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      事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

      2021-04-14 18:55:31董齊魯
      卷宗 2021年20期
      關鍵詞:管理者事業(yè)單位檔案管理

      董齊魯

      (聊城市中心醫(yī)院,山東 聊城 252000)

      檔案管理工作對于醫(yī)院正常運行是非常重要的,它關系到醫(yī)院與員工的核心利益。運用現(xiàn)代化管理方法有助于提高事業(yè)單位檔案管理的整體效率;同時,管理人員應該要加強自身學習,不斷吸收先進的檔案管理經驗,有助于解決當下事業(yè)單位檔案管理存在的幾大問題。

      1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

      1)檔案管理制度不完善。現(xiàn)實中,多數(shù)事業(yè)單位經過長時間的沉淀,并沒有形成較好的檔案管理制度。作為一家醫(yī)院的核心部分,檔案管理一直是醫(yī)院與員工之間的橋梁。醫(yī)院通過檔案了解到員工個人的基本信息,然后有針對性地對員工實施人性化的管理;另外,如果檔案管理行為上存在漏洞,將會影響到其他部門的工作,使得其他程度無法順利開展;檔案管理制度的不完善還會引起醫(yī)院內部矛盾,信息交流存在不準確性。因此,醫(yī)院務必要落實好各項檔案管理措施。

      2)檔案管理人員認知水平差。檔案管理的整體水平受到檔案管理人員認知度的影響。一般來說,專業(yè)的檔案管理人員在工作期間,善于利用自己的專業(yè)知識處理好工作期間遇到的各種問題。相反,一個并沒有經過專業(yè)培訓的檔案管理人員由于本身知識認知程度不夠,導致工作管理上容易犯錯,并且還會影響到其他部門的正常運行。

      3)人才稀缺。目前,檔案管理人員是非常稀缺的。優(yōu)秀的檔案管理能力雖然很強,但是真正能夠長久工作的,卻寥寥無幾。一家醫(yī)院的發(fā)展過程中,一定會遇到許多問題。比如員工離職,人員調動以及其他。這些問題都會涉及檔案管理。由于人才的缺乏,很多醫(yī)院在檔案管理工作崗位上難免會存在停滯的現(xiàn)象。所以,積極的尋找優(yōu)秀的檔案管理人才,成為醫(yī)院必須要解決的問題之一。作為優(yōu)秀的醫(yī)院,必須要著眼于未來,利用公司現(xiàn)有的有效資源,努力開發(fā)優(yōu)秀的人才,為管理崗位做好充足準備。

      2 事業(yè)單位檔案管理的主要對策

      1)加強管理知識培訓。檔案管理人員最重要的是有足夠專業(yè)的管理知識,能夠清楚認識到其崗位的重要性。因此加強檔案管理人員知識培訓是必要的。醫(yī)院應該要從不同的方面抓起,努力為他們創(chuàng)造良好的學習環(huán)境,且要利用優(yōu)秀的資源為人員提供知識來源保障。其次,管理人員自身要加大學習力度,利用多余的時間去掌握更全面,更豐富的管理知識,提升個人管理能力;在工作崗位上,盡量與同事交流學習,完善自己不足之處;另外,可以以個人的名義或團隊的名義報名參加知識培訓班,充實自己的實力,對于這份檔案管理工作是十分有幫助的。學習的過程中,要做到認真聽講,積極發(fā)言,消化知識和掌握專業(yè)技能。

      2)加大建設力度。檔案管理對于醫(yī)院的人力資源管理是緊密聯(lián)系的。因此,不完善的檔案管理制度容易導致人力資源管理出現(xiàn)問題,引起員工與醫(yī)院之間的不和諧。因此,加大建設力度,完善檔案管理制度是需認真對待,不能馬虎。隨著信息技術的不斷發(fā)展,檔案管理建設應該要融入信息化手段,借助于計算機技術,有效地提升管理水平。此外,還要與各部門之間建立好網絡互聯(lián)關系,做到及時反饋,及時糾正,及時更新等等工作內容。實施人事檔案管理現(xiàn)代化,是目前醫(yī)院必然的一個過程。信息技術廣泛應用在醫(yī)院的日常工作中,沒有信息化技術手段的幫助,檔案管理顯得十分笨拙。

