加強事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作的探討

劉 偉

（山東省濰坊市退役軍人服務(wù)中心，山東 濰坊 261061）

事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作可以對事業(yè)單位職工進行評價，為事業(yè)單位員工職稱晉升提供必要的依據(jù)，并在優(yōu)化明確福利待遇的前提下能夠推動績效改革。所以健全人力資源檔案管理的立卷歸檔機制是事業(yè)單位人事檔案管理工作中的重點，這將可以推動事業(yè)單位職工的全面發(fā)展，從而進一步梳理事業(yè)單位職工的工作內(nèi)容，提高事業(yè)單位人員的工作質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案立卷歸檔的注意事項

1.1 加強文件分類

事業(yè)單位檔案的立卷歸檔工作應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的需要，將事業(yè)單位檔案的文件進行有序分類。目前主要可以分為綜合類、組織人事類以及業(yè)務(wù)類。首先，一般綜合類的檔案涉及的內(nèi)容較多，文件中有關(guān)人事管理的文件和事業(yè)單位分類管理的文件也較多，里面也會涉及單位人員的表彰、處罰方面等文件。這些文件的使用頻率較低，但這些文件所涉及的內(nèi)容較多，而且檔案的時效性也較強。所以為了保證事業(yè)單位人事檔案管理的完整性，通常會收納部分與人事工作有關(guān)的行政檔案。因檔案中涉及職工的五險一金檔案，以及辦理入職與退休時的檔案，所以應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位員工的等級和員工的成長情況對材料進行逐年完善。組織人事檔案還要能夠證明員工與單位的關(guān)系，為今后的考察提供重要依據(jù)。在人事檔案管理中組織人事檔案應(yīng)按照年份進行整理，并做到逐年劃分，從細節(jié)上進行完善檔案數(shù)據(jù)，并記錄職工在工作中的所有懲罰信息。業(yè)務(wù)類信息檔案是事業(yè)單位利用率較高的檔案，業(yè)務(wù)類檔案包括各項工作的基本數(shù)據(jù)以及指導(dǎo)規(guī)范，業(yè)務(wù)檔案可以對公眾開放，但也需要根據(jù)工作做好業(yè)務(wù)檔案的保密工作。

1.2 文件的編碼存檔

事業(yè)單位人事檔案的立卷歸檔重點在于文件的編碼與存檔方面，文件應(yīng)根據(jù)不同類型的檔案立卷歸檔進行專業(yè)的操作。首先應(yīng)按照機關(guān)事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)進行編碼，同時按照年份類型、卷號、名稱等進行具體歸檔和整理，其次還要根據(jù)檔案的使用需求對檔案進行二次分類。例如：應(yīng)按照人事檔案的用途分為組織關(guān)系類、醫(yī)療類、工商類、養(yǎng)老類，同時根據(jù)檔案的使用需要進行編碼編寫。第三是需要提高檔案的檢索效率，對檔案的類型進行區(qū)分編碼并做好記錄，方便相關(guān)人員可以在查閱資料時能夠迅速找到具體的檔案信息。

2 人事檔案立卷歸檔工作存在的問題

2.1 缺乏完善的管理體制

目前有些事業(yè)單位長期以來對人事檔案管理工作不重視，未能建立標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理機制，導(dǎo)致部分人事檔案管理人員因缺乏專業(yè)的工作能力和工作經(jīng)驗，在實際工作中查找數(shù)據(jù)資料較為困難，同時還會出現(xiàn)部分數(shù)據(jù)損壞丟失的現(xiàn)象。所以人事檔案立卷歸檔工作只有得以重視，才能完善人事檔案管理體制。只有完善人事檔案管理體制，才能提高人事檔案管理工作的效率，在查閱調(diào)取資料時需要使用信息數(shù)據(jù)技術(shù)，以此加快單位人事檔案管理工作人員在整理檔案時的工作效率。

2.2 立卷歸檔不規(guī)范

人事檔案管理效率低的主要問題是人事檔案立卷歸檔操作不規(guī)范，有些事業(yè)單位人力資源管理部門缺乏規(guī)范性，同時在人事檔案管理工作中缺乏有效互動配合，導(dǎo)致專職檔案管理人員的工作壓力較大，一些重要數(shù)據(jù)信息的核對與錄入工作較為困難。檔案管理人員的日常管理經(jīng)常面臨著數(shù)據(jù)材料不齊全、材料丟失混亂的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)有些人事檔案不能及時收取的問題，這種情況的出現(xiàn)是由于事業(yè)單位人員還未能認識到人事檔案管理的重要性，對事業(yè)人事檔案管理工作不用心所造成的。因此只有積極認真地進行檔案材料的整理，并實行檔案管理機制以及信息技術(shù)化辦公，才能保證信息數(shù)據(jù)的安全。

3 人事檔案立卷歸檔工作的完善對策

3.1 提高檔案立卷歸檔重視程度

人事檔案管理工作不僅關(guān)系到事業(yè)單位的人才建設(shè)水平，同時也影響著事業(yè)單位未來人才的配置，以及引進工作的方針戰(zhàn)略。加強人事檔案管理是對職工負責(zé)，人事檔案管理是職工職級和辦理福利待遇的重要材料，事業(yè)單位只有加強對人事檔案管理的重視程度，才能加大對人事檔案立卷歸檔工作的指導(dǎo)監(jiān)督力度。注重由專職人事部門人員和檔案管理人員共同完成立卷歸檔工作，同時在人事檔案管理工作中，要對設(shè)備配置齊全，并提供必要的工作條件與工作場所。檔案管理人員應(yīng)熟悉信息化人事檔案管理方式方法，對信息檔案管理技術(shù)進行普及，以促進檔案管理人員不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)以及工作能力，滿足人事檔案管理工作的需求。

3.2 完善立卷歸檔機制

人事檔案立卷歸檔應(yīng)從人力資源管理的實際出發(fā)，根據(jù)事業(yè)單位人事管理的需要形成科學(xué)化的檔案管理工作。首先，要加強人事檔案的收集、管理與保管，完善人事檔案的管理，并完善人事檔案管理機制，加強對人事檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，嚴格執(zhí)行部門下發(fā)的人事檔案管理工作要求。其次，完善人事檔案管理檔案的收集時，要保證事業(yè)單位人員的各種數(shù)據(jù)信息有效地進行轉(zhuǎn)接傳遞、保存，同時對一些重要的數(shù)據(jù)信息進行重要標(biāo)記。在一些信息、數(shù)據(jù)需要補充時，要確保相關(guān)資料的準(zhǔn)確性、完整性以及全面性，從而達到人事檔案立卷歸檔工作的有序進行。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案的立卷歸檔工作應(yīng)服務(wù)于事業(yè)單位的人才管理，同時要注重以信息化技術(shù)手段和高標(biāo)準(zhǔn)要求事業(yè)單位人事檔案的管理，以此提高立卷歸檔工作水平。根據(jù)目前人事管理制度人事檔案的數(shù)據(jù)應(yīng)用，需要形成專業(yè)檔案管理機制，滿足檔案管理的需求，從而降低人事檔案在使用與管理中的各項風(fēng)險。