高校檔案管理歷史與未來發(fā)展趨勢研究

邢月鵬

（煙臺文化旅游職業(yè)學院，山東 煙臺 264000）

高校檔案管理工作是很重要的，它真實地反映了學校不同時期的不同風貌。是對老師、學生和教學行政管理、科研有著特殊的意義。師生們可以通過學校的檔案了解學校的成長歷程和學校的文化，對于高校的建設是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。如今，時代的進步和多媒體的發(fā)展，高校檔案改革是必然的，從以往的紙質檔案發(fā)展到與電子檔案并重的局面。管理的現(xiàn)代化、科技化，使查閱檔案更為方便和快捷，檔案管理方式的轉變也從另一面表現(xiàn)出了檔案管理的歷史。

1 高校檔案管理工作對高校發(fā)展的重要作用

首先，高校檔案記錄的高效的招生、教學、科研管理等工作，對高校的教育事業(yè)發(fā)展起著重要的促進作用，對于高校的管理工作、建設工作提供參考，是教學評估工作的基礎數(shù)據(jù)[1]。其次，高校的檔案館就是為了收集以上這些數(shù)據(jù)加以整合和整理，使之有序。將分散、單一的信息轉化為集中統(tǒng)一的檔案資料，提取出有用的信息，組成豐富的檔案資源，為高校的管理、教學、科研等工作提供很強大的信息庫。最后，高校檔案管理的基礎是高校管理工作，而檔案工作的好壞又可以體現(xiàn)出高校管理的水平?？傊玫臋n案管理工作可以推動高校的發(fā)展。

2 高校檔案管理發(fā)展歷程

2.1 初期發(fā)展

在新中國剛剛成立的階段，我國的高校檔案工作管理做得很不好，各種各樣的資料和信息摻雜在一起無序而混亂，沒有專業(yè)的機構和人員來進行整理，也沒有專門存放檔案的地方。造成這種局面的根本原因是當時的人們沒有意識到檔案管理的重要性，最終導致的就是很多重要的檔案資料流失，給當時帶來了不小的損失。這個時候，中央才意識到高校檔案管理的重要性，采取了一系列的手段和措施，才使高校檔案管理工作漸漸規(guī)范起來[2]。

2.2 新的面貌

高校檔案管理工作開始有了新面貌是發(fā)生在20世紀50年代中期。國家檔案局就在那時候成立，時間是1954年11月。到了1956年國務院頒布了有關檔案管理工作的新規(guī)定，明確表明要集中統(tǒng)一管理國家檔案。國家的重視，也使各個高校對檔案管理工作也重視起來，高校開始設立專門的檔案存放室和檔案管理人員?？梢钥闯鰜?，高校檔案管理從沒有到有，從無序到有專人打理也是經(jīng)歷了很久。

2.3 觀念提出

20世紀80年代高校為了便于管理檔案，將文書和科技兩個不同的檔案室進行合并，使其成為一個綜合的檔案館，這個變化讓高校的檔案管理工作進入更為規(guī)范的時期。上海交通大學和南京大學以及華東理工大學紛紛在1986建立高校檔案館，是中國建國以來首批建設檔案館的高校。在第二年，國家檔案局發(fā)布相關文件指出了對于高校建設檔案館的幾點意見，明確要求學校建立一個統(tǒng)一的全校檔案管理室，廢除兩個檔案管理室的體制。后一年我國檔案管理法頒布實施，國家教委制訂了高校檔案管理的實施細則，第一次對高校檔案管理提出概念。此舉標志著我國的檔案管理工作進入了統(tǒng)一管理的新時期[3]。

2.4 規(guī)范提升

直到現(xiàn)在，各個高校的檔案管理工作越來越好，對于檔案重要性有了更充分的認識。新世紀的到來，人類進入了一個高速發(fā)展的信息時代，高校檔案的管理工作也在不斷地發(fā)生變化。各個高校檔案管理也在面臨著轉型，與時俱進才能不被社會淘汰。

在歷史的大浪潮中，高校檔案管理工作越來越好，進步也有目共睹，在當今，紙質檔案和電子檔案并存，大大方便了高校的管理工作。不難看出來，在未來高校檔案管理會以電子檔案為主。

3 高校檔案管理未來發(fā)展趨勢分析

根據(jù)國家檔案局發(fā)布的有關指示，檔案資源數(shù)字化是未來發(fā)展的新趨勢。各個高校應該積極的朝著這個目標，早日做到“檔案資源數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡化的發(fā)展目標”。

3.1 信息技術的有機融合

現(xiàn)代科技將會成為高校檔案管理工作不可或缺的一部分，使高校檔案的收集更為方便和快捷，減輕工作人員的工作量，也對數(shù)據(jù)信息的廣泛應用起到很好的推動作用[4]。

管理檔案的工作人員將會越來越專業(yè)，都是經(jīng)過專業(yè)的培訓和系統(tǒng)的學過檔案管理知識的人來擔任，也會定期的對管理人員的素質進行培養(yǎng)，未來檔案管理人員的隊伍會越來越強，現(xiàn)如今已經(jīng)有很多高校都意識到了專業(yè)人才的重要性，希望早日實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。就目前而言，高效的檔案管理人才還是欠缺的。在未來，對管理人員的要求會越來越高，要求具備全面、綜合的專業(yè)素養(yǎng)，不僅要求具備專業(yè)的檔案管理知識，還要求在知識的結構上有一定的造詣。檔案管理人才需要具備較高的語言文字水平，因為涉及文字的記錄和整編，不僅包括漢語，還包括外語、少數(shù)民族語言等。并且對于歷史要有一定的涉獵，有很廣泛的知識面和知識素養(yǎng)，熟悉相關的法律法規(guī)[5]。

3.2 電子檔案發(fā)展提升

傳統(tǒng)的紙質檔案不利于保存，時間一長，紙張會變色，文字記錄會越來越不清晰。和傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案方便保存并且能很大的節(jié)省空間，但是電子檔案管理具有不穩(wěn)定性的特點，一旦遭到病毒的攻擊就會毀于一旦。所以在未來，高校應該把怎么保護電子檔案長期存在為檔案管理工作的重點，提升檔案管理的安全性和穩(wěn)定性。

社會發(fā)展速度的加快，隨之而來的是各種各樣的信息也越來越多，依靠以往的手工登記模式會使高校檔案管理工作越來越力不從心，還會出現(xiàn)很多問題，進行電子化檔案管理，對各種檔案進行管理就會方便很多，有需要了解檔案信息的學生或者老師只需要在系統(tǒng)上輸入關鍵詞就可以找到自己所需要的信息，方便快捷省去了以往的很多步驟。在一定程度上降低了高校檔案管理的工作量，不用再每天面對厚厚的紙質檔案，對于檔案的管理也會更具有條理性，節(jié)省了工作時間和提升工作效率。紙質的檔案占用大量的空間，電子檔案管理可以把這些省出來的空間運用到別的工作上面，讓檔案信息管理化更加有效，使高校等各方面的工作開展的更加順利。

4 結束語

總之高校的檔案管理工作是十分重要的，對于一所高校來說，檔案室或者檔案管就是本校的“心臟”，如果出現(xiàn)了問題，對于未來的發(fā)展肯定會有很不好的影響。跟隨時代的大步伐，與時俱進，促進高校檔案管理工作的進程。