淺析如何加強職業(yè)院校檔案管理工作

池彩虹

（焦作技師學(xué)院，河南 焦作 454003）

1 職業(yè)院校檔案管理的重要性

職業(yè)院校檔案管理工作的主要對象是學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、科學(xué)研究的檔案、會計檔案、行政檔案等一系列的內(nèi)容，也是在各個學(xué)院開展相關(guān)工作過程中的重要依據(jù)之一，保留和進行高效的檔案管理工作對于職業(yè)院校的長期辦學(xué)有著積極的意義。然而在個別院校的檔案管理過程中依然不夠重視，存在著敷衍了事的行為，也存在著很大的漏洞等，許多要素都成為長期發(fā)展的制約因素之一。做好檔案管理的相關(guān)工作等，可以更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

2 職業(yè)院校檔案管理存在的問題

1）檔案管理信息化程度較低。職業(yè)院校檔案管理工作中配備了專門的檔案室、計算機等辦公設(shè)備，但是就目前的工作狀態(tài)而言基礎(chǔ)性的工作儀器已經(jīng)不能滿足實際的需要，案卷非接觸掃描儀、高速文檔掃描儀、電子裝訂機等高端設(shè)備目前而言還是十分緊缺的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案存在著不易保存、容易損壞、修改困難等一系列問題，而且隨著時代的發(fā)展和進步等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)被淘汰，采取信息化的職業(yè)院校檔案管理模式是十分重要的。然而，在大多數(shù)的職業(yè)院校檔案管理中因為缺少人力、物力等方面的資源等，本身信息化的水平比較低，也就無法保證數(shù)字化的保存工作。并且，職業(yè)院校檔案管理中還存在著學(xué)校的合并、重組、搬遷、年代久遠等一系列問題，檔案信息化的管理依然面臨著較大的難度。

2）檔案管理重要性認識不足。職業(yè)院校檔案管理并不是學(xué)院的核心業(yè)務(wù)，也就在長期的工作過程中存在著不夠重視的現(xiàn)象，而且許多職業(yè)院校中并沒有獨立的檔案館，許多檔案室僅僅在學(xué)院的辦公室內(nèi)。并且檔案管理的專職工作人員長期不足，經(jīng)常出現(xiàn)兼職的檔案管理工作人員，而且在歸檔立卷的過程中經(jīng)常出現(xiàn)工作失誤，而造成了大量的資料積壓，而無法順利開展職業(yè)院校檔案管理。例如，在實際的職業(yè)院校檔案管理中涉及了兩所學(xué)校合并的問題，新校區(qū)還在建設(shè)，沒有專門的檔案室，而且面臨著兩校合并之后的大量檔案管理工作，也就隨之出現(xiàn)了無法及時整理和無法歸檔的問題，許多系統(tǒng)性的資料缺失。

3）缺乏完善的檔案管理制度。職業(yè)院校檔案包括學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、學(xué)術(shù)科研檔案、基建檔案、會計檔案、行政檔案、黨務(wù)檔案等，職業(yè)院校檔案管理中涉及了較廣的服務(wù)范圍，也就與各個學(xué)院的管理緊密聯(lián)系，也是需要建立起完善的管理制度。而當前許多職業(yè)院校檔案管理制度缺失，無法更好地指導(dǎo)相關(guān)工作的開展和進行，需要建立起信息化的制度等，從而保證職業(yè)院校檔案管理工作高效進行。

4）檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平較低。職業(yè)院校檔案管理工作需要專門的工作人員負責(zé)此項工作，而當前大多數(shù)的管理人員都是非專業(yè)人員，只是兼職開展相應(yīng)的工作，在理論知識、檔案管理技術(shù)等多方面都存在著不足，也就在職業(yè)院校檔案管理中無法高效地完成各項工作任務(wù)等。一些學(xué)院只有一到兩名工作人員，僅僅能夠完成日常的檔案管理的相關(guān)工作，后續(xù)在檢查整改中都面臨著較大的問題，無法滿足快速發(fā)展的職業(yè)院校檔案管理工作的需要。

