現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式分析

張 霞

（西安科為實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司，陜西 西安 710010）

面對新的改革發(fā)展形勢，國企對檔案管理工作的要求進(jìn)一步提高。要真正提升檔案管理的質(zhì)量水平，需要在實(shí)際工作中，轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作方式，從整體上提高管理創(chuàng)新的質(zhì)量水平。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的觀念比較陳舊，管理的方式也存在著不夠科學(xué)等問題。為能從整體上提高檔案管理的質(zhì)量，改變傳統(tǒng)的檔案管理作法，創(chuàng)新工作方式成為實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新目標(biāo)的重要舉措。

1 當(dāng)前國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1 企業(yè)檔案管理制度不完善

現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷發(fā)展需要對企業(yè)檔案工作進(jìn)行更加科學(xué)的規(guī)范，這主要體現(xiàn)在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國企改革實(shí)踐中，普遍沒有對檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據(jù)國家政策的變化、企業(yè)管理的需要，及時對檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。檔案作為現(xiàn)代企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動等基礎(chǔ)性管理工作的重要內(nèi)容，如果不能建立并及時完善檔案管理制度，就會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏科學(xué)、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?，影響了檔案的保護(hù)和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國檔案法》精神。

1.2 檔案管理信息化程度不高

國企在改革發(fā)展中面臨著諸多的挑戰(zhàn)，要想更好應(yīng)對來自各方的挑戰(zhàn)，其中，如何加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新也是挑戰(zhàn)之一。注重信息化的管理發(fā)展方式應(yīng)用，和當(dāng)前的信息化發(fā)展的要求緊密結(jié)合起來，從而才能真正為實(shí)際檔案管理工作順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在檔案管理信息化的發(fā)展過程中，需要有專業(yè)化的技術(shù)人才，只有如此才能將檔案管理的效率和質(zhì)量得以有效提升。但從實(shí)際檔案管理信息化的建設(shè)現(xiàn)狀看，其中存在的問題是比較突出的，很多國企的檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)還不完善，檔案管理信息化程度低等問題比較突出。

1.3 檔案管理人才匱乏

要想整體上提升檔案管理的質(zhì)量水平，需要有創(chuàng)新的人才作為支撐。而現(xiàn)階段企業(yè)在檔案管理中對于創(chuàng)新型人才比較缺乏，工作人員自身的業(yè)務(wù)能力比較薄弱，在這一基礎(chǔ)工作方面沒有得以強(qiáng)化，必然會影響檔案管理工作的良好推進(jìn)。在檔案管理工作的開展過程中，由于沒有從技術(shù)創(chuàng)新的角度出發(fā)進(jìn)行培養(yǎng)以及引進(jìn)人才，使得檔案管理的整體效率比較低下。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式分析

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

在國企改革背景下，企業(yè)檔案管理必須要及時改變現(xiàn)狀，采用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，也和企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略不相適應(yīng)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要深入了解檔案管理的重要性，從思想觀念上轉(zhuǎn)變對檔案管理的看法，將檔案管理作為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要工作來抓。企業(yè)檔案是對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的見證，也是企業(yè)改革發(fā)展的重要參考依據(jù)，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要從思想觀念上不斷強(qiáng)化對檔案管理價值的認(rèn)知，能夠加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新宣傳工作，讓企業(yè)員工都能認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在實(shí)際的工作開展當(dāng)中，深入部門，對檔案管理工作狀況進(jìn)行調(diào)研了解，結(jié)合實(shí)際需要制定相應(yīng)的管理方案，真正將企業(yè)檔案管理工作落到實(shí)處。

