創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式

王惠娟

（河南省陸渾水庫管理局，河南 洛陽 471003）

人事檔案屬于中國人事管理制度中一項較為重要的項目，是個人身份、資歷和學(xué)歷等方面的保障和證據(jù)，與個人的工資待遇、組織關(guān)系和社會勞動保障等等方面存在較為密切的聯(lián)系，具有一定的法律效應(yīng)，是對個人一生軌跡記載的主要依據(jù)，記錄著每個人的主要精力、品德作風和政治面貌等等，具有一定的參考、依據(jù)和憑證作用。對于事業(yè)單位的人力資源管理過程中，人事檔案管理屬于較為重要的管理環(huán)節(jié)和內(nèi)容，是提升事業(yè)單位整體管理水平的基礎(chǔ)和前提。

1 當前大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

現(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位在開展人事檔案管理的過程中受到各種因素的影響和限制存在著較多的問題，主要集中在以下幾個層面：

1）棄檔現(xiàn)象：棄檔屬于當前事業(yè)單位人事檔案管理中較為多見的現(xiàn)象，多數(shù)事業(yè)單位及管理層未能很好的意識到個人檔案管理對于未來發(fā)展的重要意義，未能很好地將個人檔案轉(zhuǎn)移到新的事業(yè)單位中去，加上管理人員未能很好的明確人事檔案管理制度，使得棄檔現(xiàn)象越來越常見，很大程度上增加了人事檔案管理人員的工作難度。

2）人事檔案管理內(nèi)容較為匱乏：當前人事檔案管理過程中，工作人員的個人信息、家庭背景、工作經(jīng)驗等較為多見，但卻很好囊括個人工作能力和專業(yè)水平等等信息。這種人事檔案管理內(nèi)容上的匱乏使得人們無法很好的全面了解個人的真實情況和水平，使得人事檔案管理工作缺乏實際意義，影響了事業(yè)單位內(nèi)部人才的利用率，使得事業(yè)單位錯失了很多專業(yè)性較強的人才，無法很好地促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[1]。

3）人事檔案管理人員專業(yè)水平較低：事業(yè)單位人事檔案管理工作中缺乏高素質(zhì)、綜合能力較強的專業(yè)性管理人才，主要是由于事業(yè)單位對人事檔案管理制度方面的片面認識、人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性及科學(xué)性等因素導(dǎo)致的。就當前事業(yè)單位開展的人事檔案管理工作來看，多數(shù)管理人員缺乏高素質(zhì)的專業(yè)水準和文化水平，要想短時間內(nèi)提高人事檔案管理工作質(zhì)量和效率存在著較多的阻礙和困難。

4）人事檔案管理信息化水平不高：多數(shù)事業(yè)單位依舊采用人工管理形式，未能很好的引入信息化的設(shè)備和先進技術(shù)對人事檔案展開管理。這種紙質(zhì)版的人事檔案管理極易導(dǎo)致篡改、遺漏、缺失等現(xiàn)象的出現(xiàn)，也較大程度上增加了人事檔案查閱、尋找和審核的時間與精力，增加了人事檔案管理人員的工作量和工作壓力，極易導(dǎo)致出錯現(xiàn)象的發(fā)生，不利于人事檔案管理質(zhì)量的提高。

2 創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的具體途徑

2.1 強化事業(yè)單位管理人員的人事檔案管理重要性的認識

事業(yè)單位在開展管理工作的過程中為了更好地滿足事業(yè)單位自身發(fā)展的迫切需求，應(yīng)不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化人事檔案管理的制度和模式。在這一過程中首先應(yīng)對管理層的人事檔案管理意識進行強化，只有擁有科學(xué)正確的觀念才能促使管理行動的規(guī)范科學(xué)發(fā)展。人力資源管理部門應(yīng)通過從上到下的宣傳講座教育工作環(huán)節(jié)強化管理層、基層員工對于人事檔案管理重要性的認識和了解，從根本上提高人事檔案資料管理的規(guī)范性及有效性[2]。另外，在人事檔案管理的過程中還應(yīng)加強事業(yè)單位對人事檔案管理工作重要性的認知，通過聘請專業(yè)的管理人才對事業(yè)單位管理層、執(zhí)行層等人員開展講座的形式宣傳人事檔案管理的價值和意義，主要的宣傳內(nèi)容包括人事檔案管理的具體內(nèi)容、對于單位發(fā)展的重要機制、對于個人晉升和發(fā)展的重要意義等等方面的內(nèi)容，最大程度上落實好人事檔案管理制度和模式創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，在強化意識的基礎(chǔ)上落實解決對策。

2.3 強化人事檔案管理人員的信息化和專業(yè)化水平

為了更好的創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的制度和模式，事業(yè)單位應(yīng)基于當前管理中人員專業(yè)度和信息化水平不足的基礎(chǔ)上落實相應(yīng)的強化管理工作，事業(yè)單位應(yīng)強化對人事檔案管理人員專業(yè)技能、信息化操作能力等方面的培訓(xùn)管理工作，針對平時工作過程中的主要內(nèi)容、工作職責、信息化操作技能等進行重點的講解，促使人事檔案管理人員能通過科學(xué)正確和高效的手段及時的處理各項問題，強化人事檔案管理人員的辦事效率和能力水平。單位還應(yīng)可以通過實訓(xùn)考核、與大型單位交流學(xué)習及進修等多元化的方式和途徑提高人事檔案管理的整體質(zhì)量水平，創(chuàng)新人事檔案管理的工作理念及工作形式[3]。

2.4 在事業(yè)單位人事檔案管理中引入先進創(chuàng)新的管理理念和模式

現(xiàn)階段，隨著社會發(fā)展速度的提高及改革開放的發(fā)展，事業(yè)單位在創(chuàng)新自身人事檔案管理制度和模式的構(gòu)成中可以結(jié)合我國事業(yè)單位管理現(xiàn)狀、發(fā)展情況等等不斷創(chuàng)新人事檔案的管理理念和模式。更好的借鑒國內(nèi)外先進的人事檔案管理模式，將人事檔案的管理分成兩大管理系統(tǒng)，包括公立系統(tǒng)和私立系統(tǒng)，公立系統(tǒng)主管人事檔案管理工作的包括人事部門和檔案管理部門，要求兩個部門之間保持密切的溝通和互動，最大程度上促進事業(yè)單位人才流動及調(diào)動的發(fā)展。而私立系統(tǒng)最大的特點是人事檔案屬于相互分離的，就職人員的人事檔案由在職單位、相關(guān)部門進行創(chuàng)新管理，而退休員工則應(yīng)通過其他部門進行優(yōu)化管理，最大程度上提高事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量和效率[4]。

3 結(jié)語

總之，事業(yè)單位在開展人事檔案管理的過程中應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展步伐和方向通過創(chuàng)新人事檔案管理的制度、模式等手段促進事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量和效率的提高。