3 提升職業(yè)院校檔案管理效果的措施

1）強化檔案管理隊伍建設(shè)工作。在職業(yè)院校檔案管理的過程中，工作效果和工作人員的個人素質(zhì)等有著緊密地聯(lián)系，特別是在當前網(wǎng)絡(luò)化和信息化的建設(shè)過程中，更為專業(yè)的檔案管理工作人員是顯得尤其重要的，對于高素質(zhì)的人才提出了要求。當前，大多數(shù)的職業(yè)院校檔案管理工作人員都缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)工作，也無法開展高質(zhì)量和創(chuàng)新性的工作。所以職業(yè)院校檔案管理具有必要性和迫切性等，學(xué)?？梢葬槍Υ朔矫娴穆殬I(yè)院校檔案管理工作內(nèi)容進行定期和不定期的技能培訓(xùn)等一系列工作，從而使得職業(yè)院校檔案管理工作人員的自身技術(shù)水平等有效提升，也具備高度的責(zé)任心和創(chuàng)新意識等，打造高素質(zhì)的工作隊伍，起到更好地促進效果。

2）加強檔案標準化建設(shè)。在職業(yè)院校檔案管理的標準化建設(shè)過程中，需要從軟件和硬件等多方面的內(nèi)容上進行分析和處理等，在職業(yè)院校檔案管理的思路、方法等一系列工作上進行創(chuàng)新，從進行標準化的建設(shè)工作，也就嚴格按照各項規(guī)定等進行落實和延伸等。在職業(yè)院校檔案管理過程中加強信息數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)工作，也利用好信息技術(shù)加快智能化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)工作，實現(xiàn)了信息資源的共享等。其次，在職業(yè)院校檔案管理過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必不可少，做好人員配備的工作，也做好安全防護，推動檔案信息化的建設(shè)等。

3）實行文檔一體化管理。在職業(yè)院校檔案管理中還需要與文書管理工作緊密結(jié)合起來，從而使得文件生成到歸檔的全過程都進行精細化管理工作，保證自身文件內(nèi)容等多方面具有較強的一致性。在文檔一體的管理中，充分利用了計算機技術(shù)快速處理的優(yōu)勢等，對于文書處理和形成有效數(shù)據(jù)信息的過程進行了分析和利用等，保證其形成有機體，也在網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中建立起數(shù)據(jù)信息庫等，方便進行檔案的查詢和分析等，確保檔案部門工作的有效性。

4）加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在經(jīng)歷著飛速的發(fā)展，具有速度快、影響力大的工作特點，也就使得其作為信息資源對象的過程中保證了信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的工作進程，也保證了高效的檔案信息的建設(shè)工作。通過檔案網(wǎng)絡(luò)化工作的建設(shè)力度逐漸增強，也就在檔案的收集、管理等工作效率得到了有效地改善。在實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化的過程中，積極向其他有經(jīng)驗的檔案館借鑒經(jīng)驗，有計劃、有步驟的開展相關(guān)的工作。

5）加強編研工作，提高檔案信息開發(fā)利用效率。檔案編研是檔案管理部門根據(jù)檔案館藏檔案和社會需求等，在相關(guān)檔案研究內(nèi)容的基礎(chǔ)上開展的相關(guān)工作，也就是在參考資料、文件匯編、撰寫論文專著等一系列工作過程中發(fā)揮了重要的作用。為了使得檔案得到更進一步的利用等，就需要利用編研工作的成果等服務(wù)于社會的各項事業(yè)。在編研工作開展的過程中，可以根據(jù)職業(yè)院校檔案管理的需要以及檔案信息利用的前提條件為重要的依據(jù)等，進行各種各樣材料的有效甄別工作，確定合理的編研內(nèi)容，最終形成可行性強、學(xué)生性強的檔案信息，也就真正使得職業(yè)院校檔案管理工作的價值被開發(fā)出來。除了做好收集、立卷等一系列的工作之外，還可以開放檔案館，從而讓師生更多的接受此方面的信息；另一方面，還可以舉辦展覽、講座、開展校園廣播宣講等，更好的提升職業(yè)院校檔案利用的意識。

4 結(jié)束語

綜上所述，職業(yè)院校檔案管理是職業(yè)院校最為基礎(chǔ)性的工作之一，也在具體的管理工作過程中需要利用先進的技術(shù)和工作手段等進行開發(fā)和資源的高效利用等，努力提升職業(yè)院校檔案管理的質(zhì)量和工作效率等，為職業(yè)院校的長期穩(wěn)定發(fā)展作出重要的貢獻。