高校畢業(yè)生檔案管理工作實踐與研究

陳江穎

（成都人才服務中心，四川 成都 610015）

高校畢業(yè)生檔案中涵蓋了學生在校期間的所有表現(xiàn)，集中體現(xiàn)在學生的學習狀態(tài)、精神面貌、實踐能力以及實習經歷等多個層面，在大學生擇業(yè)、就業(yè)等方面起到了決定性作用，也為用人單位提供了客觀真實的評判依據，有助于全面了解與掌握大學生的個人能力、思想道德素養(yǎng)、創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新意識等基本素質，為畢業(yè)生就業(yè)工作的選擇提供了可靠參考依據。因此，高校必須對畢業(yè)生檔案管理工作予以高度重視，為畢業(yè)生提供可靠的服務保障。

1 高校畢業(yè)生檔案材料的意義

對于每個即將畢業(yè)的學生而言，畢業(yè)檔案的去留問題具有重要現(xiàn)實意義。高校畢業(yè)生檔案作為學生的學籍檔案，在其日后就職和個人發(fā)展中發(fā)揮了至關重要的作用，并且畢業(yè)生就業(yè)后在學校中的學習檔案也會成為人事檔案的重要評判依據。其中畢業(yè)生的檔案中主要包括入校期間各類登記表、學習成績、在校獎懲情況、入黨志愿書、歷年體檢報告以及畢業(yè)生報到通知書等重要材料，并且以上信息會在畢業(yè)生檔案的封皮中明確顯示。實際上畢業(yè)生檔案中詳細記錄了學生時期中的所有記錄，具有寶貴的財富價值，在畢業(yè)生日后入黨、考研、報考公務員、參軍入伍、人事調動、職位晉升、社保申辦以及年假審核等方面均有著關鍵性影響。與此同時，畢業(yè)生檔案將會伴隨著其從學校走入社會工作崗位，陪伴著學生邁入全新的發(fā)展階段。因此，學生畢業(yè)離校后，無論是否就業(yè)，不論用人單位是否需要審查學生檔案，檔案都是象征著其身份的檔案，要避免以無謂、敷衍的態(tài)度放棄檔案的管理。另外，畢業(yè)生還應及時將自身檔案存儲在享有人事檔案管理權的用人單位、社會人力資源保障部門以及人才服務機構，從源頭上避免后續(xù)可能發(fā)生的檔案糾紛問題。

2 當前高校畢業(yè)生檔案工作現(xiàn)狀分析

1）畢業(yè)生缺乏對個人檔案的正確認識。在人事制度不斷深化改革的形勢下，一部分私企工作崗位嚴重偏離于人事檔案管理工作軌道，不利于發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)中的最大化作用。與此同時，部分高校畢業(yè)生片面性地認為檔案在現(xiàn)實生活中無明顯用途，企業(yè)招聘人才時注重的是業(yè)績而非檔案，致使高校畢業(yè)生對人事檔案的重要性認知不足，甚至出現(xiàn)棄檔、死檔、斷檔等不良行為，對高校畢業(yè)生個人工作后期造成難以挽回的損失。此外，高校學生臨近畢業(yè)后，有些學校會將學生檔案交由其自主保管，而部分學生出于好奇心違規(guī)打開密封檔案，但實際上學生不具備開封檔案的權利，這種行為也會對其日后個人發(fā)展造成消極影響。

2）高校畢業(yè)生人事檔案管理的不規(guī)范現(xiàn)象。目前大部分高校畢業(yè)生的檔案管理體制仍有待完善，相關檔案管理部門也并未結合實際情況制定具體的實施細則，致使整個畢業(yè)生檔案管理工作流于形式，檔案管理人員僅 片面性地充當檔案保管人的角色，以學校或接收時間為標準，將原檔案袋編號入庫，并未對相關檔案管理資料及時進行歸納與整理。這種不規(guī)范的操作行為不但無法保證檔案信息的真實性和完整性，長此以往還可能導致檔案管理混亂，甚至發(fā)生丟失檔案資料，誤裝檔案材料等問題，在一定程度上弱化了人事檔案管理的嚴謹性，對后續(xù)高校畢業(yè)生檔案管理工作的順利開展造成了一定的阻礙。

