中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的對策研究

羅霞英

（永安市第三中學(xué)，福建 永安 366000）

中學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理是教育教學(xué)管理的重要組成部分，檔案中不但保存了學(xué)校各類實(shí)踐活動及教學(xué)工作的視頻、音頻及文字資料，還保留了學(xué)生及教師的具體學(xué)習(xí)以及工作情況?？梢哉f，中學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理工作既能通過對過往教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)來為學(xué)校的未來發(fā)展保駕護(hù)航，又能夠據(jù)實(shí)的反映學(xué)校目前的教育及教研水平，以促進(jìn)教育工作者對教育工作的改革與創(chuàng)新。

1 中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀

隨著我國教育體制改革的不斷深化，在中學(xué)教育管理系統(tǒng)中，所形成的音頻、文字以及視頻資料也在不斷增多。而在中學(xué)教育任務(wù)日漸繁重的大背景下，學(xué)校內(nèi)部對檔案管理現(xiàn)代化的呼聲要求也越來越高，因檔案管理制度的不完善而造成的諸多問題也經(jīng)常出現(xiàn)。

一是重視程度不一。雖然大多中學(xué)都有配置檔案管理員，但仍有個(gè)別中學(xué)未設(shè)置專職檔案員，有的是兼職，有的甚至是臨時(shí)聘用人員，因而對該項(xiàng)工作職責(zé)的不明晰，是導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化管理工作受阻的主要原因之一。

二是檔案管理制度不夠完善。在檔案整理歸檔的過程中，工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，且缺乏系統(tǒng)性，致使檔案信息歸集雜亂，也不利于后續(xù)的編研工作開展。另外，管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，人為造成檔案丟失或受損的現(xiàn)象仍然存在。

三是信息化水平不高。由于中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理重視程度的影響，因此在個(gè)別學(xué)校中教育工作者們并沒有切實(shí)認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性。有的學(xué)校仍未將檔案管理與校內(nèi)計(jì)算機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)聯(lián)系起來，有的只是“形式上”聯(lián)接，過低的信息化水平嚴(yán)重影響了教師的工作效率，同時(shí)也對中學(xué)內(nèi)部檔案信息系統(tǒng)的建立完善形成了障礙。

2 中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

一是檔案利用條件受限。個(gè)別中學(xué)管理工作中，忽視了檔案對教育教學(xué)的重要作用，有的農(nóng)村和鄉(xiāng)鎮(zhèn)初級中學(xué)豐富的檔案資料被束之高閣，使得不能在日常的教學(xué)管理活動中發(fā)揮應(yīng)有的作用。究其根本，一方面是缺少專業(yè)檔案管理員，另一方面是管理人員對自身職能的認(rèn)識并不到位，因缺乏專業(yè)素養(yǎng)，故而并不能夠根據(jù)學(xué)校實(shí)際將有用的檔案資料進(jìn)行針對性分類“提純”，所以檔案資料的價(jià)值也被大大降低。

二是現(xiàn)代化管理意識不強(qiáng)。由于學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員對管理現(xiàn)代化觀念理解得不全面，對檔案在教育教學(xué)活動開展過程中的重要意義認(rèn)識不充分，因此導(dǎo)致具體落實(shí)檔案現(xiàn)代化管理的部門認(rèn)識不到位，既影響學(xué)校管理層對檔案重要性的認(rèn)識，更影響中學(xué)檔案工作者對檔案現(xiàn)代化管理知識接納的主動性。

三是檔案編研工作不到位?，F(xiàn)階段，中學(xué)檔案管理在推進(jìn)檔案編研工作時(shí)阻力重重，主要原因可歸結(jié)為以下三點(diǎn)：其一，傳統(tǒng)的教育教學(xué)和檔案管理觀念影響，按部就班的習(xí)慣性工作容易，在總結(jié)提升和主動參與改革的不容易面前，檔案難以被二次開發(fā)利用；其二，檔案工作人員的收集、歸納、整理能力有限，導(dǎo)致其工作的效率水平偏低；其三，學(xué)校內(nèi)部沒有濃厚現(xiàn)代化管理發(fā)展的氛圍，檔案管理缺乏先進(jìn)技術(shù)的扶持，所以編研工作難于開展。

3 中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的相關(guān)對策

1）健全完善檔案管理制度和信息管理系統(tǒng)。在中學(xué)檔案管理工作中健全相關(guān)制度，構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)，有助于提升教育教學(xué)的工作效率和教學(xué)水平，這就要求相關(guān)管理人員在工作時(shí)，一要建立統(tǒng)一的檔案收集及整理標(biāo)準(zhǔn)，對工作過程中所遇到的問題進(jìn)行集中解決，保證檔案管理工作的有據(jù)可依、有參可考；二要構(gòu)建完善的安全的實(shí)用的檔案信息管理系統(tǒng)。要想提高對中學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理水平，就要求相關(guān)工作人員在檔案信息整合的過程中，用先進(jìn)的技術(shù)武裝自己，在學(xué)校內(nèi)部建立起較為全面的流轉(zhuǎn)系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)，在不斷加強(qiáng)自身對先進(jìn)設(shè)備及先進(jìn)技術(shù)學(xué)習(xí)的同時(shí)，教育和檔案行政管理部門也要大力宣傳構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)的重要性和安全性，以提高整個(gè)社會對中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)知；三要明確檔案工作的要點(diǎn)和宗旨，相關(guān)工作人員在歸檔材料進(jìn)行妥善的保管與收錄基礎(chǔ)上，在進(jìn)行檔案編研的同時(shí)優(yōu)中選優(yōu)，將有益的檔案資源做好備份，方便服務(wù)全體師生進(jìn)行使用。

