文書檔案整理工作存在的問題及解決方法

曹 磊

（冶金檔案館，河北 三河 065201）

1 引言

在檔案管理工作中，文書檔案管理是其重要組成部分，該工作質(zhì)量不僅關(guān)乎檔案管理總體工作成效，而且還對檔案管理具有重要影響。在文書檔案管理工作中添加辦公自動(dòng)化技術(shù)，使該工作在原有基礎(chǔ)上將工作質(zhì)量與效率做進(jìn)一步強(qiáng)化，對辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理實(shí)施研究，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2 現(xiàn)代文書檔案管理工作的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不足，管理意識(shí)薄弱

就目前來看，有大量企事業(yè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為，如果想要使企業(yè)朝向更好的方向發(fā)展，需要從教學(xué)、科研、改革等多方面著手，只有切實(shí)有效地完成對上述內(nèi)容的關(guān)聯(lián)，才能夠收獲更為可觀的經(jīng)濟(jì)收益和社會(huì)效益。雖然此類想法具備充足的可行性，但是卻嚴(yán)重忽視了文書檔案管理所具備的重要作用，甚至有部分管理者認(rèn)為在檔案收集和檔案管理方面需要投入過多的人力資源和物力資源，但是卻并不能迅速收獲良好成效，這樣做會(huì)導(dǎo)致因小失大，與此同時(shí)由于領(lǐng)導(dǎo)層級的忽視，會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理技術(shù)缺乏的問題。

2.2 文書檔案電子化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善

文書檔案電子化建設(shè)是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施為前提的，只有具備上述條件才能高效、準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入。從現(xiàn)實(shí)情況來看，很多事業(yè)企業(yè)的文書檔案管理室建設(shè)落后，缺乏規(guī)范合理的區(qū)域劃分，更缺乏單獨(dú)的電子化文書檔案管理空間，不利于后續(xù)電子化信息建設(shè)工作的開展。此外，很多檔案管理室只有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等簡單設(shè)備，缺乏功能強(qiáng)大的電子掃描儀、數(shù)據(jù)處理設(shè)備和刻錄設(shè)備。即使一些事業(yè)企業(yè)具有電子化文書檔案管理系統(tǒng)，也是多年前開發(fā)的系統(tǒng)，其功能和電子兼容性無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。

2.3 涉密檔案數(shù)字化存在安全風(fēng)險(xiǎn)

涉密檔案是企業(yè)內(nèi)部檔案資料管理的重點(diǎn)，近年來我國的諸多企業(yè)都在不斷改革自身的文書檔案管理模式，但是涉密檔案的管理卻始終存在隱患。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，并無原始性的體征。因?yàn)殡娮訖n案的建立與管理都需要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)，以信息形式存在，所以如果重要的機(jī)密文件數(shù)據(jù)信息被破解、篡改或是惡意刪除，后果將是無法預(yù)估的。但是當(dāng)前部分企業(yè)并未意識(shí)到這一問題的重要性，如尚未意識(shí)到定時(shí)炸彈的存在。

3 文書檔案整理工作問題的解決方法

3.1 加大資金和技術(shù)投入，完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施

完善基礎(chǔ)設(shè)施是推動(dòng)文書檔案電子化建設(shè)的前提條件，也是基本物質(zhì)保障。因此，事業(yè)企業(yè)部門應(yīng)加大對管理工作的重視程度，增強(qiáng)對其經(jīng)費(fèi)支援。首先，應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的電子檔案管理室，更新打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并大力開發(fā)電子文書檔案數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)電子化建設(shè)提供設(shè)備支撐。其次，還應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的算法技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等技術(shù)，構(gòu)建高效的信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、傳送的準(zhǔn)確和便捷。相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的完備是事業(yè)企業(yè)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的體現(xiàn)，也是優(yōu)化檔案管理工作的不二法門。

3.2 創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化工作形態(tài)

現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)正在迅猛發(fā)展，檔案管理的模式將會(huì)伴隨信息技術(shù)的發(fā)展變化而產(chǎn)生變動(dòng)，整體科學(xué)性、合理性正在不斷增強(qiáng)，但即便如此，檔案管理也需要人員的操作支撐。所以，檔案管理工作者有必要堅(jiān)持學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高自身的從業(yè)能力，通過科學(xué)合理的技術(shù)工具，增強(qiáng)檔案管理工作的投入，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。相關(guān)企事業(yè)企業(yè)需要把好人才入口關(guān)，注意招聘具備專業(yè)文化知識(shí)、技能的人才，以為檔案隊(duì)伍的充實(shí)建設(shè)奠定下堅(jiān)實(shí)的支撐作用。要注重現(xiàn)有人才的應(yīng)用，大膽應(yīng)用具備專業(yè)理論知識(shí)和技能特長的年輕干部，穩(wěn)定現(xiàn)階段文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，解決其存在的各種實(shí)際問題，保證投入到本職工作中。此外，還需要健全完善人員進(jìn)出管理制度，以促進(jìn)文書檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展。

3.3 轉(zhuǎn)換工作方式明確文書檔案管理重點(diǎn)

面對辦公自動(dòng)化環(huán)境，一部分檔案工作內(nèi)容發(fā)生了變化，檔案管理工作和文化處理工作產(chǎn)生融合，雖然提高了工作效率，但也會(huì)對后續(xù)工作產(chǎn)生一定的影響，這就需要轉(zhuǎn)移檔案工作的重點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中主要集中在整理收集這一環(huán)節(jié)，現(xiàn)如今應(yīng)該轉(zhuǎn)到檔案的價(jià)值鑒定和文件保護(hù)方面。尤其是文件保護(hù)要從文件形成后就開始跟蹤監(jiān)督指導(dǎo)，確保歸檔的文件每一個(gè)環(huán)節(jié)都符合檔案管理需求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動(dòng)分類，文件歸檔后檔案分類號和主題標(biāo)引都可以交給系統(tǒng)自動(dòng)完成，人員的工作量減少，工作質(zhì)量提高，更應(yīng)該將重點(diǎn)放在其他環(huán)節(jié)，尤其是檔案價(jià)值界定，需要依靠人工完成，是非常重要的環(huán)節(jié)，要確保文件真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。檔案工作人員要積極和各部門文書人員進(jìn)行溝通，打造出開放式的檔案工作，檔案工作人員的工作能力要實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)文書檔案管理當(dāng)中有效融入辦公自動(dòng)化技術(shù)，是現(xiàn)代化文書檔案管理的必由之路和發(fā)展要求，保障了企業(yè)資料、數(shù)據(jù)的完整性和保密性，還為企業(yè)文書檔案管理工作提供了時(shí)效性、便捷性和可操作性。另外，在企業(yè)檔案管理當(dāng)中有效融入辦公自動(dòng)化，不僅提高了企業(yè)檔案管理的效率和管理水平，也提高了企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了源源不斷的動(dòng)力。