新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理工作的優(yōu)化措施

王 鋒

（綏濱縣機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心，黑龍江 鶴崗 156200）

檔案管理是機(jī)關(guān)單位較為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，通過做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，可以避免出現(xiàn)信息資料泄露或是損毀等問題。由于機(jī)關(guān)單位檔案內(nèi)容十分繁雜，檔案數(shù)量龐大，這也增加了檔案管理工作的難度。在實(shí)際機(jī)關(guān)檔案管理工作中仍存在一些問題，因此需要積極采取有效的措施，全面提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化水平，使檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作，為機(jī)關(guān)單位工作效率的提升打下良好的基礎(chǔ)。

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

1.1 機(jī)關(guān)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在機(jī)關(guān)單位實(shí)際工作中，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作都存在重視不足的問題，檔案管理意識(shí)欠缺，對(duì)于檔案管理工作的重要性缺乏深入認(rèn)識(shí)。而且在實(shí)際檔案管理工作中，機(jī)關(guān)單位投入的資源較少，這也對(duì)檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。

1.2 軟硬件設(shè)施不配套

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作加快了信息化的發(fā)展進(jìn)程，這就對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施提出了更高的要求。但在各機(jī)關(guān)單位，由于對(duì)檔案管理重視度不足，這也導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施配備不足，這對(duì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化帶來了較大的影響，嚴(yán)重制約了機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平。

1.3 機(jī)關(guān)檔案管理缺乏規(guī)范性

機(jī)關(guān)單位檔案多以重要文件為主，這就要求在實(shí)際管理工作中，需要針對(duì)檔案進(jìn)行分類，從而為后續(xù)查閱和使用提供更多的便利。但當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在較強(qiáng)的隨意性，檔案管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，檔案信息存放過于分散，沒有嚴(yán)格按照檔案管理要求開展工作。再加之檔案管理制度不完善，在缺乏完善制度保障下，檔案管理人員工作行為缺乏約束，管理相對(duì)混亂。

1.4 檔案管理信息化水平不高

信息化已成為檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，機(jī)關(guān)檔案也加快了信息化發(fā)展的步伐，以此來助力于檔案管理工作效率的提升。但當(dāng)前受傳統(tǒng)思想理念影響較深，機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案信息化管理工作缺乏重視，這對(duì)檔案信息化建設(shè)帶來了較大的阻礙，影響了檔案管理信息化水平的提升。

2 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理工作的優(yōu)化措施

2.1 樹立科學(xué)的檔案管理理念

在當(dāng)前社會(huì)和科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，重視先進(jìn)檔案管理理念的應(yīng)用，從而緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。目前很多機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，在實(shí)際檔案管理工作中存在敷衍和拖沓的情況，檔案管理人員缺乏責(zé)任感，對(duì)于檔案信息利用率不高?；谶@種情況下，機(jī)關(guān)檔案管理工作中需要樹立科學(xué)的檔案管理理念，并加強(qiáng)對(duì)電子檔案的推廣，規(guī)范電子檔案的采集、存儲(chǔ)和管理等工作。在實(shí)際工作中，還需要建立健全電子檔案管理制度，積極優(yōu)化電子檔案管理方式方法，全面提高電子檔案管理工作的水平，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文件和檔案的一體化管理。

2.2 重視軟硬件設(shè)施建設(shè)

為了提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平，機(jī)關(guān)單位需要重視檔案軟硬件設(shè)施建設(shè)，為檔案信息化管理提供完善的設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲(chǔ)、隨時(shí)調(diào)閱。同時(shí)還要針對(duì)檔案軟硬件設(shè)施的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整，加大投入力度，積極對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，并購置各種先進(jìn)的檔案管理軟件，更好地滿足機(jī)關(guān)檔案管理工作的需求。另外，電子檔案管理工作中，還需要強(qiáng)化安全建設(shè)，重視各種先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，排除各種安全隱患，進(jìn)一步保障機(jī)關(guān)檔案信息的安全性。

2.3 加快推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案制度的完善

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，需要基于制度層面入手，加快構(gòu)建完善的檔案管理制度體系，并結(jié)合機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)際情況和具體要求，制定切實(shí)可行的制度，確保制度的統(tǒng)一性和規(guī)范性。在檔案管理制度制定過程中，還要重視設(shè)置相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)措施，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，通過考核制度來提升檔案管理整體質(zhì)量和水平，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。通過完成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案電子式存儲(chǔ)，這樣不僅檔案丟失和破損發(fā)生 的概率下降，而且有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的查找和利用。引進(jìn)與單位自身情況相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，并通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息的集中和統(tǒng)一管理。同時(shí)還要通過構(gòu)建一個(gè)檔案信息共享平臺(tái)，機(jī)關(guān)部門之間可以對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行有效共享。另外，還可以借助于網(wǎng)絡(luò)，將各機(jī)關(guān)單位檔案云系統(tǒng)有效的連接起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)備份、存儲(chǔ)和共享。在檔案信息化水平提升過程中，還要做好檔案信息安全防護(hù)工作，通過設(shè)置防火墻，設(shè)立專門的密鑰，合理應(yīng)用各種安全技術(shù)，全面保證檔案信息的安全。

2.5 建立機(jī)關(guān)電子檔案的開發(fā)查詢系統(tǒng)

機(jī)關(guān)單位通過建立電子檔案后，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效利用，宜構(gòu)建一個(gè)更具開放性的檔案查詢系統(tǒng)，使相關(guān)人員能夠快速和便捷的查詢到所需要的檔案信息，進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案社會(huì)服務(wù)水平。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，其最終目的即是服務(wù)社會(huì)，因此在實(shí)際檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中，檔案管理人員需要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)對(duì)非涉密檔案的開放度，使檔案信息能夠最大化地被公眾所使用，進(jìn)一步提升檔案自身的使用價(jià)值。對(duì)于各部門的檔案信息，還要強(qiáng)化彼此之間的聯(lián)系，加快推動(dòng)檔案信息的共享，為檔案信息查詢提供更便利的條件。在用戶針對(duì)具體檔案信息查詢過程中，保證檔案信息安全的狀態(tài)下，制定具體的服務(wù)措施，全面提高檔案信息的服務(wù)效率和水平。另外，機(jī)關(guān)單位還要優(yōu)化設(shè)計(jì)檔案智能化檢索系統(tǒng)，進(jìn)一步縮短檔案檢索時(shí)間，使用戶能夠快速檢索到所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，更好地發(fā)揮出機(jī)關(guān)檔案信息資源的重要價(jià)值和作用。

3 結(jié)束語

對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，檔案都具有極為重要的作用。檔案中涉及了機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)開展和人事等多方面的信息，通過做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，可以使其更好的服務(wù)于機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的有序開展。特別是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作更需要與時(shí)俱進(jìn)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的步伐，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，使機(jī)關(guān)檔案能夠更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。