      3)加強管理水平。檔案管理工作是否讓人滿意,要看工作者的管理水平。對于醫(yī)院或部門來說,檔案管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此,對于管理者的管理水平要求很高,首先它必須是需要有足夠強的專業(yè)技能。因為檔案管理是一項非常復雜的工作,必須要時刻保持清晰的頭腦,而且在處理事務上要做到眼疾手快,且出錯率小。掌握專業(yè)的技能外,更加要求人員有足夠強的自律能力。檔案管理的工作需要與其他部門進行溝通聯(lián)系,甚至有時要與老板商量,所以在進行管理的過程中,務必要有一顆自律的心態(tài),對自己的工作全面負責。此外,一個人的素養(yǎng)也是影響檔案管理工作效率的原因;多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員并沒有較高的素養(yǎng),他們認為檔案管理是一項不起眼的工作,不受人尊敬。因而出現(xiàn)了工作態(tài)度散漫,不負責,隨心所欲等現(xiàn)象。醫(yī)院人事管理人員一定要加強檔案管理工作人員的素質。

      4)加大安全。安全設施對于檔案管理工作是非常重要的,尤其是醫(yī)院檔案管理庫房的環(huán)境,不能有任何的安全問題隱患,一旦發(fā)現(xiàn),醫(yī)院領導干部要起帶頭作用,處理好相關的事宜。此外,要嚴格的批評管理人員,對于他們的工作懈怠要做出具體的懲罰;此外,醫(yī)院自身要加大安全防范意識,積極地投入資金和設備,擴大安全范圍和保障度。管理者在任職期間,必須要每天定期排查安全隱患工作,努力做好各項措施,積極與門衛(wèi)合作。同時,庫房的環(huán)境一定要干燥,不能潮濕,要做到經常清洗,消毒。對于一些陳舊的檔案,要及時做好修護工作,保證數(shù)據(jù)和信息的完整性。完整的信息保存便于日后恰部門的工作,大大提高了工作效率,方便他人的同時,也保障了醫(yī)院自身的利益。

      還有,醫(yī)院要加大安全監(jiān)控,對于醫(yī)院檔案管理庫房周圍的環(huán)境要足夠熟悉,安裝多個監(jiān)控設備,定時監(jiān)察人員的走向。必要時要與監(jiān)管部門合作,做好監(jiān)控調取,取證的工作。在一家醫(yī)院人事管理中,檔案管理是起著決定性的作用,它管理者幾乎所有員工的基礎信息,沒有它的存在,很多相關的工作就無法順利展開。所以完全有必要對其安全性做一次有力的保護。最好是配置經驗豐富的看守人員,輪班進行監(jiān)督,是起到最好防范檔案丟失或因意外事故引起的檔案損失等等。今天,是一個信息化社會,任何人在出門辦事,都必須要用到自己的檔案信息,更何況是一家醫(yī)院,檔案管理工作從實際的角度出發(fā),考慮到人事部門的各項工作利益,積極且完整的保存檔案是管理者的義務。

      3 結束語

      檔案管理工作室一項非常復雜的工作,需要管理者有足夠的管理經驗,其次還要有較強的合作意識。檔案管理工作期間,必須要保持高度的警惕,同時要對每一種類的檔案,清楚地掌握它的各個信息,因此它是個有挑戰(zhàn)性的工作。如果自身素質不提高的話,很難勝任。這時,醫(yī)院要加大技術,財力方面的投入,創(chuàng)造優(yōu)越的管理環(huán)境。

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