3）檔案管理工作效率不高。目前大部分高校檔案管理人員的綜合素質并未達到相應的要求和標準，對于檔案管理的信息化建設也僅局限于檢索和查詢等功能模塊上。另一方面，部分高校的網絡信息化建設遠無法滿足新時代發(fā)展需要，并且其檔案管理人員也多半為兼職，工作任務僅停留在日常簡單事務處理方面，尚不具備良好的創(chuàng)新性思維，也未在檔案管理工作中積極引入市面上衍生出的新技術、新理念以及新設備，無法從根本上保證高校畢業(yè)生檔案工作效率。

3 加強高校畢業(yè)生檔案工作的建議

1）檔案意識的培養(yǎng)。首先，高?？煞e極為畢業(yè)生提供檔案咨詢服務，充分利用先進的技術手段加大人事檔案宣傳力度，要求畢業(yè)生對人事檔案的性質、地位以及作用有基本了解和認知，使全體高校畢業(yè)生充分認識到人事檔案在其日后個人發(fā)展中的重要性，尤其是在就業(yè)和工作崗位晉升、評定職稱中起到的決定性作用。其次，檔案可直接反映出畢業(yè)生的綜合素質，相關用人單位也以此作為評判依據綜合評價畢業(yè)生的專業(yè)素養(yǎng)，也是定位畢業(yè)生個人發(fā)展方向的重要參考依據。

2）檔案管理者隊伍的建設。檔案管理人員作為高校畢業(yè)生檔案信息化建設的主體對象，在整個檔案管理工作中起到了決定性作用，但部分高校在專業(yè)化人才培養(yǎng)方面的意識仍有所欠缺，也未積極組建經驗豐富的信息化檔案管理者隊伍?；跒楸ＷC高校畢業(yè)生檔案管理工作的質量，必須從檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高方面著手，要求其具備良好的責任意識和敬業(yè)精神，發(fā)自內心地投入到自身工作崗位，充分認識到檔案管理工作對畢業(yè)生日后就業(yè)發(fā)展的重要性，為人力資源開發(fā)工作的有序開展提供基本保障。另外，高校還可以定期組織現(xiàn)有管檔人員參加技術培訓活動，強化檔案管理者隊伍建設，要求其不斷拓展檔案管理知識層面，熟練掌握畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理手段，整體提高檔案管理的專業(yè)化水平。

3）建立獨立完整的檔案管理系統(tǒng)。推動高校畢業(yè)生檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和標準化發(fā)展，有助于提高畢業(yè)生、學校、用人單位之間點對點的溝通效率，為高校畢業(yè)生的雙向就業(yè)選擇提供強有力的支撐。因此，相關高校必須不斷優(yōu)化與改進檔案管理工作模式，靈活運用先進的科技手段，建立獨立完整的檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技手段在檔案管理工作中的實效性價值，最大限度地提高高校畢業(yè)生檔案管理工作效率。首先，不斷創(chuàng)新檔案管理模式。從管理理念、管理手段等方面著手調整與改進檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，重點關注檔案資料收集、整理、鑒定以及保管等工作事項的規(guī)范化處理。其次，加強檔案管理信息化建設，要求檔案管理工作人員靈活運用信息技術手段提高檔案借閱歸還的效率，在減輕工作負擔的同時提高檔案管理工作的安全性和可靠性，并適當加大高素質檔案管理人員的選拔力度，通過提高工資薪酬和待遇的方式避免檔案管理人才的流失。真正為畢業(yè)生提供良好的檔案管理服務。此外，在畢業(yè)生檔案管理信息化建設中，相關高校還應有意識地加大軟件、硬件設備的投入與研發(fā)力度。

4 結語

在現(xiàn)代社會化發(fā)展進程不斷加快的背景下，高校大學生之間的市場競爭愈發(fā)激烈，致使其日后面臨著嚴峻的就業(yè)考驗。但當前大部分高校檔案管理工作中仍存在亟待解決的問題，尤其體現(xiàn)在畢業(yè)生的檔案意識淡薄、管檔人員操作不規(guī)范等方面?；诖?，高校必須堅持“以學生為本”的原則，及時處理檔案管理工作中存在的問題和不足，通過提高畢業(yè)生對檔案管理工作的認知、優(yōu)化檔案管理工作流程等有效措施，保障畢業(yè)生檔案管理工作的有序進行。