淺析高校檔案館建設(shè)

杜蔚明

（武漢工程大學(xué)，湖北 武漢 430205）

2021是十四五規(guī)劃謀篇布局之年，高校檔案館的下一步建設(shè)如何進(jìn)行，應(yīng)該進(jìn)行充分論證和考慮。筆者認(rèn)為，高校的檔案館建設(shè)應(yīng)該包含兩塊內(nèi)容，以服務(wù)為中心的檔案館建設(shè)和以用戶為中心的數(shù)字檔案館建設(shè)，以下將對這兩個(gè)方面進(jìn)行分析。

1 高校檔案館的主要問題

1）高校領(lǐng)導(dǎo)者重視不足。從高校情況來看，教學(xué)和科研是兩大主線，其他部門的發(fā)展和工作主要圍繞這兩點(diǎn)，而檔案館作為高校建設(shè)的記錄者，很難發(fā)揮主要作用。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)者對檔案工作通常重視程度不足，也導(dǎo)致到檔案工作開展的方方面面。

2）資金投入不足。由于領(lǐng)導(dǎo)者對檔案館的關(guān)注度低，也導(dǎo)致檔案館在經(jīng)費(fèi)的投入上通常也以維持為主。缺乏充足經(jīng)費(fèi)投入，場館建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、創(chuàng)新發(fā)展等方面都相對滯后。一些場館設(shè)施都存在超期使用或者帶病使用的情況。掃描儀、復(fù)印件、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、磁帶防磁柜、密集架、空調(diào)、除濕機(jī)等也往往存在老舊、故障率高甚至存在缺少相關(guān)設(shè)備的情況。

3）人員結(jié)構(gòu)欠合理。高校檔案館的人員結(jié)構(gòu)欠合理，高校檔案館的人員存在年齡結(jié)構(gòu)偏大，對信息化接受意向也存在不同程度的排斥和抵觸情緒，工作熱情也不高。即使有新進(jìn)的年輕工作人員，但是由于工作經(jīng)驗(yàn)少的關(guān)系，僅有創(chuàng)新而缺乏檔案的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

4）形象建設(shè)待改善。通常，檔案館給辦事人員的形象可以描述為：（1）機(jī)密重地——神秘；（2）不了解、不關(guān)心——陌生；（3）資料單一、利用不便——館藏結(jié)構(gòu)單一；（4）查檔手續(xù)繁瑣、嚴(yán)格——拒人千里之外；（5）檔案工作人員素質(zhì)低——服務(wù)質(zhì)量差。檔案的利用是檔案的價(jià)值體現(xiàn)，也是檔案工作的根本目的，檔案館的形象建設(shè)不到位，最終也影響到檔案工作的質(zhì)量。也有工作人員抱怨工作很辛苦，但是仍然在校內(nèi)得差評，這些都與檔案館的形象有直接的關(guān)系。

5）業(yè)務(wù)功能有欠缺。據(jù)研究發(fā)現(xiàn)，很多高校均未開展口述史檔案收集整理，或開展力度不夠，這方面檔案較少。在有地區(qū)特點(diǎn)的和有民族類的高校檔案館，尤其應(yīng)該將其納入檔案收集范圍。

6）場館建設(shè)布局僵化。從多所高校了解的情況來看，檔案館的布局偏向以機(jī)關(guān)辦公樓的格局為主。而在強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量的現(xiàn)代社會(huì)，這樣的布局也影響了檔案館的服務(wù)形象問題。

2 高校數(shù)字檔案館的主要問題

1）資金投入不足。數(shù)字檔案館建設(shè)離不開信息化的支持，信息化完成的效果又與資金投入密切相關(guān)。而高校檔案館在這方面往往缺乏足夠并且持續(xù)的資金投入，一些高校往往在做了首期工程之后便由于后續(xù)投入跟不上而偃旗息鼓。甚至在服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等方面都存在超期、超負(fù)荷運(yùn)行，在這方面，需要高校對檔案工作有較長遠(yuǎn)的規(guī)劃，并且有長期的投入方能見成效。

2）缺少信息化專業(yè)人員。除了資金以外，檔案館的人員結(jié)構(gòu)不合理，造成缺少信息化專業(yè)人員，對檔案信息項(xiàng)目的開展與實(shí)施缺乏專業(yè)性的意見，對檔案信息系統(tǒng)的安全性等要求也缺乏重視和了解，對檔案信息系統(tǒng)的拓展功能缺乏長遠(yuǎn)性的規(guī)劃，對檔案信息系統(tǒng)的對接缺乏認(rèn)識(shí)，這些問題都影響到檔案信息系統(tǒng)在部署后的運(yùn)行的效率和效果。

3）技術(shù)應(yīng)用尚不深入。雖然“三網(wǎng)一庫”的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已基本在我國副省級(jí)市以上的檔案館完成，但大多數(shù)數(shù)字檔案館的電子文件、網(wǎng)絡(luò)資源一體化管理均未實(shí)現(xiàn)；同時(shí)，大部分已部署的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)是以傳統(tǒng)檔案信息化實(shí)踐要求為基礎(chǔ)的，未運(yùn)用一些新技術(shù)，如云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等，在面對大數(shù)據(jù)時(shí)代的強(qiáng)大數(shù)據(jù)壓力時(shí)，往往難以應(yīng)對。

