平江縣自然資源檔案管理工作的優(yōu)化探討

張 明

（平江縣自然資源局，湖南 岳陽 414500）

近年來機構(gòu)改革，相關(guān)職責(zé)職能的調(diào)整，自然資源系統(tǒng)越來越大，職能越來越多，導(dǎo)致需歸檔入庫的檔案也越來越多，我局檔案現(xiàn)狀卻不容樂觀，從檔案室規(guī)模上、檔案室設(shè)備、人員配置上，還是檔案人員的整體素質(zhì)及人員數(shù)量都有待完善，檔案管理迎來前所未有的挑戰(zhàn)。

1 平江縣自然資源局檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案室成立歷史及庫存情況

自然資源業(yè)務(wù)檔案，是指在自然資源專項業(yè)務(wù)活動中形成的資料和載體的歷史記錄，對自然資源開展工作有著重大的意義。平江縣自然資源局成立于1987年，原名平江縣國土管理局，1998年改名為國土資源局，2003年3月與平江縣地質(zhì)礦產(chǎn)管理局合并，2019年7月改為自然資源局。先后與城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃辦、林權(quán)辦、礦產(chǎn)資源管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室合并。自1987年單位成立至今，目前自然資源局檔案室形成了一個機構(gòu)集中管理3個全宗室存檔案467695卷的檔案，跨越35年歷史，涵蓋文書、專業(yè)、照片、音像、基建、會計、實物等各類檔案。手工案卷目錄116本，歸檔文件目錄54本。其中數(shù)字化率為20%。已移交1986-2005年原國土局機關(guān)文書檔案348卷，原農(nóng)業(yè)區(qū)劃辦1975-1994年檔案204卷，原規(guī)劃辦1996-2017年度檔案1270卷。

1.2 檔案室的配置情況

檔案設(shè)備配置：服務(wù)器2個，微機4臺，復(fù)印機1臺，空調(diào)集中式4套，分散式4臺，去濕機10臺，消毒設(shè)備2臺。自然資源檔案庫房存儲容量較小，檔案室總建筑面積2350平方米（含租用2000平方米），現(xiàn)有檔案庫房5間，密集架210列，案卷排架長度為2380米。飽和度達75%，未利用面積小。原有庫房位于辦公頂樓，上面沒有隔熱層，不符合檔案庫房“九防”的保管要求。沒有獨立的陳列室和閱檔室。人員配置：2個，平均年齡在45歲。

1.3 檔案分類及使用情況

目前我局綜合檔案共設(shè)18大類，有財務(wù)類C地籍管理類、土地整理復(fù)墾中心類、土地儲備中心類、執(zhí)法監(jiān)察類I耕地保護類、礦產(chǎn)開發(fā)管理類、地質(zhì)環(huán)境管理類O礦產(chǎn)資源勘查儲量類、征地拆遷中心類、規(guī)劃類等。自然資源檔案利用頻繁，僅2020年利用檔案2153人次，1937卷次，其中經(jīng)濟建設(shè)187卷次，宣傳教育75卷次，工作查考1655卷次，其他20卷次。

2 當(dāng)前自然資源檔案管理存在的問題及改善措施

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施差，軟硬件條件不足

自2019年7月我局由原來的國土資源局、城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃辦、礦資源管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、林權(quán)辦合并組建而成，新成立的自然資源部門檔案數(shù)量繁多、內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣，現(xiàn)在從事自然資源檔案工作人員全是國土原職責(zé)部門的檔案工作人員，僅2人，原規(guī)劃、礦管辦、林權(quán)辦沒有專職的檔案人員，這使我們面臨了新的挑戰(zhàn)。硬件方面檔案柜、電腦、照相機、錄音機、掃描儀、光盤刻錄機、復(fù)印機等設(shè)備，以及防盜門、滅火器、去濕機、空調(diào)、防磁柜、吸塵器、溫濕度儀等設(shè)施尚未全部配備到位。

2.2 管理制度不完善，各業(yè)務(wù)股室移交檔案參差不齊

新的自然資源局檔案管理方面相對較廣，但目前尚無統(tǒng)一的自然資源管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，目前，我局針對不動產(chǎn)登記檔案的做法是利用平江縣行政政務(wù)中心檔案館庫房作為保存原歷史檔案存放，原房產(chǎn)登記檔案與林業(yè)發(fā)證檔案均存放在一起，部分歷史土地審批檔案和原規(guī)劃未結(jié)案的遺留案件登記檔案、文書檔案、會計檔案、實物檔案等存放于原國土資源局機關(guān)檔案庫房，紙質(zhì)檔案分散管理。