2.2 加強(qiáng)檔案技術(shù)運(yùn)用，創(chuàng)新檔案服務(wù)能力

技術(shù)創(chuàng)新是衡量檔案管理水平的主要標(biāo)志，在檔案管理創(chuàng)新中發(fā)揮著帶動作用。技術(shù)創(chuàng)新要融入檔案管理的全過程，是保證創(chuàng)新管理的重要手段。技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新管理的推動力，會推動觀念、管理、制度的創(chuàng)新。檔案管理創(chuàng)新需要以新興技術(shù)為先導(dǎo)，將新技術(shù)應(yīng)用于檔案收集、整理、保管以及利用等不同環(huán)節(jié)，以提升檔案管理效率，推動檔案管理的持續(xù)發(fā)展，使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。檔案管理中，技術(shù)創(chuàng)新是將 新型技術(shù)的優(yōu)勢得以發(fā)揮，在檔案信息化、系統(tǒng)優(yōu)化處理、修復(fù)、檢索與應(yīng)用等過程的優(yōu)化，以滿足檔案創(chuàng)新要求。數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，需要依托區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新興技術(shù)。企業(yè)要打破傳統(tǒng)檔案管理存在的技術(shù)瓶頸，比如借助區(qū)塊鏈技術(shù)保證數(shù)字檔案的真實(shí)性，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)保證檔案的安全性。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理還多基于傳統(tǒng)技術(shù)，對于新興技術(shù)的應(yīng)用還需要加以探索。

2.3 積極探索新的檔案管理模式

面對復(fù)雜的發(fā)展環(huán)境，企業(yè)在檔案管理方面面臨的挑戰(zhàn)也較大，為促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的有效提升，需要從檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)用方面加強(qiáng)重視。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員，要樹立現(xiàn)代化的發(fā)展思維，將現(xiàn)代化的理念融入檔案管理工作當(dāng)中，探索新的檔案管理模式。隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)與大數(shù)據(jù)進(jìn)行緊密結(jié)合，通過融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案管理的模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理服務(wù)新模式，提高管理的成效。比如，將云數(shù)據(jù)庫加以科學(xué)運(yùn)用，優(yōu)化檔案管理過程，創(chuàng)新檔案存儲方式，通過電子化檔案管理的方式，為企業(yè)的檔案管理工作質(zhì)量提升起到促進(jìn)作用，有助于提升檔案信息的傳播速度以及推廣效率，將檔案的價值充分發(fā)揮出來。

2.4 推進(jìn)流程創(chuàng)新檔案管理也要實(shí)現(xiàn)流程創(chuàng)新

在紙質(zhì)時代，案管理流程局限于固定的環(huán)節(jié)和步驟，各檔案業(yè)務(wù)被視作單一的串行節(jié)點(diǎn)，按照固定的順逐步操作。這種串行式流程依據(jù)分工將管理過程碎片化，前行工序直接影響后行工序，檔案管理的效率與協(xié)調(diào)性受到影響。數(shù)字化時代，文檔一體化流程對檔案管理流程進(jìn)行重組、再造。檔案管理運(yùn)用連續(xù)體理論與全生命周期理論實(shí)行全過程管理和前端控制，保證了管理的連續(xù)性、有效性、流暢性。企業(yè)可借助高新技術(shù)對信息資源加以綜合開發(fā)利用，推進(jìn)檔案資源的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)檔案管理，在線歸類、在線檔案搜索、在線檔案查閱技術(shù)的應(yīng)用，以提升檔案資源服務(wù)的效益，實(shí)行檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.5 提高檔案人員綜合素養(yǎng)

檔案管理需要很強(qiáng)的實(shí)用性和專業(yè)性，檔案管理人員是國有企業(yè)檔案管理的執(zhí)行者和操作者，其綜合素養(yǎng)在很大程度上決定了國有企業(yè)的檔案管理水平。在國有企業(yè)人力資源管理中培養(yǎng)一支穩(wěn)定的、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，一是應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案工作人員的思想意識，思想上要積極組織政治理論學(xué)習(xí)，提高政治覺悟；二是應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)力度；三是應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案工作人員的崗位自豪感和事業(yè)心。

3 結(jié)束語

綜上所述，國有企業(yè)在檔案管理工作中，面對新的挑戰(zhàn)，應(yīng)通過優(yōu)化管理工作，融入新的管理理念以及服務(wù)思維，運(yùn)用新的技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式，真正為檔案管理工作的良好推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而更好地服務(wù)于國企的深化改革與發(fā)展。