guān)部門(mén)的制度建設(shè)提供指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí)，有效提高機(jī)關(guān)部門(mén)工作效率，將大眾文化的作用充分發(fā)揮出來(lái)。因此，一定要提高檔案管理機(jī)關(guān)和部門(mén)的工作效率，減少管理工作中存在的問(wèn)題。對(duì)于文書(shū)檔案的基本管理工作，主要是對(duì)單位辦公文件進(jìn)行有效的管理和使用，在日常的大量文件中，獲得有效的信息數(shù)據(jù)，提高對(duì)于日常文件管理的安全性和高效性。日常文書(shū)檔案管理工作主要包括：1）文書(shū)檔案收集，是對(duì)于整個(gè)文件檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，也是對(duì)事業(yè)單位文件和資料進(jìn)行集中統(tǒng)一處理的基本條件。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，對(duì)于文書(shū)檔案的記錄方式也有了很大的革新，傳統(tǒng)人工筆記管理方式已經(jīng)被替代。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將相關(guān)的文書(shū)檔案進(jìn)行更加完整的收集，并通過(guò)語(yǔ)音和圖像等更加新穎的方式來(lái)體現(xiàn)文件的數(shù)據(jù)管理的完整性。2）文書(shū)檔案的組織工作。在具體的工作過(guò)程中，相關(guān)工作人員要遵循一定的規(guī)律和規(guī)則，將分散在不同部門(mén)的文件和檔案進(jìn)行系統(tǒng)的收集，并且完成對(duì)于文件狀態(tài)的轉(zhuǎn)換，利用電腦中的部分文字軟件來(lái)進(jìn)行文件進(jìn)一步組織工作。3）文書(shū)檔案標(biāo)識(shí)保存。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中一般存在著大量的檔案文件，所以管理人員要對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并對(duì)文檔的保存期限進(jìn)行限定，及時(shí)地更新最新政策規(guī)定制度，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將重要的文件進(jìn)行電子方式的傳輸，最大程度保證文書(shū)檔案保存的完整性和有效性。

2 文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 文書(shū)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，忽視文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)性和現(xiàn)實(shí)意義，存在認(rèn)識(shí)不認(rèn)真和不充分的問(wèn)題。在文書(shū)檔案實(shí)際的管理工作中，部分工作人員認(rèn)為檔案管理工作僅僅是文件的簡(jiǎn)單收集和保存。導(dǎo)致單位文書(shū)檔案管理效率低，利用率低，最終失去了實(shí)際價(jià)值。受多種綜合因素的影響，檔案管理部門(mén)成為單位最容易忽視的部門(mén)，自此，檔案管理就難以得到領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)可和重視，并最終進(jìn)入惡性循環(huán)。

2.2 文書(shū)與檔案管理銜接不當(dāng)

在我國(guó)文書(shū)檔案管理的實(shí)際工作中，文書(shū)管理與檔案管理是相輔相成，相互獨(dú)立的存在。兩者之間關(guān)系密切，存在一定的差異又相互互補(bǔ)。文書(shū)管理是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文書(shū)工作只有準(zhǔn)確完成，檔案管理工作才能有序開(kāi)展，如果沒(méi)有協(xié)調(diào)統(tǒng)一的發(fā)展，銜接工作不好，就會(huì)存在脫節(jié)的問(wèn)題。這就導(dǎo)致文件歸檔計(jì)劃記錄缺乏連通性，從而降低了文件管理工作效率。因此，單位工作人員要正確對(duì)待文書(shū)和檔案管理的理解，尤為注重二者的銜接過(guò)程。

2.3 文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)不完善

雖然現(xiàn)代技術(shù)正在逐步和文件檢索系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，但大多數(shù)單位普遍采用傳統(tǒng)的文件檢索方法。這種方法耗費(fèi)大量的人力和物力，導(dǎo)致了文件的丟失，并且方便性也很差，這些問(wèn)題都導(dǎo)致了工作效率的降低。另外，在人工編制檢索目錄時(shí)，往往存在著不同的認(rèn)知偏差，如果沒(méi)有統(tǒng)一的編纂標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)代信息檢索系統(tǒng)利用率低，從而影響檢索系統(tǒng)的完善。

3 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的具體對(duì)策

3.1 提高文書(shū)檔案管理的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)

