試論文書檔案管理工作中存在的問題及對策

楊 燕

（內(nèi)蒙古商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

1 引言

隨著我國經(jīng)濟和科技的發(fā)展，文書檔案管理作為高校的重要構(gòu)成已然成為管理者重視的內(nèi)容。隨著學(xué)校實力的提升，文書檔案管理發(fā)揮的功能和作用也不斷增大。為了提升文書檔案管理工作的效率，提高高校日常業(yè)務(wù)操作效率，本文針對文書檔案管理中存在的各種問題，比如教師人員素質(zhì)、銜接、分配以及資金投入等難題進行研究分析。根據(jù)這些難題給出合理有效地解決對策，以此來提升高校文書檔案管理工作的效率，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

1）文書管理與檔案管理工作脫節(jié)。當(dāng)前，很多高校的文書管理和檔案管理還沒有實現(xiàn)有效銜接，很多都是兩個獨立的部門。高校的文書管理和檔案管理工作存在脫節(jié)現(xiàn)象，例如：一些文書管理人員沒有檔案管理意識和能力，檔案管理者不熟悉文書工作內(nèi)容。這就影響文書檔案管理工作效率，導(dǎo)致工作質(zhì)量不過關(guān)，工作效率低，很難發(fā)揮文書檔案管理的功能和作用。

2）管理者不重視文書檔案管理工作。高校管理者普遍認為文書檔案管理不會直接為學(xué)校產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，所以認為文書檔案管理工作不重要，認識不到它的重要性和真實價值和作用。此外，沒有與學(xué)校的實際文書檔案管理相結(jié)合，也沒有為管理者提供培訓(xùn)和技術(shù)設(shè)備等支持。文書檔案工作的要求不夠清晰，這就造成工作人員沒有工作目標(biāo)和要求，不能制定工作任務(wù)量，也就不清楚文書檔案工作的真正作用和價值。高校不對文書檔案工作進行目標(biāo)細分、實施量化工作量，管理工作難以展開，文書檔案的利用效率和開發(fā)程度就不高。

3）文書檔案管理人員素質(zhì)較低。目前，還有一些高校的管理人員使用傳統(tǒng)檔案管理方式，沒有借助現(xiàn)代化信息辦公設(shè)備。很多教師管理人員采用陳舊方式工作，沒有進行創(chuàng)新。此外，還有一些工作人員專業(yè)能力和素質(zhì)不高，專業(yè)知識存在欠缺，也沒有服務(wù)精神和意識，創(chuàng)新思維也不夠，需要增強專業(yè)培訓(xùn)。

4）文書檔案管理制度不規(guī)范。高校管理者不重視文書檔案管理，同時它的管理制度不規(guī)范。高校的文書檔案管理沒有經(jīng)過科學(xué)管理，也沒有標(biāo)準(zhǔn)化和量化細分，也沒有精細化管理實踐。此外，還沒有形成系統(tǒng)的文書檔案管理理念和意識，缺乏科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。在實際管理過程中，極易出現(xiàn)資料缺失、信息資料缺乏，甚至出現(xiàn)資料的混亂和遺失。

3 文書檔案管理工作的改進對策

1）文書管理和檔案管理的有效銜接。文書檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)是做好文書管理工作，它的工作效率直接影響到檔案管理工作。因此要做好文書管理與檔案管理的有效銜接。當(dāng)前，很多高校的文書管理和檔案管理還沒有實現(xiàn)有效銜接，很多都是兩個獨立的部門，應(yīng)將二者合并起來，才能充分發(fā)揮其應(yīng)用的功能、作用、價值和優(yōu)勢，促進并優(yōu)化文書檔案管理工作。工作人員應(yīng)充分認識文書、檔案管理的不同工作職責(zé)和要求，對工作內(nèi)容和要求有清晰的認知和掌握。另外，管理人員應(yīng)積極做好文書檔案立卷、歸檔的工作，在此基礎(chǔ)上了解文書管理工作的內(nèi)容和要求，最終為積極做好文書檔案管理工作提供業(yè)務(wù)支持。

