淺談行政單位會計檔案工作的完善措施

余榮軍

（中共浦城縣委浦城縣人民政府接待辦公室，福建 南平 353400）

1 引言

我國正處于經(jīng)濟結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵節(jié)點，各行各業(yè)的改革不斷推進，政府職能在不斷轉(zhuǎn)變發(fā)展、財政體制改革在不斷深化，在此基礎(chǔ)上，政府財務(wù)會計的規(guī)模和內(nèi)容也發(fā)生了很多變化。2019年1月我國開始實施新的政府會計制度，這些對于完善政府職能、滿足社會發(fā)展需求具有重要影響。在此改革過程中，行政單位會計檔案的重要性也在慢慢地凸顯，成為政府會計改革中不可或缺的一環(huán)。

2 行政單位會計檔案的重要性

1）會計檔案是單位管理的需要。會計檔案是行政單位管理工作十分重要的環(huán)節(jié)。在行政單位中，由于實施了政府綜合財務(wù)報告制度之后，有效、準確的會計檔案能夠完整地留存記錄單位在各個時期內(nèi)發(fā)生的經(jīng)濟活動及有關(guān)收入支出。而這種會計檔案在政府部門制定各方面支出決策時具有重要參考作用，涉及財政經(jīng)費的收入支出的會計憑證記錄、整理和存檔，經(jīng)過進一步的整理規(guī)劃，根據(jù)以往經(jīng)驗并結(jié)合當下的實際情況，可用于幫助制定單位預算收支計劃。而且國家將各級政府、部門的會計檔案信息匯總，可以對各地方政府、各部門運行有一個統(tǒng)籌了解，也有助于未來我國經(jīng)濟社會建設(shè)決策的制定[1]。

2）會計檔案是財務(wù)管理的需要。會計檔案是行政單位財務(wù)工作的信息匯總成果，關(guān)乎行政單位和政府的運行效率與管理效果。由于會計工作本身的性質(zhì)特點，主要用于核算資金流通，并能在一定程度上保證收支平衡。在日常的調(diào)查研究中，經(jīng)常碰到要用多項指標評價一個實際問題，并且這些指標之間又存在著一定的相關(guān)性，如果不加選擇地全部采用，勢必增加問題的復雜性和解決難度。因此做好會計檔案及其管理工作，有利于形成完整的財務(wù)管理體系。此外，由于行政單位會計檔案的類型和數(shù)量較大，加強會計檔案的管理也是必要的，有助于提高財務(wù)管理的效率[2]。

3）會計檔案是保護單位效益的需要。在新形勢下，會計檔案不僅是重要會計信息的保管，而且關(guān)系到行政單位的經(jīng)濟和社會效益。從經(jīng)濟效益角度來看，嚴格管理會計檔案可以保護國家和集體利益不受侵犯。通過加強會計檔案的管理，可以完整記錄各種經(jīng)濟活動，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，避免出現(xiàn)貪污腐敗等違法亂紀行為。從社會效益角度來看，會計檔案可以反映各種生產(chǎn)經(jīng)營活動，對行政單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展起著重要作用，有效管理會計檔案可以幫助總結(jié)歷史經(jīng)驗，提高應(yīng)對各種突發(fā)事件的能力，制定合理的未來發(fā)展規(guī)劃，從而保障社會發(fā)展。

3 行政單位會計檔案的薄弱環(huán)節(jié)

1）會計檔案工作人員不夠重視。會計檔案工作人員不夠重視可從兩個方面看出：一是不重視會計檔案工作。在實際工作中忽略會計檔案的分類、管理和保管，在這種情況下，如果管理層需要時無法及時找到相關(guān)資料，就會降低工作效率、影響工作任務(wù)。二是不重視會計憑證工作。完整的會計憑證還包括相關(guān)文件、函、通知單和簽名等，由于工作人員的忽視和缺乏專業(yè)的檔案知識，無法有效地執(zhí)行會計檔案管理任務(wù)[3]。