2）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念?，F(xiàn)階段，中學(xué)的檔案管理工作中，由于起步較晚、發(fā)展較慢等原因?qū)е卢F(xiàn)代化管理工作的開展并不順利。針對這一問題，需從三個(gè)方面入手。一是教育管理部門特別是學(xué)校要轉(zhuǎn)變觀念重視起檔案管理現(xiàn)代化工作。明確學(xué)校教務(wù)部門作為檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的管理機(jī)構(gòu)，為了能夠?qū)ο嚓P(guān)教學(xué)資源及信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理配置，學(xué)校需主動將檔案的現(xiàn)代化管理工作納入校園的基本建設(shè)工作中來，在保證中學(xué)檔案信息能夠得到充分利用的條件下，建立有關(guān)檔案管理的專門協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。通過不斷加強(qiáng)對中學(xué)檔案信息化建設(shè)的重視，從根本上適應(yīng)并落實(shí)中學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理工作。二是要下大力氣營造建立現(xiàn)代化檔案管理理念的氛圍。目前的教育教學(xué)體系中，檔案現(xiàn)代化管理成功典型經(jīng)驗(yàn)相對來說推廣的還不夠，這就要求社會、學(xué)校要采用多種宣傳形式大力宣傳檔案現(xiàn)代化管理的重要性，從思想根源入手，改變傳統(tǒng)的管理理念，以便在推動學(xué)校發(fā)展的同時(shí)更好地適應(yīng)社會管理的要求。三要積極挖掘中學(xué)檔案的教學(xué)育人價(jià)值。眾所周知，中學(xué)檔案中內(nèi)容既多且雜，因此檔案管理人員要立足于學(xué)校、立足于師生、立足于教學(xué)育人的宗旨，分門別類進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的收集與編研，不但要取精華，還要善于挖掘精華，以促進(jìn)學(xué)生德智體美勞的全方面發(fā)展為重點(diǎn)，以充分展現(xiàn)校園文化為延伸，在滿足師生們的共同學(xué)習(xí)需求的同時(shí)，轉(zhuǎn)變中學(xué)檔案工作“孤芳自賞”的觀念，將檔案資源中的教學(xué)育人成果進(jìn)行廣泛傳播。

3）加強(qiáng)中學(xué)檔案信息規(guī)范化建設(shè)。上文中提到過，現(xiàn)階段由于中學(xué)檔案現(xiàn)代化管理存在的多方面問題，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部的檔案信息收集過程不夠規(guī)范，平臺的建設(shè)也不夠科學(xué)，這也造成了相關(guān)工作人員對檔案資源開發(fā)的整合及利用水平較低。如此，本人認(rèn)為應(yīng)該從三個(gè)方面加強(qiáng)中學(xué)檔案信息規(guī)范化建設(shè)：一是在學(xué)校內(nèi)部形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，其中包括檔案信息整理的設(shè)備及軟件必須統(tǒng)一，進(jìn)行資源整合的相關(guān)工作流程也應(yīng)該統(tǒng)一。這樣做的好處是，保證所收集到的資源在后期進(jìn)行歸檔時(shí)能夠保證系統(tǒng)性和科學(xué)性，避免因標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而引起的麻煩。同時(shí)，還需對歸檔涉及的各部門、各環(huán)節(jié)工作人員明確分工，讓每一位參與其中的人員都能夠根據(jù)自身的崗位職責(zé)明確工作的要求和目標(biāo)。二是檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對檔案分類整理，避免因工作的延誤或失誤而造成管理系統(tǒng)更新不到位。另外，檔案管理人員需深刻了解自身的工作需求，除了建檔工作之外，還需對檔案中信息數(shù)據(jù)合理分類，科學(xué)整合檔案資源，為學(xué)校教學(xué)工作質(zhì)量水平提升提供保障。三是相關(guān)工作人員還需主動改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和方式。這就要求在工作中善于思考、及時(shí)總結(jié)，既有檔案人的耐心和執(zhí)著，又敢于利用信息化的歸檔方式及檢索方法進(jìn)行檔案信息整合。這樣，不但有利于提高學(xué)校相關(guān)部門的工作銜接的效率，而且能夠?qū)n案信息的整合水平提升到一個(gè)新高度。

綜上所述，要想更好地完善中學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理機(jī)制，在保證檔案信息收集規(guī)范化的同時(shí)，更要提高教育系統(tǒng)乃至整個(gè)社會對檔案現(xiàn)代化管理工作的重視程度，只有構(gòu)建起現(xiàn)代化檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能夠切實(shí) 有效的將檔案信息在教育教學(xué)工作中的作用發(fā)揮到最大。