2）高校管理者應(yīng)重視文書檔案管理工作。高校在現(xiàn)代化管理過程中，管理者應(yīng)意識到文書檔案管理工作的重要性。高校管理者應(yīng)從文書檔案管理工作角度出發(fā)，制定科學(xué)合適的管理措施，同時對文書檔案人員進行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此外，在招聘時流程應(yīng)更加規(guī)范，堅持專人專崗，堅持科學(xué)管理文書檔案管理工作。文書檔案管理是高校極重要的組成內(nèi)容，管理者應(yīng)增強文書檔案管理意識。同時，加強文書檔案工作的宣傳和總結(jié)，采取多種科學(xué)方式加大宣傳方式和力度，讓教師增強文書檔案管理的意識和重視程度。此外，還要從財力、人力和物力等多個方面為文書檔案管理提供財力、物力支持，以此來推動高校各種資源的整合，實現(xiàn)文書檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范、穩(wěn)定和長遠的發(fā)展。

3）提升文書檔案管理隊伍素質(zhì)。高校在文書檔案管理工作中，要不斷提升管理者素質(zhì)，提高文書檔案管理隊伍整體素質(zhì)。另外，還要不斷提高管理者的專業(yè)能力、思想道德素質(zhì)、服務(wù)精神等，學(xué)校要根據(jù)自身實際需求來增強文書檔案管理者的素質(zhì)建設(shè)，不斷增加日常管理人員——教師的培訓(xùn)，從不同角度和層次來提升管理者的能力和素質(zhì)。同時，還要重視文書檔案管理教師隊伍的信息化能力和素養(yǎng)，在信息時代要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和環(huán)境，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化信息建設(shè)。此外，還要提高管理隊伍的道德水平、服務(wù)精神和意識。高校要聘用專業(yè)能力、素質(zhì)過硬，同時綜合素質(zhì)高的文書檔案管理教師，可以熟練操作現(xiàn)代化辦公和信息處理機器，保證文書檔案管理工作高效快速實施，發(fā)揮出文書檔案的應(yīng)用價值和作用，促進學(xué)校規(guī)范、穩(wěn)定發(fā)展。

4）實施規(guī)范的高校檔案文書管理制度。高校應(yīng)根據(jù)自身實際情況制定科學(xué)的文書檔案管理制度，同時在開展過程中實現(xiàn)良好成效，推動學(xué)校穩(wěn)定健康發(fā)展。首先，對文書檔案資料進行認真梳理和查閱，同時盤點各卷宗，全面了解文書檔案內(nèi)容、時間和期限。對已經(jīng)過期或沒有價值的文書檔案要進行清理，同時刪除重復(fù)的文書檔案資料，減少搜索和管理難度，提高資料搜索和利用效率。其次，對學(xué)校內(nèi)的文書檔案資料進行整合、重組。管理教師要借助專業(yè)知識和技能，對資料進行重新排序、規(guī)劃和整合，不斷完善缺頁、少目錄或標(biāo)題的文書檔案。最后，做好提名工作。在重組和整合文書檔案資料基礎(chǔ)上，借助分類、標(biāo)號等多種方式對資料進行分檔、歸類和提名。管理教師要積極做好文書檔案的規(guī)范化提名，不可隨意使用可能產(chǎn)生誤解或歧義的簡稱。

4 結(jié)束語

文書檔案管理工作是高校建立、發(fā)展、壯大和成熟過程的記錄者，它不僅僅是高校發(fā)展壯大過程的體現(xiàn)，也是高校未來可持續(xù)發(fā)展的保證。文書檔案管理是高校日常工作內(nèi)容，對其中存在的諸多問題，給出合理科學(xué)的應(yīng)對策略。全面梳理文書檔案管理工作，制定和采取合理對策，不斷調(diào)整和優(yōu)化檔案管理工作內(nèi)容和方式，發(fā)揮文書檔案管理工作的最大價值和優(yōu)勢。高校不斷提升文書檔案管理工作的重要性，不但可以提升教師的歸屬感、認同感，還能提升高校宣傳作用，從而激發(fā)教師工作積極性、主動性。信息時代高校應(yīng)在快速發(fā)展的同時，不斷優(yōu)化和提升文書檔案管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，提升文書檔案管理的方式、方法，進而提升文書檔案工作效率，實現(xiàn)高效穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。