2）會計檔案工作不夠規(guī)范標準。行政單位檔案工作長期邊緣化的尷尬狀態(tài)，導致該崗位常常是兼職或者臨時聘用的工作人員，往往缺乏專業(yè)的會計檔案知識和技能，所以會計檔案工作人員在管理檔案時，忽視檔案管理中立卷、歸檔等工作的規(guī)范性，沒有依照相關(guān)的規(guī)范與標準進行，使得歸檔與格式無法統(tǒng)一，最終出現(xiàn)分類不準確、標題不恰當?shù)惹闆r。

3）會計檔案收集不夠全面完整。政府會計改革后，會計環(huán)境發(fā)生了較大變化，“雙功能”“雙基礎(chǔ)”“雙報告”的會計體系極大豐富了政府會計信息，與此同時會計檔案內(nèi)容增多、工作量和工作難度也隨之增大，會計檔案的收集應(yīng)確保內(nèi)容的包容性，所有部門必須提交相關(guān)資料。例如，某些工作任務(wù)涉及出國出境，相關(guān)資料不易收集造成缺失，從而導致會計檔案不完整。

4 行政單位會計檔案的完善建議

1）實行會計檔案電子化。隨著計算機和通信技術(shù)在會計工作中的廣泛應(yīng)用，會計檔案逐漸進入電子化時代。會計檔案包括財務(wù)報告、會計憑證、會計帳簿等多種類型。紙質(zhì)會計檔案的管理和保存要求比較復雜和嚴格，不同類型的紙質(zhì)檔案在保存時對溫濕度的要求不同，這將增加會計檔案的管理難度，也更容易造成檔案的損壞和丟失。深化推進行政單位會計檔案電子化不僅順應(yīng)了時代潮流，而且降低了會計檔案的管理難度，使會計檔案的存儲和利用更加簡便[4]。

2）完善會計檔案管理制度。行政單位會計檔案管理制度不健全、傳統(tǒng)的人工管理方式在社會發(fā)展的新形勢下已不適用，這些情況的存在可能導致會計檔案整合標準不一致、歸檔不及時、信息資料外泄、丟失、損毀等問題。應(yīng)當根據(jù)政府會計改革的相關(guān)內(nèi)容和規(guī)定不斷補充和完善行政單位會計檔案管理制度，為行政單位會計檔案工作提供相關(guān)業(yè)務(wù)操作依據(jù)；并根據(jù)會計檔案管理具體措施的規(guī)定，嚴格有序地開展檔案工作，從而減少出現(xiàn)上述問題的可能性，進一步提高會計檔案的工作效率。同時，這也是對會計檔案工作規(guī)范化、標準化的要求[5]。

3）健全會計檔案工作人員培訓機制。會計電算化的普及和會計檔案電子化對相關(guān)人員工作能力提出了更高的要求，行政單位會計檔案工作人員應(yīng)具備一定的計算機軟硬件使用和維護技能。如果沒有這些專業(yè)技能或者自身的道德素質(zhì)有問題，單位的管理效率就會大大降低，其經(jīng)濟和社會效益也會存在風險。因此，在會計檔案改革過程中，行政單位應(yīng)提高工作人員的專業(yè)技能和道德素質(zhì)培訓，重視并逐步健全計算機技術(shù)知識、會計電算化知識、會計檔案管理知識、職業(yè)道德素質(zhì)等多方面的綜合培訓機制[6]。

5 結(jié)束語

在政府會計改革的新形勢中，行政單位會計檔案對行政單位和政府的經(jīng)濟社會發(fā)展有著重要影響。完善會計檔案工作不僅是行政單位管理的需要，也是財務(wù)管理和保護經(jīng)濟效益、社會效益的需要。相關(guān)行政單位應(yīng)當采取措施，進一步規(guī)范和完善會計檔案工作，充分發(fā)揮會計檔案在行政單位深化改革中的積極作用。