4）檔案數(shù)字化待提高。檔案信息系統(tǒng)只是一個(gè)骨架，缺乏內(nèi)容的檔案信息系統(tǒng)是沒有血肉的，以我校情況為例，檔案的數(shù)字化加工起步較晚，基礎(chǔ)還比較薄弱，內(nèi)容不夠充實(shí)也直接影響到信息系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì)量，最終回到人工查詢的落后方式。

3 建設(shè)以服務(wù)為中心的檔案館

1）合理規(guī)劃檔案館布局。有條件的高?？梢蕴剿饕苑?wù)為中心的檔案館布局，參考政務(wù)服務(wù)大廳的模式，為查檔人員提供相對寬松和舒適的查檔環(huán)境。此外，加強(qiáng)檔案利用的宣傳，營造科學(xué)管檔、方便用檔的良好氛圍，提高檔案館的服務(wù)屬性，淡化檔案館的行政辦公屬性。

2）拓展檔案利用為學(xué)校服務(wù)。加強(qiáng)檔案的編研工作，加大對檔案大數(shù)據(jù)的分析工作，讓高校領(lǐng)導(dǎo)者從歷史中找答案，從檔案中找方法，為學(xué)校發(fā)展提供決策依據(jù)。高校的沿革、發(fā)展的好壞、歷史的教訓(xùn)均能在檔案記錄中找到，以史為鑒是檔案價(jià)值最大的體現(xiàn)，不僅要學(xué)習(xí)兄弟院校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，也要按照自己的辦學(xué)特點(diǎn)，找到適合自己高校發(fā)展的方向和路線。

4 建設(shè)以用戶為中心的數(shù)字檔案館

檔案工作管理者對數(shù)字檔案館不應(yīng)該僅僅停留在一個(gè)網(wǎng)站的認(rèn)識(shí)上，信息技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字檔案館提供了不同渠道、不同展示方式、不同應(yīng)用對象的選擇。建設(shè)以用戶為中心的數(shù)字檔案館應(yīng)該包括以下幾個(gè)方面：

1）高校檔案館網(wǎng)站。檔案館網(wǎng)站既是檔案館宣傳的窗口，也是檔案館履行職能的重要方式之一。高校檔案館網(wǎng)站要充分體現(xiàn)“為民服務(wù)”的宗旨，一方面滿足功能性需求，另一方面還要滿足個(gè)性化需求。檔案館網(wǎng)站可通過學(xué)校的統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)，對訪問的教職工、校友等進(jìn)行身份識(shí)別和認(rèn)證，再通過計(jì)算機(jī)技術(shù)記錄下個(gè)人經(jīng)常使用的功能模塊、檔案類別等方面進(jìn)行個(gè)性化的排序和推送，實(shí)現(xiàn)以用戶為中心的檔案服務(wù)體系。

2）基于HTML5技術(shù)的高校檔案館微信（高校APP、支付寶等）?，F(xiàn)在，移動(dòng)端技術(shù)已經(jīng)越來越成熟，基于微信、支付寶的服務(wù)已經(jīng)成為年輕人的首選，同時(shí)許多高校都開發(fā)有自己高度集成的移動(dòng)APP。檔案信息系統(tǒng)的對外服務(wù)一定要充分考慮這方面需求，使用基于HTML5技術(shù)開發(fā)相應(yīng)的服務(wù)網(wǎng)站（頁）可以省去系統(tǒng)在移動(dòng)端的適配和單獨(dú)開發(fā)的問題。同時(shí)，使用微信公眾號(hào)和支付寶生活號(hào)進(jìn)行檔案館宣傳也是較為經(jīng)濟(jì)便捷的方案。

3）社交媒體（微博、論壇等）。社交媒體作為現(xiàn)在宣傳工作的新陣地，發(fā)揮出越來越重要的作用。檔案工作通常都是幕后進(jìn)行，善于使用社交媒體不僅可以加強(qiáng)對高校檔案館的宣傳，還能幫助用戶對知檔用檔提供了解的途徑。

4）網(wǎng)上校史館。目前，許多高校都開發(fā)了網(wǎng)上校史館。校史館與檔案工作聯(lián)系緊密，沒有檔案工作的基礎(chǔ)，校史館建設(shè)也無從談起。因此，數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)將反映學(xué)校沿革歷史、發(fā)展歷程的網(wǎng)上校史館納入其中，統(tǒng)籌考慮。按照功能的不同，網(wǎng)上校史館可以作為檔案編研的重要成果進(jìn)行充分展示。

5）一站式服務(wù)。智慧校園當(dāng)中一站式服務(wù)最為體現(xiàn)“以人為本”理念，很多學(xué)校都建立了師生政務(wù)大廳、一站式服務(wù)中心等等。但是由于檔案制度的特殊性，檔案館參與實(shí)體方式的一站式服務(wù)大廳是有困難的。而網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳為檔案一站式服務(wù)提供了可能。在這方面需要與牽頭部門在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)流程等方面進(jìn)行充分溝通，讓檔案服務(wù)走入一站式服務(wù)當(dāng)中，讓檔案查詢者享受一站式服務(wù)的便利。

5 總結(jié)

總之，隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，對檔案館建設(shè)，尤其是數(shù)字檔案館建設(shè)呈現(xiàn)出越來越多元化的發(fā)展，但是無論如何發(fā)展，檔案的核心在利用，利用面向的是人。因此，建設(shè)以體現(xiàn)服務(wù)和用戶為中心的檔案館才是為黨管檔，為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)的初心。