機(jī)關(guān)單位內(nèi)部組織應(yīng)該定期學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，宣傳機(jī)關(guān)文件管理的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層對(duì)本業(yè)務(wù)的正確認(rèn)識(shí)，并且學(xué)習(xí)相關(guān)部門(mén)的成功經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)法律法規(guī)的多元化宣傳，從上到下促進(jìn)各部門(mén)員工積極參與，形成對(duì)文書(shū)檔案管理的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。其次，開(kāi)展意見(jiàn)收集活動(dòng)，加強(qiáng)文件保管工作的重視，適當(dāng)增加必要經(jīng)費(fèi)，以全面支持檔案管理水平的發(fā)展。在具體的工作過(guò)程中，確保電子文檔安全提高是重點(diǎn)。電子文檔管理要重視原始信息和數(shù)據(jù)的保護(hù)，保證電子文檔的原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性。電子文檔文件管理部門(mén)要做好密碼認(rèn)證，及時(shí)發(fā)現(xiàn)變更或替換的數(shù)據(jù)，確保電子文檔文件的安全完整性。技術(shù)人員建立相關(guān)安全制度，防止無(wú)關(guān)人員的任意操作。團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)想要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，就要讓相關(guān)的檔案管理人員從過(guò)去的雜業(yè)型轉(zhuǎn)變?yōu)閷?zhuān)業(yè)型。檔案信息化管理的安全、有序高效，離不開(kāi)高素質(zhì)管理人員的支持。目前很多檔案管理部門(mén)或檔案館在信息化建設(shè)中，遇到的最大障礙就是缺少既懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案管理相關(guān)知識(shí)的人才?；诖讼嚓P(guān)部門(mén)或機(jī)構(gòu)就要盡一切努力來(lái)為檔案理人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，并建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，讓每一位管理人員都能在克服惰性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性；另外建立激勵(lì)機(jī)制，并實(shí)現(xiàn)人員的優(yōu)化配置，從而在保證工作效率的同時(shí)，提高員工的工作責(zé)任感以及積極性。

3.2 建立合理的文書(shū)檔案管理體系

在對(duì)文書(shū)和檔案管理過(guò)程中，相關(guān)管理者必須建立完善的管理體系，樹(shù)立正確的管理理念，提高管理效率和質(zhì)量，文件管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立法律法規(guī)的紅加強(qiáng)文件管理，確保文件管理符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，認(rèn)真履行職責(zé)，按時(shí)完成工作，及時(shí)做好各項(xiàng)交接登記工作，采取有效措施解決工作中存在的問(wèn)題，有效提高文件管理的效率。另一方面，要注意文件檔案管理的機(jī)密性，杜絕發(fā)生涉嫌保密問(wèn)題。保證文書(shū)檔案管理的規(guī)范性，建立文檔管理評(píng)價(jià)體系，提高文件管理質(zhì)量，樹(shù)立以人為本的理念。文件管理部門(mén)以人為本的理念，根據(jù)以人為本的原則，提高文件管理的效率和質(zhì)量，逐步規(guī)范文件管理者的服務(wù)模式，提高文件管理服務(wù)的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)預(yù)定的工作目標(biāo)。

3.3 重視電子文檔管理

文檔管理者應(yīng)重視電子文檔管理，逐步優(yōu)化電子文檔管理方法，以達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。積極應(yīng)用電子文件的科學(xué)技術(shù)，即借助專(zhuān)業(yè)的光筆，計(jì)算機(jī)將逐步按筆跡進(jìn)行簽名驗(yàn)證，建立電子文件系統(tǒng)，利用信息技術(shù)建立電子文件系統(tǒng)，可以同時(shí)進(jìn)行大量的操作，節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率。其次，工作人員注重電子文件的審核和加密系統(tǒng)，按規(guī)定合理操作，隨時(shí)備份數(shù)據(jù)，減少不必要的問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著中國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要不斷提高文書(shū)檔案管理的高效性和安全性，將信息技術(shù)運(yùn)用到文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，有效提高我國(guó)文書(shū)檔案的管理效率。檔案信息化是我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的一個(gè)新階段，有關(guān)部門(mén)或機(jī)構(gòu)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文書(shū)檔案的管理觀念，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)教育，不斷學(xué)習(xí)和探索在進(jìn)行的過(guò)程中，要致力于文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)。加強(qiáng)理論與實(shí)踐相結(jié)合，提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量，以正確的意識(shí)優(yōu)化和創(chuàng)新相應(yīng)的問(wèn)題，從而進(jìn)行科學(xué)、有效、合理的管理，提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量和效率。