2.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系不能完全落實，檔案安全得不到保障。

因各業(yè)務(wù)股室不定期會增加不少的檔案，在移交檔案的時候存在兩個歷史難題。一是移交時間難以統(tǒng)一規(guī)定，各業(yè)務(wù)股室檔案量有多有少，固定交檔時間給檔案存放量大的股室增加了壓力。二是整理檔案存在困難。如果交由業(yè)務(wù)股室自行整理，則整理檔案難以符合標(biāo)準(zhǔn)，若檔案室統(tǒng)一整理，要么人手不夠，要么檔案類型涉及量大，整理方式也有不同，檔案歸類存在難題。

自然資源檔案管理工作中存在的上述問題，在一定程度上影響了檔案效果的利用和單位檔案行政管理的威信，也是廣大檔案工作者關(guān)注的熱點。要解決自然資源檔案管理中的這些問題，必須采取以下措施：

3.1 加強檔案人才隊伍建設(shè)及配置相關(guān)硬件設(shè)備

自然資源部門要高度重視檔案工作，將檔案工作納入我局的工作規(guī)劃和年度考核范圍，建立和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，加大投入力度，不斷完善各項硬件設(shè)施，下?lián)軐ｍ椊?jīng)費，按照相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，及時更換自然資源檔案管理所需要的硬件設(shè)備設(shè)施，如高速掃描儀、平板掃描儀、購置辦公系統(tǒng)相兼容的檔案管理網(wǎng)絡(luò)版軟件等。要加快招聘，急需至少一名專業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)人才來管理檔案，或者從局內(nèi)部抽調(diào)一名年輕的骨干作為檔案管理的后備力量培養(yǎng)。

3.2 完善自然資源檔案管理制度，促進檔案管理工作

首先為確保檔案的保密性，每個業(yè)務(wù)股室不能超過一人到檔案室查詢檔案，且僅能在非查不可的情況下，定期到檔案室查詢。對于不能借出的檔案堅決不允許借出，能借出的檔案在限定的時間內(nèi)歸還。其次，檔案的安全需要全局人員一起維護，入檔案室必須換鞋，且檔案室保持良好的衛(wèi)生、通風(fēng)、保溫等環(huán)境，滅火器材定期檢查，配備有殺蟲器，去濕劑。再就是檔案的歸檔，所有的歸檔文件必須符合要求，做好目錄，編好頁碼，分清類別。所有的檔案室工作人員要按照管理制度執(zhí)行，嚴(yán)格把關(guān)，以身作則，不因個人感情而背棄原則。業(yè)務(wù)方案也要加強檔案學(xué)知識學(xué)習(xí)，與時俱進，不斷更新檔案管理的方式方法，爭取在工作中創(chuàng)先爭優(yōu)。

3.3 嚴(yán)格按照檔案相關(guān)制度管理，確保檔案安全及保密安全

將檔案收集整理、數(shù)字化、信息化任務(wù)進一步分布細(xì)化，明確各文書部門和各業(yè)務(wù)部門檔案室的職能。為減少檔案室工作人員壓力，各業(yè)務(wù)股室應(yīng)按要求自行收集整理，定期移交檔案?；蛎磕甓ㄆ谡垯n案服務(wù)外包公司整理，實現(xiàn)各類檔案集中保管、分類科學(xué)、規(guī)范化收集整理歸檔。在整理檔案的過程中，涉及林權(quán)、房地產(chǎn)、土地、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)等領(lǐng)域。不同的數(shù)據(jù)在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有很大的差異。不同時期的標(biāo)準(zhǔn)不同，管理模式的不同，導(dǎo)致檔案保存質(zhì)量參差不齊。在進行檔案數(shù)據(jù)登記的過程中，由于數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)存儲、技術(shù)規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)的差異，再加上人為因素的影響，很難保證紙質(zhì)檔案掃描信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，統(tǒng)一和規(guī)范檔案的任務(wù)很難完成，特別是在信息時代，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用和普及。檔案管理部門要對存留的檔案統(tǒng)一整理規(guī)整的話，任務(wù)量比較重，需要各個部門對此次任務(wù)的積極配合才能有效完成。

4 總結(jié)

為了保障自然資源檔案事業(yè)的健康發(fā)展，有效維護自然資源系統(tǒng)的歷史真實記錄，全局上下要充分認(rèn)識檔案的重要性和價值，檔案管理人員必須在工作中不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作制度，不斷推陳出新，總結(jié)經(jīng)驗，全力把自然資源檔案工作推向前進。