新形勢下基層單位如何加強檔案管理

孫芳梅

（山東省無棣縣海豐街道辦事處便民服務(wù)中心，山東 濱州 251900）

檔案管理對于國家建設(shè)和黨建工作都有著重要意義，小到個人，大到國家和單位，各行各業(yè)各個組織單位都離不開檔案管理工作。檔案管理工作也需要適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，順應(yīng)新形勢、提出新任務(wù)成為當(dāng)前開展的新工作目標(biāo)。

1 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作人員問題

在一些組織單位中，存在人員對檔案管理工作認(rèn)識不到位的問題。這表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門對檔案管理工作重要程度的認(rèn)識不足，使得檔案管理工作無法系統(tǒng)地開展，在資料的收集、整合、管理與應(yīng)用等方面效率低下。有些單位只保留一些財務(wù)人事相關(guān)的檔案，忽略日常工作中產(chǎn)生的一些檔案資料，還有一些單位則讓非專業(yè)人員從事檔案管理部門的工作。

其次，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠高。對于檔案管理工作這一綜合性任務(wù)來說，工作人員需要具備綜合業(yè)務(wù)知識。除了要具備文字知識之外，檔案管理工作者還需要具備本單位相關(guān)的專業(yè)知識以及硬件設(shè)備的操作技術(shù)等能力。不僅如此，一些檔案管理工作者沒有獲得較為充分的專業(yè)培訓(xùn)，使得在實際工作中無法在檔案管理任務(wù)上得心應(yīng)手。在單位組織中，相比于黨務(wù)、人事以及財務(wù)這類職能部門而言，檔案部門的工作者很少有機會接觸到專業(yè)的培訓(xùn)，因此很難系統(tǒng)有效地學(xué)習(xí)相關(guān)的知識。這就使得部分檔案管理工作者無法適應(yīng)高速發(fā)展的信息化時代。

1.2 檔案管理制度存在不足

檔案管理工作在制度體系上仍存在一些不足，這主要表現(xiàn)在以下三個方面。

第一，在檔案管理工作上，資料的收集、整理、篩選以及保管上沒有形成高效的工作流程。而在資料的統(tǒng)計、分析以及利用上，則沒能夠充分發(fā)所蘊含的信息價值。此外，在檔案的保存、加密以及借閱上，沒能建立出一套有效安全的保密機制。

第二，制度的制定有一定的時代滯后性。有些組織單位的檔案管理制度大多是針對傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管與借閱而言來設(shè)置的。這就使得該制度在面對高速化信息時代中的問題上，無法做出有效及時的處理。

第三，在檔案管理制度的執(zhí)行上存在執(zhí)行力不足的問題。在檔案管理工作流程上，工作人有時候無法嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行操作，這就使得在時間、流程以及規(guī)范上存在欠缺。最常見的表現(xiàn)就是工作拖延問題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作無法及時進(jìn)行。

1.3 檔案管理設(shè)備使用不到位

檔案管理設(shè)備是檔案工作能夠順利開展的基礎(chǔ)。而當(dāng)下一些組織單位的檔案管理部門存在設(shè)備落后，沒有獨立保管室等問題。

其中，檔案室的無法建立受到組織單位的資金制約和場地面積的限制。很多基層組織單位出于對實際工作需求和工作性質(zhì)的考慮而沒有設(shè)置專門獨立的檔案保管室，此外一些企業(yè)也會將檔案資料存放在辦公室，這都會存在信息安全隱患。

而硬件設(shè)備的不達(dá)標(biāo)則使得在保護(hù)檔案資料上存在安全漏洞。例如存在防盜門窗的不配備、火災(zāi)應(yīng)對設(shè)備的缺少與老化、專用檔案資料存放柜的缺少等問題。此外，基層單位在檔案保存工作上還存在監(jiān)控、報警不到位等問題。

最后，檔案管理的數(shù)字化程度不高，缺少系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理機制使得單位只能依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。這就造成了信息的處理低效、資料管理安全等問題。

2 檔案管理工作有效開展方法

2.1 加強宣傳教育

通過對組織機構(gòu)、基層單位以及對應(yīng)的工作人員進(jìn)行宣傳教育和教授知識技能，可以有效地提升人員對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理對于國家單位而言是關(guān)乎到組織發(fā)展、政策制定以及綱領(lǐng)調(diào)整的重要基礎(chǔ)工作，而對于個人而言則是其社會工作能夠順利展開的基礎(chǔ)保障。此外，一個組織單位只有順利開展檔案管理工作，才能夠保障人事、資金等信息資料的安全與完整。此外，大力加強相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，將《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等作為檔案工作人員日常的學(xué)習(xí)資料，也是一種行之有效地的宣傳教育手段。最后，從基層單位領(lǐng)導(dǎo)到每一個工作人員，要建立起牢固的資料安全與保護(hù)意識，通過樹立正確的大局觀來切實地保證檔案工作的順利開展是宣傳教育的最終目標(biāo)。

2.2 提升管理制度

管理制度是保證基層檔案工作順利展開的政策基礎(chǔ)，除了要大力提升檔案管理制度的規(guī)范化、系統(tǒng)化的水平之外，將管理機制、部門規(guī)章、管理辦法和機構(gòu)設(shè)置落實到位且有機統(tǒng)合在一起也是整體提升管理制度的有效手段。檔案工作本身具有很高的制度性和組織性，加強規(guī)范檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)是能夠切實有效地提升信息收集、資料整理、以及檔案保管的手段。因此可以從現(xiàn)有的管理機制上進(jìn)行梳理分析，針對其中各個環(huán)節(jié)的不足進(jìn)行整改完善，將規(guī)章制度細(xì)化并建立完備的操作守則，提升工作的規(guī)劃性和可行性。

2.3 強化管理設(shè)備

硬件設(shè)備是檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)條件。良好的硬件基礎(chǔ)應(yīng)該包含能夠順利工作的硬件基礎(chǔ)、安全可靠的操作環(huán)境以及綜合的設(shè)備管理制度。首先，硬件基礎(chǔ)保證了檔案管理工作的順利展開，而安全可靠的操作環(huán)境則能夠保證資料不被損壞和竊取。因此，作為檔案管理工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)該積極支持檔案管理部門的信息化建設(shè)，將良好的硬件設(shè)備和管理制度引入到實際的工作中。

3 結(jié)束語

在新時代背景下，隨著國家建設(shè)的飛速發(fā)展，基層檔案管理工作迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)。在面對各種新要求時，把握機遇迎接挑戰(zhàn)成為檔案管理工作者的工作重點。只有充分認(rèn)識到檔案管理工作對于基層建設(shè)的重要意義，在思想上、行動上都落實到位，將統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與個人能力結(jié)合在一起，才能夠?qū)n案管理工作真正地做好。